KI-Telefonassistenten gewinnen in Physiopraxen zunehmend an Bedeutung. Sie unterstützen Praxisteams dabei, ein hohes Telefonaufkommen zu bewältigen, Anrufe zuverlässig anzunehmen und Patientenanliegen strukturiert zu erfassen.
So werden Rezeption und Therapeuten spürbar entlastet, Wartezeiten für Patienten reduziert und interne Abläufe effizienter gestaltet. Moderne KI-Lösungen helfen dabei, kein Patientenanliegen zu verpassen und schaffen Freiräume für die therapeutische Arbeit.
Wir geben Euch im Folgenden einen Überblick über moderne KI-Telefonassistenten für Physiotherapeuten, die den Umgang mit Patientenanrufen deutlich vereinfachen.
Hier schon einmal eine Auswahl an KI-Telefonassistenten, die wir aktuell geprüft haben und guten Gewissens empfehlen können:
Welcher KI-Telefonassistent passt am besten zu meiner Praxis?
*Wenn Ihr mobil unterwegs seid: Am besten das Handy drehen für eine optimale Tabellen-Darstellung.
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Dann hier zum Überblick: Praxissoftware für Physiotherapeuten
Der richtige KI-Telefonassistent für eure Physiotherapiepraxis
Bei der Auswahl eines KI Telefonassistenten für Physiotherapeuten zählen Zuverlässigkeit, Datenschutz und Praxisnähe. Der Assistent sollte Anrufe sicher entgegennehmen, Termine buchen, häufige Fragen beantworten und mit bestehenden Systemen kompatibel sein. Wichtig sind außerdem DSGVO-Konformität, klare Gesprächsführung, individuelle Anpassbarkeit sowie transparente Kosten.
KI-Telefonassistenten für Physiotherapeuten im Überblick
Damit ihr einen guten Überblick erhaltet, stellen wir im Folgenden ausgewählte Anbieter von KI-Telefonassistenten vor, die speziell für die Anforderungen von Physiotherapeuten und Physiotherapiepraxen entwickelt wurden. Detaillierte Informationen findet ihr auf den verlinkten Übersichts- und Detailseiten der jeweiligen Lösungen.
HiDesk
- KI-Assistent passt sich eurer Praxis an
- Smarte Priorisierung & Integration
- Über 250 Integrationen mit Tools möglich
- DSGVO-konform & 24/7 erreichbar
- Preis: zwischen 59 € und 249 € / Monat (je nach Umfang). Größere Setup-Preise werden individuell besprochen.
Visuals von hiDesk
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HiDesk ist eine KI-basierte Telefonlösung für Physiopraxen, die Anrufe 24/7 ohne Wartezeiten entgegennimmt. Auf Basis agentischer KI versteht der Assistent Anliegen, stellt Rückfragen, bucht Termine, priorisiert Anfragen und leitet Gespräche weiter. Das System lässt sich nach euren Vorgaben einrichten, inklusive Gesprächsregeln, Stil und Wissensbasis, sowie mit über 250 Tools verbinden – z.B. Kalender und CRM – reduziert Anrufspitzen, entlastet Mitarbeitende und bietet natürliche Gespräche dank niedriger Latenz. Die Lösung ist flexibel konfigurierbar, DSGVO-konform, monatlich kündbar und branchenübergreifend einsetzbar. Preise sind nutzungsbasiert – für kleine und große Teams flexibel skalierbar. Der Support ist laufend verfügbar.
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Doctolib
- Strukturierte Gesprächsdokumentation
- Automatische Terminbuchung
- Echtzeit-Kalenderabgleich
- Preis: Der KI Telefonassistent ist in den Paketen „Patientenmanagement“ (ab 229 €/Monat und Arzt) und „All-in-One Praxissoftware“ (ab 475 €/Monat und Arzt) enthalten.
