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Optica Viva Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Zum Physiotherapie Software Vergleich

Auf dieser Seite informieren wir euch umfassend über die Physio-Software Optica Viva von der PRAXINO GmbH.

Bei uns kommen alle Seiten zu Wort:

  • Nutzer von Optica Viva, die durch den Test im täglichen Praxis-Alltag bereits Erfahrungen mit der Software gemacht haben
  • Der Hersteller selbst: Die PRAXINO GmbH
  • Wir als unabhängiges Vergleichsportal führen schließlich eine abschließende & objektive Bewertung durch

Mit den folgenden Inhalten möchten wir dazu beitragen, dass ihr euch ein gutes Bild von Optica Viva machen könnt, um entscheiden zu können, ob diese Software-Lösung für eure Physiotherapie-Praxis in Frage kommt:

Zum Überblick über die verschiedenen Anbieter von Physiotherapie Praxissoftware 

Optica Viva: Interview mit dem Hersteller der Software

Copyright © PRAXINO GmbH / Quelle: optica.de

Der Software-Hersteller, die PRAXINO GmbH, beantwortet 42 Fragen zu Optica Viva, seiner Praxissoftware für Physiotherapeuten:

Technik

Technik

  1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Optica Viva ist eine Web-Applikation, die mit einem aktuellen Browser auf jedem Endgerät genutzt werden kann.  Als Cloud-Lösung muss die Praxissoftware nicht aufwändig installiert oder gewartet werden und ist sofort einsatzbereit

Für die Anbindung von Hardware wie Barcode-Scanner, eGK Lesegerät, Direktabrechnung oder TI-Anschluss wird die zusätzliche Anwendung Optica Viva Tools lokal auf dem Rechner installiert.

  1. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Als Web-Anwendung kann Optica Viva mit jedem mobilen Endgerät benutzt werden, das einen aktuellen Internet-Browser besitzt.

  1. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
    • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Optica Viva ist eine Cloudlösung, wodurch keine Datensynchronisation zwischen den Geräten notwendig ist.
Alle Daten sind durch den zentralen auf einem Cloud-Server gespeichert und daher immer auf jedem Gerät aktuell, sodass ein Wechsel des Endgeräts jederzeit möglich ist.

  1. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
    • Bestimmte Geräte?
    • Bestimmte Betriebssysteme?
    • Bestimmte Web-Browser?

Basisvoraussetzung für die Nutzung von Optica Viva ist eine verlässliche und ausreichend große Internetverbindung (ab 6 Mbit/s), eine Offline-Nutzung ohne Internetverbindung ist nicht möglich.

Die Software kann über jeden gängigen Internetbrowser aufgerufen werden. Da die Ver- und Entschlüsselung der gespeicherten Daten ressourcenintensiv ist, sollte der Browser auf der aktuellen Version sein. Als Richtwert gelten die letzten zwei Hauptversionen der jeweiligen Browser, die nicht älter als ein Jahr sein dürfen.
Für die Nutzung bestimmter Funktionen, die Zugriff auf den lokalen Computer benötigen, muss die Client-App Optica Viva-Tools für Windows und macOS lokal installiert werden. Dabei unterstützt Optica Viva Tools folgende Betriebssysteme:

  • Ab macOS Catalina (10.15)
  • Ab Windows 10
  1. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Da Optica Viva eine browserbasierte Software ist, ist für den Aufruf eine Internetverbindung notwendig. Ein Offline-Zugriff ist somit nicht möglich.

  1. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
    • Wo werden die Daten gespeichert?
    • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Die Praxissoftware Optica Viva arbeitet über eine sogenannte clientseitige Verschlüsselung, sodass die Datenhoheit bei der jeweiligen Praxis liegt. Optica Viva hat dabei keinen Zugriff auf die Daten der Patienten.
Ihre patientenbezogenen Daten sind sicher in der Cloud nach modernsten Sicherheitsstandards verschlüsselt erfasst, übertragen und gespeichert. Die Entschlüsselung der Daten ist nur von Ihnen durch Eingabe eines individuellen Praxisschlüssels möglich.
Die Daten werden zudem in regelmäßigen Abständen vollständig an drei verschiedenen Standorten innerhalb Deutschlands gesichert, sodass Patienten- und Therapiedaten sowie alle hochgeladenen Dokumente vor totalem Datenverlust geschützt ist.

  1. Wie ist der Umgang mit Updates?
    • Wie regelmäßig kommen Updates?
    • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
    • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
    • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
    • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Als sogenannte „Software as a Service“ Lösung nutzen Sie immer die aktuellste Version von Optica Viva, Updates werden automatisch bereitgestellt. Optica Viva spielt diese automatisch ein, sodass als Nutzer kein aktiver Handlungsbedarf besteht.
Optica Viva bleibt dabei immer am Puls der Zeit und entwickelt sich konstant weiter: in regelmäßigen kleinen Wartungs-Updates werden mögliche Bugs behoben. Gesetzliche Änderungen (z.B. neue Preise), Verbesserungen oder neue Funktionen werden ebenfalls regelmäßig über große Updates an alle Kunden ausgerollt.