Der KI-Telefonassistent von Doctolib dient als intelligente Ergänzung zur digitalen Rezeption und beantwortet Patientenanrufe automatisiert rund um die Uhr. Er führt natürliche Gespräche, erfragt Anliegen, erkennt bestehende Patientendaten und bucht Termine direkt in den Doctolib-Praxiskalender ein, ohne dass euer Team manuell eingreifen muss. Andere Anfragen wie Folgerezepte oder Überweisungen werden strukturiert als Nachricht für euer Team dokumentiert. Die Lösung ist eng mit Doctolibs Praxis- und Terminmanagementplattform verknüpft, sodass sich Verfügbarkeiten in Echtzeit abgleichen und freie Slots nutzen lassen. Informationen zu einer Integration mit externen Praxisverwaltungssystemen jenseits von Doctolib sind auf der Herstellerseite derzeit nicht explizit beschrieben. Wenn ihr Doctolib als zentrales Termin- und Kalender-System nutzt, werden automatisierte Buchungen vollständig übernommen und nicht nur Gesprächszusammenfassungen bereitgestellt.
fonio.ai
- Transkription & Zusammenfassungen
- Automatische Terminvereinbarung
- Integration in Kalender, CRM und Datenbanken
- Flexible API-Einbindung
- Preis: Solo-Paket (99 €/Monat) für kleinere Praxen mit 1–20 Anrufen/Tag, Team-Paket (299 €/Monat) für Praxen mit 20–200 Anrufen/Tag.
Der KI-Telefonassistent von Fonio ist eine intelligente Sprachlösung, die Anrufe rund um die Uhr annimmt, Anliegen versteht, beantwortet und Termine automatisiert vereinbaren kann – speziell anpassbar für Physiotherapie-Praxen. Er greift auf hinterlegte Praxisdaten zu, führt personalisierte Gespräche und gibt Auskünfte zu freien Therapie-Terminen, Wartezeiten oder Praxisleistungen.
Wesentlich ist die Integration mit bestehenden Systemen: Fonio lässt sich über APIs in interne Systeme wie Kalender (z. B. alle von cal.com unterstützten), CRM-Systeme und Datenbanken einbinden, sodass neben der Echtzeit-Kalenderprüfung auch eine automatische Terminvereinbarung direkt im Kalender möglich ist.
Zudem bietet das System die Möglichkeit, Transkripte oder Zusammenfassungen der Gespräche per E-Mail zu verschicken, wenn Termine nicht direkt gebucht werden sollen oder bei komplexen Anliegen.
Voisa.ai
- Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen
- Rezept- und Überweisungsmanagement
- Versand von Erinnerungen per SMS/E-Mail
- Preis: 3 Pakete Basic (ab 59 €/ Monat; 200 Minuten inklusive) , Grow (ab 149 €/ Monat; 750 Minuten inklusive), Pro (ab 299 €/ Monat; 2000 Minuten inklusive)
Der KI-Telefonassistent von Voisa.ai ist eine umfassende KI-Kommunikationslösung, die speziell für Physiotherapie-Praxen entwickelt wurde. Er übernimmt 24/7 Anrufannahme, versteht natürliche Sprache, beantwortet Patientenfragen zu Behandlungen und Rezepten und übernimmt die intelligente Terminplanung, indem freie Slots geprüft und direkt Termine vereinbart werden. Die KI bietet darüber hinaus automatisiertes Rezept- und Überweisungsmanagement, Patientenberatung und Behandlungshinweise für eine effizientere Praxisorganisation.
Wichtig für eure Praxissoftware: Voisa.ai verfügt über Schnittstellen zu gängigen Praxisverwaltungssystemen (z. B. TheraPro, PhysioSoft, PoolSystem u. a.), was eine nahtlose Integration mit Praxis-CRM und Kalendern ermöglicht und nicht nur eine Gesprächszusammenfassung liefert, sondern auch automatisierte Buchungen direkt im Terminkalender vornehmen kann.
Zusätzlich können Patientendaten DSGVO-konform verarbeitet werden, Erinnerungen per SMS oder E-Mail versendet werden und strukturierte Dokumentationen aller Kontakte erstellt werden.
FlowLyne
- Natürliche KI-Gesprächsführung
- Direkte Kalender- & Buchungsintegration
- Automatische Terminprüfung und -eintragung
- Gesprächsanalysen und Zusammenfassungen
- Preis: Auf Anfrage
Der FlowLyne KI-Telefonassistent nimmt Anrufe automatisiert und rund um die Uhr an, führt natürliche Gespräche, beantwortet Patientenfragen, erfasst Anliegen und spart eurem Team Arbeitszeit. Die KI lässt sich individuell konfigurieren – Begrüßung, Gesprächsstil und Aufgabenbereiche passt ihr über ein benutzerfreundliches Dashboard an.
Wesentlich für Praxen ist die Funktion zur Terminorganisation: Über einen Baukasten und Integrationen verknüpft FlowLyne den Assistenten mit eurem bestehenden Kalender, Buchungs- und Reservierungssystem, sodass die KI Verfügbarkeiten prüft und Termine direkt einträgt.