Über die Updates informieren wir unsere Kunden per Pus-Benachrichtigung direkt in der Software oder per Mail und stellen eine Übersicht über alle Update-Inhalte auf der Optica-Website bereit.

  1. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
    • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
    • Wo kann man diese Backups ablegen?
    • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
    • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Als Optica Viva Kund:in müssen Sie sich nicht selbst um ein Backup oder eine Wiederherstellung der Daten kümmern: Backups werden automatisch erstellt.
Optica Viva sichert dabei alle Daten täglich inkrementell sowie wöchentlich vollständig an drei verschiedenen Standorten innerhalb Deutschlands.

Praxisverwaltung

Praxisverwaltung

  1. Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Automatische Einlesung der Daten oder manuell?
      • Wie genau werden die Daten eingelesen: Wird das Rezept gelesen oder der QR-Code darauf?
      • Was wird alles automatisch eingelesen und welche Prozesse werden angestoßen?
    • Erfolgt eine Rezept-Validierung bzw. Prüfung nach Heilmittelkatalog?
      • Wenn ja, wie?
      • Gibt es Daten zur Häufigkeit von Absetzungen mit Ihrer Software?
    • Verwaltung/Management der Zuzahlungen
      • Mahnwesen?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rezept-Management anmerken?

Rezepte können sowohl manuell in Optica Viva eingegeben, als auch über den Barcode/QR-Code eingelesen werden. Dabei werden alle Daten mit Ausnahme des verordneten Heilmittels/ der Leistungen eingelesen.
Gleichzeitig wird im Hintergrund das Rezept angelegt und gegen die Kriterien der Heilmittelrichtlinie geprüft. Sofern es sich um einen neuen Patienten handelt, wird auch dieser direkt angelegt.
Die Validierungen und Prüfungen finden in den einzelnen Ansichten (z.B. Rezept, Termin oder Patient) statt. Zusätzlich gibt es einen separaten Prüfungsbereich, welcher neben der Heilmittelrichtlinien-Prüfung auch weitere Prüfungen bereitstellt, z.B. in Bezug auf Ausfalltermine und offene Termine, nicht abgerechnete Rezepte, Zuzahlungen oder Verkäufe, von Tarifänderungen betroffene Rezepte, ausstehende Therapieberichte sowie Wiedervorlagen.
Ein Mahnwesen, zur Verwaltung und Anmahnung von Zuzahlungen und Zuzahlungsrechnungen sowie eine Liste offener Posten ist in Optica Viva integriert.
Um die Rezepte filtern zu können, haben Nutzer die Möglichkeit beliebige Rezeptmarkierungen anzulegen und diese in Form von Tags einzusetzen. Eine Archivierungsfunktion verschafft Ihnen zusätzlichen den Überblick.
Optica Viva verfügt darüber hinaus über kopierbare Tarifvorlagen für BG/UK sowie die GebüH für Privatrezepte.

  1. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Kommunikation mit Patienten
    • Patienten-Historie
    • Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
      • Was kann hier alles gespeichert werde? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Patienten-Management anmerken?

Optica Viva verfügt über eine umfangreiche Patientenverwaltung bzw. Patientenakte. Diese vereint Informationen zu Rezepten, Terminen und Verkäufen mit umfangreichen Dokumentationsmöglichkeiten sowie einer Historie.
Einträge werden automatisch in der Historie protokolliert. Zusätzlich können manuelle Einträge hinzugefügt werden. Einträge, die dabei als therapierelevant eingestuft werden, erscheinen automatisch in der Therapieverlaufsdokumentation.
In Bezug auf die Dokumentation verfügt Optica Viva über digitale Anamnesebögen, Messreihen, um bestimmte Werte regelmäßig zu prüfen oder Bodycharts. Ein Dokumentationsassistent, Textbausteine und ein elektronischer Therapieverlauf erleichtern Ihnen die Arbeit zusätzlich.
In der Patientenakte können zudem Audio-, Video-, Bild- und Office-Dateien bis zu 100MB je Datei gespeichert werden. Auch Dokumente wie z.B. ein Behandlungsvertrag oder die Zustimmung zu TML können mit den Patientendaten generiert und in der Akte abgelegt werden.
Patienten können darüber hinaus mithilfe von Markierungen und einer integrierten Wartelistenfunktion flexibel organisiert werden.

  1. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter / Benefits
    • Mitarbeiterprovisionen
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Mitarbeiter-Management anmerken?

Optica Viva integriert Arbeitszeiterfassung, Gleitzeitkonto und Urlaubskalender. direkt in die Software.
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit direkt in der Praxissoftware mit wenigen Klicks erfassen – und Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben. Auch Gleitzeitkonten sind möglich. Optica Viva gibt Ihnen mit Urlaubskonten und Urlaubskalender außerdem ein adäquates Werkzeug an die Hand, den Urlaub und den Urlaubsanspruch einfach zu verwalten.

  1. Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Vorhandensein / Verfügbarkeiten von Geräten
    • Raum-Therapeuten-Zuordnung
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Ressourcen-Management anmerken?

Notwendige Ressourcen einer Praxis wie z.B. Räume, Fuhrpark, Geräte oder Therapiematerial können in Optica Viva frei verwaltet und zusätzlich in einem separaten Kalender im Überblick eingesehen werden. Soll eine Ressource zu einem Termin hinzugefügt bzw. gebucht werden, wird gleichzeitig geprüft, ob diese zum angefragten Zeitpunkt noch verfügbar ist.
Jedem in der Praxis tätigen Therapeuten kann zudem ein Standardraum zugeordnet werden, der bei Terminanlage automatisch mitgebucht wird.

  1. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in der Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung
    • Ausdruck Terminzettel
    • Online-Terminbuchung
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin-Management anmerken?

Termine können in Optica Viva an drei verschiedenen Stellen erstellt werden: direkt über den Kalender, aber auch in der Patientenansicht und der Rezeptansicht. Eine Terminsuche unterstützt Sie zusätzlich bei der Findung passender Termine: Optica Viva zeigt dabei alle möglichen Termine passend zu den in der Suche ausgewählten Kriterien an. Dabei können auch Serientermine und Gruppentermine erstellt werden.
Eine zusätzliche Online-Terminbuchung für Ihre Patienten ist ohne zusätzliches Tool möglich. Das Terminbuchungs-Formular kann dabei direkt verlinkt oder unkompliziert in die Praxiswebsite integriert werden.
Die ausgefeilte Wartelistenfunktion von Optica Viva unterstützt Sie dabei, Lücken im Kalender zu schließen oder abgesagte Termine unkompliziert nachzubesetzen.
Um Patienten an Termine zu erinnern bietet Optica Viva verschiedene Möglichkeiten: Terminzettel können analog gedruckt, aber auch per Mail an den Patienten verschickt werden. Terminerinnerungen sind ebenfalls per Mail, aber auch per SMS möglich. Die Terminbestätigung kann ausgedruckt oder per Mail gesendet werden.

  1. Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • DMS (Dokumentenmanagement-System)?
    • Vorlagenmanagement
    • vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
    • Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
    • Individualisierung der Vorlagen
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumenten-Management anmerken?

Optica Viva bietet ein umfangreiches Dokumenten- und Vorlagensystem.
In der Praxissoftware erzeugte Dokumente basieren auf anpassbaren Vorlagen mit Platzhaltern, z.B. für Patientendaten oder Rezeptdaten. Dabei können die Vorlagen bei Bedarf jederzeit aktualisiert werden. Inhaltlich haben Sie die Möglichkeit, die Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anzupassen: Neben Freitext stehen zudem Platzhalter, für z.B. Patienten- und Rezeptdaten, zur Verfügung. Die Druckeinstellungen (Seitenränder) können je Vorlage angepasst werden und auch ein Praxislogo kann eingefügt werden. Natürlich können Sie auch mit bedrucktem Briefpapier arbeiten.
Auch eigene PDF-Dateien können hochgeladen und als Vorlage verwendet werden.
Im Bereich der Dokumentation besteht darüber hinaus die Möglichkeit, sich eine Vielzahl verschiedener Textbausteine als Vorlagen anzulegen, die dann im Rahmen einer Dokumentation verwendet werden können.
Grundsätzlich können im Dateimanager Dokumente und Dateien bis zu einer maximalen Dateigröße von 100MB verwaltet werden.

Abrechnung

Abrechnung

  1. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

Als Optica Viva Nutzer:in können Sie wählen, ob sie Ihre Rezepte über ein beliebiges Abrechnungszentrum oder den Weg der Direktabrechnung gehen möchten.
Einige Abrechnungszentren sind über eine digitale Schnittstelle direkt an Optica Viva angebunden, via Papier kann mit jedem beliebigen Abrechnungszentrum abgerechnet werden.
Die integrierte Rezeptprüfung prüft vor der Abrechnung auf Kriterien der Heilmittelrichtlinie sowie auf Tarifänderungen. Dabei werden für die Abrechnung relevante Preislistenupdates zentral eingespielt.

  1. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

Die Direktabrechnung mit Optica Viva ist über die Anwendung Optica Viva Tools mit Dakota möglich. Auch ein Korrekturverfahren kann hier abgewickelt werden. Da dakota.le nur für Windows verfügbar ist, ist die Direktabrechnung entsprechend ebenfalls nur mit einem Windows-Endgerät möglich.
Für die Abrechnung relevante Preislistenupdates sowie Kostenträgeraktualisierungen werden zentral in Optica Viva eingespielt.