Darüber hinaus erstellt der Assistent Analysen und Gesprächszusammenfassungen, gibt Einblicke in Anrufstatistiken und kann Anrufe weiterleiten, wenn bestimmte Anliegen menschliches Eingreifen erfordern.
Bela Health
- Strukturierte Zusammenfassungen aller Gespräche
- Erkennung von Terminwünschen und Absagen
- Natürliche KI-Stimme stellt Rückfragen eigenständig
- Preis: ab 99 € / Monat (Preis steigt mit Umfang)
Die KI-Telefonassistenz von Bela Health ist eine spezialisierte cloudbasierte Lösung zur Entlastung von Praxisorganisation und Telefonmanagement in Physiotherapiepraxen. Sie übernimmt eingehende Anrufe, transkribiert sie automatisiert, erkennt Anliegen wie Terminwünsche, Absagen oder Rückrufe und bereitet diese strukturiert für das Team auf – unabhängig von Festnetzgeräten und überall digital abrufbar. Neben dem KI-Anrufbeantworter gibt es eine aktive Telefonassistenz mit natürlicher Stimme, die Rückfragen stellen und Informationen erfassen kann. Bela Health integriert sich nicht direkt in Praxissoftware oder Kalender, sondern arbeitet unabhängig, ohne dass bestehende Systeme ersetzt werden müssen. Dabei werden keine automatisierten Kalenderbuchungen vorgenommen, sondern strukturierte To-Dos und Informationen für das Team erstellt, die anschließend manuell in der Praxissoftware weiterverarbeitet werden.
voiceOne
- Automatisierte Anrufannahme rund um die Uhr
- Selbstständige Terminbuchung durch Patienten
- Synchronisation mit Praxis- und Kalender-Systemen
- Notfallerkennung mit direkter Weiterleitung
- Preis: Auf Anfrage
voiceOne bietet Physiotherapiepraxen eine digitale Lösung zur automatisierten Anrufannahme, Terminvereinbarung und Informationsbereitstellung rund um die Uhr. Bei akuten Beschwerden erkennt der KI-Telefonassistent die Dringlichkeit des Anliegens, leitet den Anruf umgehend an die Praxis weiter und weist bei echten medizinischen Notfällen darauf hin, den Notruf zu kontaktieren. voiceOne beantwortet Anrufe nach euren Vorgaben, ermöglicht Patienten, Therapie- und Folgetermine selbstständig zu buchen und gibt Praxisinfos weiter – anhand eurer definierten Regeln und Verfügbarkeiten. Die Software unterstützt die Verknüpfung mit bestehenden Praxis- und Kalender-Systemen, so dass Termine mit eurem Praxis-Kalender synchronisiert werden können und freie Zeiten abgeglichen werden. voiceOne berücksichtigt dabei die hinterlegten Regeln aus eurer Praxissoftware. Zudem ermöglicht voiceOne eine mehrsprachige Patientenbetreuung am Telefon.
DeskBot
- Direkte Integration in Praxissoftware-Systeme
- Anbindung an bestehende Telefonanlage
- Abbildung von Standort- und Teamregeln
- Preis: 3 Pakete: Digital AB (ab 0 € pro Therapeut/Monat + 29 € Basisgebühr),
Smart AB (ab 19 € pro Therapeut/Monat + 39 € Basisgebühr), DeskBot Praxisassistent (ab 39 € pro Therapeut/Monat + 69 € Basisgebühr)
Die KI-Telefonassistenz DeskBot ist eine spezialisierte Lösung für Physiotherapiepraxen zur automatisierten Anrufannahme, Terminverwaltung und Praxiskommunikation. Sie übernimmt eingehende Anrufe, erkennt Anliegen wie Terminwünsche, Absagen oder Neupatientenanfragen und beantwortet Standardfragen direkt nach euren Vorgaben. Durch die Integration vieler gängiger Praxissoftware-Systeme arbeitet DeskBot direkt in eurem bestehenden Systemen und ermöglicht die Bearbeitung echter Termine statt bloßer Gesprächszusammenfassungen. Je nach Paket werden Terminwünsche direkt in eurer Praxissoftware verarbeitet, inklusive Buchung, Verschiebung, Stornierung und Neupatientenaufnahme – ohne manuelle Nacharbeit. Zudem lässt sich der KI-Assistent an eure vorhandene Telefonanlage anbinden. DeskBot ist in der Lage auch verschiedene Standorte oder zuständige Therapeuten zu berücksichtigen.