  1. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Über die Rechnungsstellung in Optica Viva ist eine Abrechnung von Privatpatienten und Selbstzahlern möglich. Auch Sammelrechnungen können über Organisationen (Heime, Sozialämter) abgebildet werden.
Offene Posten werden dabei getrennt nach „Patient“ und „Organisation“ verwaltet. Über das Mahnwesen kann eine Zahlungserinnerung versendet werden. Zusätzlich stehen Ihnen zwei konfigurierbare Mahnstufen zur Verfügung.
Der DATEV-Export sowie die Belegliste von Optica Viva geben Ihnen eine Übersicht aller Rechnungen. Diese können zudem exportiert werden.

  1. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

Optica Viva bietet die Möglichkeit, die Leistungen von sektoralen Heilpraktikern und Heilpraktikern abzurechnen.
Auch die Verwaltung und der Verkauf verschiedener Artikel und Dienstleistungen mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen (z.B. Igelball, Massagegutschein, Spiel, ..) sowie Reverse-Charge-Verfahren sind möglich.
Optica Viva wird zeitnah auch um die Abrechnung von Rehasport sowie Interdisziplinäre (Früh-) Förderung IHF / IFF erweitert werden. (Stand 05/2024)

Therapie

Therapie

  1. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • SOAP-Notizen?
    • Dokumentation der Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

Optica Viva bietet Therapeut:innen vielfältige Möglichkeiten für eine geleitete Anamnese und Befundung. So ist z.B. die Nutzung von Bodycharts oder Messreihen möglich, ebenso wie praxisindividuelle Anamnesebögen.
Die Ausgestaltung kann dabei von der Praxis frei definiert werden.
Die Dokumentation der Befundung erfolgt im Diagnostiktermin.

  1. Inwiefern unterstützt die Software dabei, einen Therapieplan zu erstellen?
    • Automatische Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung (oder Vorschläge/Anregungen)?
    • Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
    • Ausdruck für Patient?
    • Digitale Bereitstellung des Therapieplans auch für Patient?
    • Bereitstellung von Videos zur Veranschaulichung von Übungen?
    • ..?

Die Erstellung von Therapieplänen ist aktuell noch nicht möglich. (Stand 05/2024)

  1. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
    • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
    • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
    • Textbausteine?
    • Rechtssicherheit?
    • ..?

Optica Viva bietet Therapeut:innen eine umfangreiche Dokumentationsunterstützung an.
Behandlungsergebnisse können dabei direkt im Termin dokumentiert werden, über Felder wie Behandlungszielen und -vorgehen oder Tendenz, sowie über Freitextfelder.
Auch eine geführte Dokumentation (Therapiebericht, Therapieverlaufsdokumentation, Arztbericht) ist mit Optica Viva einfach möglich. Optica Viva hält dabei auch die Form der von Kassen geforderten Berichte ein.
Alle Textfelder können über vorab individuell festgelegte Textbausteine schnell und unkompliziert befüllt werden. Dies sorgt zudem für eine Standardisierung in der Dokumentation.
Dokumentationen können dabei auch um hochgeladene Fotos und Videos angereichert werden. Bodycharts und Messreihen erweitern die Möglichkeiten zusätzlich.

  1. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Dies ist aktuell nicht möglich.

  1. Bietet die Software die Möglichkeit der Fernbetreuung / Online-Betreuung der Patienten? Wenn ja, welche Möglichkeiten werden genau geboten?

Dies ist aktuell nicht möglich.

  1. Bietet die Software die Möglichkeit der Videotherapie / Teletherapie? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Eine Lösung zur Videotherapie ist bereits in Planung. Diese wird es ermöglichen, Videotherapietermine direkt und nahtlos in Optica Viva zu verwalten.

  1. Ist eine Übungsbibliothek mit Physiotherapie Training für Patienten in der Software enthalten?
    • Wenn ja, wie viele Übungen sind dort enthalten?
    • Wie können dem Patienten die Übungen zugänglich gemacht bzw. gezeigt werden (Video / Ausdruck …)?
    • Können auch eigene Übungen angelegt werden?

Dies ist aktuell nicht möglich.

Betriebswirtschaft / Finanzen

Betriebswirtschaft / Finanzen

  1. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Zuordnung?
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
      • Zuordnung?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Optica Viva verfügt über einen Finanzbereich, der Ihnen ein ordnungsgemäßes Kassieren mit einer zertifizierten TSE (Technische Schutzeinrichtung) ermöglicht.
Die für die Kassenschau (DSFinV-K) nachzuweisenden Daten können mit Optica Viva vorgehalten werden.
Optica Viva unterstützt die Zahlung via Rechnung/Überweisung sowie Barzahlungen und EC-/ Kreditkartezahlung. Diese können als Zahlungsart ausgewählt und dem passenden Buchungskonto zugeordnet werden. Ein Kartenleser kann dabei aktuell nicht angesteuert werden.
Auch die Möglichkeit für Girocodes ist in Optica Viva integriert.

  1. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Eine Lohnbuchhaltung wird zurzeit nicht direkt in Optica Viva abgebildet. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Abwesenheiten als CSV-Datei zu exportieren.
Optica Viva verfügt darüber hinaus über eine ausführliche Therapeutenstatistik, über welche Sie Informationen über beispielsweise geleistete Therapiestunden, Termine und Umsätze der Therapeuten erhalten.

  1. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Optica Viva bildet die Einnahmeseite Ihrer Finanzbuchhaltung direkt in der Software ab.
Die Software unterstützt Sie dabei, Zuzahlungen und andere Bareinnahmen richtig zu verbuchen, und offene Posten im Blick zu behalten. Journale, Kontenrahmen und Einnahmeprognosen mit Handlungsempfehlungen vervollständigen den Finanzbereich.
Ein DATEV-Export-Dienst für Ihren Steuerberater ist ebenfalls in die Software integriert.

  1. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

Optica Viva unterstützt Sie mit umfangreichen Statistiken: neben einer Umsatzstatistik und Einnahmeprognosen verfügt die Software über verschiedene Statistiken auf der Ebene einzelner Ärzte, Therapeuten, Diagnosen, Krankenkassen oder Organisationen.
Mit Blick auf die Finanzen hält Optica Viva eine Belegliste, den Bereich „offene Posten“, ein Mahnwesen sowie Journale und Patientenkonten für Sie bereit.

Weitere Infos zu Optica Viva

Weitere Infos zu Optica Viva

  1. Für welche Zielmärkte ist die Software ausgelegt (Deutschland / Österreich / Schweiz)?

Optica Viva ist aktuell nur in Deutschland erhältlich.

  1. Mit welchem Kundenservice / Support können Anwender rechnen?
    • E-Mail-Support?
    • Call-Center / telefonischer Support?
    • Durchschnittliche Wartezeiten?
    • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
    • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
    • Sonstiges…?

Das Optica Viva Support-Team ist über drei Wege erreichbar: sowohl über ein Support-Ticket-System, als auch per Mail oder unsere telefonische Hotline steht Ihnen unser kompetentes Team zur Verfügung. Die Betreuung erfolgt dabei durch unsere eigenen Mitarbeiter und nicht über externe Dienstleister.
Darüber hinaus stehen Optica Viva Kund:innen verschiedene kostenfreie Tutorial-Videos und Webinare, sowie ein FAQ- und Hilfebereich zur Verfügung, welche sie bei der Anwendung unterstützen.
Eine Fernwartung ist aus Datenschutzgründen nicht möglich.

Konditionen

  1. Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

Optica Viva bietet Ihnen faire und transparente Preise pro Benutzerzugang. Durch verschiedene Benutzerrollen erhalten Sie und Ihr Team individuelle und bedarfsgerechte Zugänge. Ganz nach Ihren Bedürfnissen ist Optica Viva dabei jederzeit monatlich erweiterbar oder kündbar.

Die Basislizenz „Praxisinhaber“ beläuft sich auf 38,- € pro Monat zzgl. MwSt.

Folgende Lizenzen können zugebucht werden:

  • Verwalter: 38,- € pro Monat zzgl. MwSt.
  • Therapeut: 30,- € pro Monat zzgl. MwSt.
  • Therapeut Teilzeit bis 26 Wochenstunden: 17,- € pro Monat zzgl. MwSt.
  • Empfang: 17,- € pro Monat zzgl. MwSt.

Der bei Einrichtung laufende Kalendermonat ist kostenfrei. Danach gilt: Bei Zusatzlizenzen die nach dem 15. eines Monats zugebucht werden, beginnt die Berechnung erst ab dem 1. des Folgemonats!

Mitglieder der Verbände Logo Deutschland oder dbl e.V. erhalten 3,- € Rabatt auf Ihren Benutzer. Dieser Rabatt gilt nicht für die Rolle Empfang.

Optional können folgende Zusatzleistungen kostenpflichtig hinzugebucht werden:

  • Kassendienst: 12,50 € pro Kasse/Monat
  • Direktabrechnung
    • 1. IK: 35 € pro Monat, jede weitere IK 15 € pro Monat.
    • Einmalig Dakota-Zertifikat: 99 € für die ersten drei Jahre, danach 72 € für jeweils weitere drei Jahre.
  • SMS-Dienst 0,12 € pro SMS

Weitere Kosten entstehen nicht – es fallen keine Installations-, Lizenz-, Backup-, oder Cloud-Kosten an.

  1. Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Alle Benutzerrollen werden monatlich berechnet und sind monatlich kündbar, wobei es keine Mindestlaufzeit gibt.
Möchte eine Praxis Lizenzen hinzubuchen oder entfernen, so ist dies direkt im Kontobereich in der Software möglich. Auch eine Kündigung von Optica Viva kann dort vorgenommen werden.

Einfachheit des Software-Wechsels

  1. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Optica Viva verfügt über eine öffentliche Demoversion, die interessierten Praxen oder Therapeuten über die Internetseite demo.opticaviva.de aufrufen können. Alle Funktionen der Software ohne externe Anbindung stehen hier zur Verfügung. Lediglich TI-KIM sowie das Kassenbuch/TSE sind aufgrund dieser Anbindung dort nicht zugänglich.
Es gibt keine zeitliche Beschränkung des Tests, die öffentliche Demoversion kann jederzeit und beliebig oft genutzt werden.