assistent24
- Automatische Anrufannahme rund um die Uhr
- Intelligente Gesprächsführung und Anliegenanalyse
- Automatische Terminbuchung im Kalender (z.B. Google, Outlook)
- DSGVO-konform mit professioneller Betreuung
- Preis: 399 € / Monat
Die KI-Telefonassistenz assistent24 ist eine smarte Lösung für Physiotherapiepraxen, die eingehende Anrufe automatisch entgegennimmt, Anliegen per intelligenter Gesprächsführung klärt und Terminvereinbarungen direkt im Kalender vornehmen kann – inklusive Echtzeit-Abgleich mit Google, Outlook und Apple Calendar, wodurch Termine automatisch eingetragen und bestätigt werden. Der Assistent verarbeitet nicht nur Terminwünsche, sondern organisiert Ersatztermine bei Absagen und dokumentiert Rezept- oder Wartelisten-Anfragen, was Ihrer Praxis täglich Zeit spart. Außerdem ist das System DSGVO-konform, 24/7 verfügbar und vollständig einsatzbereit nach Onboarding. Der KI-Assistent verfügt über keine Anbindung an bestehende Praxisverwaltungssysteme.
Vokaro
- Annahme nach 10–15 Sekunden Klingeln (Team hat Möglichkeit zur Anrufannahme)
- Erfassung von Verordnungsdaten per Telefon
- Integration mit TheraFox, Epikur und weiteren
- Automatische Terminbuchung inklusive Kalenderabgleich
- Preis: 149 € / Monat (bis 2000 Minuten / Monat)
Die KI-Telefonassistenz Vokaro bietet Physiotherapiepraxen eine automatisierte Lösung zur 24/7-Anrufannahme, Terminverwaltung und Patientenkommunikation, die speziell darauf ausgelegt ist, Behandler während der Therapie nicht zu stören. Vokaro nimmt Anrufe erst nach 10–15 Sekunden Klingeldauer an oder außerhalb der Öffnungszeiten, sodass euer Team zuerst die Möglichkeit hat, selbst zu antworten. Der Assistent erkennt Anliegen wie Folge- oder Ersttermin-Wünsche, verarbeitet Verordnungsdetails (Behandlungsart, Anzahl, Diagnose) und kann Patienten selbstständig passende Termine buchen. Dabei lässt sich der Assistent mit gängigen Kalendern wie Google Calendar und Outlook verbinden und erlaubt Termine, Anrufe und Erinnerungen direkt in eurem Kalender zu synchronisieren. Darüber hinaus integriert Vokaro sich mit Praxis- und Verwaltungslösungen wie TheraFox, Starke Software und Epikur. Die Integration erfolgt unkompliziert über Standard-Schnittstellen, so dass bestehende Praxisprozesse unterstützt werden.
Fazit
Der Markt für KI-Telefonassistenten entwickelt sich dynamisch und bietet Physiotherapiepraxen heute leistungsfähige Lösungen, um das Telefonmanagement zu modernisieren und Abläufe zu optimieren. Moderne Assistenten entlasten nicht nur das Praxispersonal, sondern sorgen auch für eine zuverlässige Erreichbarkeit und strukturierte Erfassung von Patientenanliegen rund um die Uhr.
Im Zentrum steht vor allem die Automatisierung der Telefonkommunikation – von der Anrufannahme über die Terminvereinbarung bis hin zur strukturierten Dokumentation von Gesprächen. Diese Kernfunktion reduziert Telefonstress, schafft Freiräume für therapeutische Arbeit und verbessert die Servicequalität eurer Praxis nachhaltig.
Darüber hinaus erweitern viele Lösungen die Einsatzbereiche: Sie integrieren sich in Kalender und Systeme, unterstützen bei Rezept- und Überweisungsanfragen, transkribieren Gespräche automatisch oder übernehmen weiterführende Aufgaben wie Erinnerungs-SMS. So werden nicht nur repetitive Standardanfragen abgefangen, sondern auch interne Prozesse insgesamt effizienter gestaltet.
Informiert Euch daher ausführlich über die verschiedenen Lösungen und entscheidet Euch für die, die optimal zu den Abläufen und Anforderungen Eurer Praxis passt.