  1. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

Optica Viva unterstützt den Import der Stammdaten von Patienten und Ärzten über eine CSV-Datei. Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Datenbereinigung zur Verfügung.

  1. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxisbetreibern die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Softwarewechsel in der Physiotherapie somit vereinfacht wird?

Optica Viva bietet einen Wechselservice an, der optional mit zugebucht werden kann. Dieser bezieht sich vor allem auf die Datenmigration.

Gesetzliche Vorgaben

  1. Werden alle Vorgaben der DSGVO umgesetzt?
    • Ggf.: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

Ja

  1. Besteht ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur? Wenn nein, ab wann ist das vorgesehen?

Ja, seit 2023 ist die TI-Anbindung und Nutzung des Fachdienstes KIM möglich. Auch weitere Anwendungen, werden integriert, sobald diese für Heilmittelerbringende zur Verfügung stehen.

User Experience

  1. Worauf haben Sie beim Design Ihrer Software (Optik der Oberfläche für den Anwender) besonders geachtet?

Das Design der Software setzt den Fokus auf die Therapie und ist daher schlicht gehalten.

  1. Worauf haben Sie bei der Usability Ihrer Software (Funktionalität/Gebrauchstauglichkeit für den Anwender) besonders geachtet?

Optica Viva soll in jeder Situation des Praxisalltags genutzt werden können. Daher liegt das Augenmerk auf einer mobilen Lösung, die auf jedem Endgerät funktioniert und jederzeit aktuell ist. Aus diesem Grund ist Optica Viva eine browserbasierte Software und benötigt keine spezielle Hardware. So wird ein Zugriff jederzeit von überall möglich.

Sonstiges

  1. Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Das Rollenkonzept von Optica Viva ermöglicht es, bestimmte Bereiche nur für bestimmte Benutzer zugänglich zu machen. Der Therapiebereich (Kalender, Patient, Rezept) ist für alle Rollen ersichtlich. Praxisinhaber verfügen über alle Berechtigungen, Verwalter können über feingranulare Berechtigungen für einzelne Bereiche freigeschaltet werden.

  1. Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Eine Individualisierung ist nicht möglich, jedoch bieten wir Kund:innen die Möglichkeit, direkt aus der Software heraus Feature-Requests zu stellen. Diese werden von unserem Entwicklungsteam berücksichtigt, bewertet und ggf. umgesetzt.

Optica Viva im Test: Erfahrungen aus dem Praxis-Alltag

Wir suchen derzeit noch nach Nutzern, die uns von ihren Erfahrungen mit Optica Viva berichten können. Wenn Sie Optica Viva in Ihrer Physiotherapie-Praxis nutzen und Ihre Erfahrungen damit gerne mit anderen teilen möchten, melden Sie sich doch bitte bei uns:

Ihre Erfahrungen werden dann hier bei uns veröffentlicht und werden so anderen Physiotherapeuten dabei helfen, sich ein authentisches und realistisches Bild von der Software zu machen 🙂

Optica Viva Erfahrungen

Abschließende Bewertung zu Optica Viva

Hier nun unsere abschließende Bewertung zu Optica Viva, in der wir auf die Vor- und Nachteile in den einzelnen Bewertungskategorien eingehen:

Bewertung zur Technik

Bewertung zur Technik

Vorteile

  • Webbasierte Anwendung, die ohne Installation auf jedem Endgerät mit einem aktuellen Browser genutzt werden kann.
  • Keine manuelle Wartung oder Updates erforderlich – Updates werden automatisch eingespielt.
  • Hohe Datensicherheit durch clientseitige Verschlüsselung und Speicherung an drei verschiedenen Standorten in Deutschland.
  • Cloudlösung sorgt für Echtzeit-Datensynchronisation und ermöglicht geräteübergreifendes Arbeiten ohne Datenverluste.
  • Automatische tägliche Backups und wöchentliche vollständige Sicherungen.

Nachteile

  • Kein Offline-Modus – eine Internetverbindung ist zwingend erforderlich.
  • Nutzung bestimmter Funktionen (z. B. eGK-Lesegerät, Direktabrechnung, TI-Anschluss) erfordert eine zusätzliche Client-Anwendung (Optica Viva Tools).
  • Unterstützt nur aktuelle Browser (letzte zwei Hauptversionen), ältere Browser sind nicht kompatibel.
  • Direktabrechnung über Dakota ist nur mit Windows verfügbar.
Bewertung zur Praxisverwaltung

Bewertung zur Praxisverwaltung

Vorteile

  • Effizientes Rezept-Management: Rezepte können manuell oder per Barcode/QR-Code eingelesen werden, automatische Validierung nach Heilmittelrichtlinien.
  • Integriertes Mahnwesen: Verwaltung offener Posten, Zahlungserinnerungen und zwei Mahnstufen.
  • Umfassende Patientenverwaltung: Digitale Anamnese, Messreihen, Bodycharts, Historie und Speicherung von Audio-, Video- und Office-Dateien bis 100 MB.
  • Flexibles Termin-Management: Gruppentermine, Online-Terminbuchung ohne zusätzliches Tool, Wartelistenfunktion und automatische Terminerinnerungen per SMS/Mail.
  • Detailliertes Ressourcen-Management: Verwaltung von Räumen, Geräten, Therapiematerial mit automatischer Verfügbarkeitsprüfung.
  • Individuelles Dokumenten-Management: Anpassbare Dokumentenvorlagen mit Platzhaltern für Patientendaten, Upload eigener PDFs.

Nachteile

  • Kein Patientenportal zur selbstständigen Terminbuchung oder Einsicht in Behandlungsdaten.
  • Eingeschränkte Individualisierung – keine Anpassung der Software an spezifische Praxisbedürfnisse möglich.
  • Keine Offline-Dokumentation möglich, alle Einträge erfordern eine bestehende Internetverbindung.
Bewertung zur Abrechnung

Bewertung zur Abrechnung

Vorteile

  • Flexibilität bei der Abrechnung: Wahl zwischen Direktabrechnung mit Krankenkassen oder Abrechnungszentren (digitale Anbindung an einige Abrechnungszentren).
  • Automatische Preislisten-Updates: Keine manuellen Updates erforderlich.
  • Übersichtliche Verwaltung offener Posten: Getrennte Darstellung nach Patienten und Organisationen, DATEV-Export für Steuerberater.
  • Artikelverkauf integriert: Verwaltung und Verkauf von Produkten mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen und Reverse-Charge-Verfahren.
  • Korrekturverfahren für Selbstabrechnung verfügbar (Dakota-Anbindung).

Nachteile

  • Direktabrechnung nur für Windows-Nutzer verfügbar (Dakota.le nicht für macOS oder Linux).
  • Rehasport-Abrechnung aktuell noch nicht integriert, aber in Planung.
  • Kein automatisierter Zahlungsabgleich mit Bankkonten – keine Integration mit Online-Banking für Zahlungseingänge.
Bewertung zur Therapie

Bewertung zur Therapie

Vorteile

  • Digitale Anamnese & Befundung: Individuell anpassbare Anamnesebögen, Bodycharts und Messreihen.
  • Detaillierte Verlaufsdokumentation: Geführte Dokumentation für Therapieberichte, Arztberichte, Behandlungsfortschritt und Standardisierung durch Textbausteine.
  • Erweiterte Dokumentationsmöglichkeiten: Ergänzung durch Fotos, Videos, Audioaufnahmen.
  • Videotherapie-Funktion in Planung: Künftige Integration für telemedizinische Sitzungen.

Nachteile

  • Kein Patientenportal für Therapiepläne oder Fortschrittsverfolgung.
  • Keine Übungsbibliothek integriert – keine Möglichkeit, Übungen oder Videos für Patienten bereitzustellen.
  • Therapieplan-Erstellung aktuell nicht möglich (Stand 05/2024).
  • Fernbetreuung/Online-Betreuung nicht vorgesehen.
Bewertung zu Betriebswirtschaft / Finanzen

Bewertung zu Betriebswirtschaft / Finanzen

Vorteile

  • DSFinV-K-konformes Kassensystem für Bareinnahmen mit zertifizierter TSE.
  • Unterstützung für Barzahlungen, EC-/Kreditkartenzahlung und Girocodes.
  • Ausführliche Therapeutenstatistik mit Überblick über geleistete Therapiestunden, Termine und Umsätze.
  • DATEV-Export für Steuerberater integriert.
  • Einnahmeprognosen und Handlungsempfehlungen zur besseren finanziellen Planung.

Nachteile

  • Kein direkter Bankabgleich für automatische Zuordnung von Zahlungseingängen.
  • Lohnbuchhaltung nicht integriert, lediglich Export von Arbeitszeiten als CSV möglich.
  • Kartenleser kann nicht direkt angesteuert werden – EC-/Kreditkartenzahlung erfordert manuelle Buchung.
Bewertung zum Support

Bewertung zum Support

Vorteile

  • Mehrere Support-Kanäle: Telefon, E-Mail und Ticket-System.
  • Inhouse-Support – kein externer Dienstleister.
  • Kostenlose Tutorials, Webinare und FAQs zur Unterstützung der Anwender.

Nachteile

  • Keine Fernwartung möglich – Support kann sich aus Datenschutzgründen nicht direkt auf den Bildschirm des Nutzers aufschalten.
  • Keine 24/7-Unterstützung, Wartezeiten bei Support-Anfragen nicht angegeben.
Bewertung zu den Konditionen

Bewertung zu den Konditionen

Vorteile

  • Flexible Preisgestaltung: Monatlich kündbare Abonnements ohne Mindestlaufzeit.
  • Fairer Preis für Einzelpraxen: Praxisinhaber-Lizenz für 38 € pro Monat zzgl. MwSt.
  • Transparente Zusatzkosten: Direktabrechnung, SMS-Dienst und Kassendienst können flexibel hinzugebucht werden.
  • Kostenlose öffentliche Demoversion zur unverbindlichen Testnutzung.

Nachteile

  • Direktabrechnung mit Dakota kostet zusätzlich (35 € pro Monat für das erste IK, 15 € für weitere).
  • Dakota-Zertifikat kostet 99 € für drei Jahre, danach 72 € für weitere drei Jahre.
  • Keine kostenlose Testphase der Vollversion – nur öffentliche Demoversion mit Einschränkungen nutzbar.

Fazit zu Optica Viva von der PRAXINO GmbH

Optica Viva ist eine moderne, cloudbasierte Praxissoftware, die speziell für Physiotherapeuten entwickelt wurde. Sie überzeugt vor allem durch ihre flexible Web-Anwendung, die ohne Installation und auf allen Endgeräten genutzt werden kann. Dank automatischer Updates und einer hohen Datensicherheit mit clientseitiger Verschlüsselung bleibt die Software stets aktuell und sicher.

Besonders stark ist Optica Viva in den Bereichen Praxisverwaltung und Abrechnung. Das Rezept-Management mit automatischer Validierung sorgt für eine fehlerfreie Abrechnung, während das Mahnwesen und das Finanz-Cockpit eine einfache Verwaltung offener Posten ermöglichen. Auch das Patienten- und Termin-Management ist umfassend durchdacht: Von Online-Terminbuchung über digitale Dokumentation bis hin zur Wartelistenverwaltung werden viele Praxisprozesse optimiert.

In der Abrechnung bietet die Software hohe Flexibilität mit der Wahl zwischen Direktabrechnung und Abrechnungszentren sowie der automatischen Aktualisierung von Preislisten. Auch die Verwaltung von Privatpatienten, Selbstzahlern und Artikelverkäufen ist gut umgesetzt. Allerdings ist die Direktabrechnung nur unter Windows verfügbar, was Mac-Nutzer einschränkt.

Etwas weniger ausgereift ist Optica Viva im Bereich Therapie. Während die digitale Befundung mit Anamnesebögen, Bodycharts und Messreihen gut gelöst ist, fehlen derzeit Therapiepläne, eine Übungsbibliothek sowie Möglichkeiten zur Fern- oder Videotherapie. Eine Lösung für Videotherapie ist jedoch in Planung.

Im Bereich Finanzen und Betriebswirtschaft bietet Optica Viva ein zertifiziertes Kassensystem, DATEV-Export und umfangreiche Statistiken. Allerdings fehlen eine direkte Bankintegration für Zahlungseingänge sowie eine integrierte Lohnbuchhaltung – hier müssen externe Lösungen genutzt werden.

Der Support ist gut aufgestellt mit mehreren Kanälen (Telefon, Mail, Ticketsystem) und eigenem Inhouse-Team. Kostenlose Tutorials und Webinare erleichtern die Einarbeitung. Allerdings ist keine Fernwartung möglich, was bei technischen Problemen die Unterstützung erschwert.

Die Preisgestaltung ist fair und transparent, mit monatlich kündbaren Lizenzen und einer kostenfreien öffentlichen Demoversion zum Testen. Zusatzoptionen wie Direktabrechnung oder Kassendienst sind jedoch kostenpflichtig.

Gesamtbewertung

Optica Viva ist eine leistungsstarke und moderne Praxissoftware, die sich besonders für Praxen eignet, die eine skalierbare, cloudbasierte Lösung mit intuitiver Praxisverwaltung und flexibler Abrechnung suchen. Einschränkungen bestehen vor allem im Bereich Therapie und Finanzverwaltung, die in Zukunft weiterentwickelt werden könnten. Wer eine sichere, gut strukturierte Software für Praxisorganisation und Abrechnung benötigt, findet in Optica Viva eine überzeugende Lösung.

Die Inhalte im Bereich „Interview“ kommen direkt vom Hersteller der Software, somit übernehmen wir keine Haftung dafür.

Die Inhalte im Bereich „Erfahrungen“ kommen direkt von einer Physiotherapie-Praxis, die mit der Software arbeitet, somit übernehmen wir keine Haftung dafür.

Die Inhalte im Bereich „Bewertung“ & „Fazit“ beruhen auf unseren eigenen Überlegungen und sind somit auch subjektiven Einschätzungen unterlegen. Wir versuchen jedoch stets, objektiv, neutral und sachlich vorzugehen. Wir übernehmen keine Haftung dafür, unter anderem weil sich die entsprechende Software in der Zwischenzeit geändert haben kann sowie auch aus dem Grund, dass unsere Einschätzungen auch auf den Aussagen & Erfahrungen von Dritten (s.o.) beruhen.