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Praxiscontrolling in der Physiotherapie – Mit der richtigen Software kein Problem!

Ein Betrieb ohne sauberes Controlling ist ein blinder Betrieb. Auch als Physiotherapeuten seid Ihr auf eine zielorientierte Analyse der Finanzen und Abläufe Eurer Praxis angewiesen. Warum? Wenn Ihr Euch auf Euer Bauchgefühl verlasst, verschenkt Ihr am Ende des Tages Geld oder geht unbewusst unnötige Risiken ein.

Aber: Um diese Konzepte zu verstehen und umzusetzen, braucht es kein BWL-Studium.

Mit einer Praxiscontrolling Software habt Ihr alle Mitarbeiter- und Patientendaten, Umsätze und die Rentabilität einzelner Behandlungen immer genau im Blick. Damit macht Ihr Euch nicht nur das Leben bei der Praxisverwaltung leichter, sondern schafft eine Grundlage für den planbaren Erfolg Eurer Praxis.

Wir zeigen Euch, was effizientes Controlling im Praxisalltag bedeutet und mit welcher Software Ihr dies effektiv umsetzt, um Euer Geschäft zu steuern und die Behandlungsqualität für Eure Patienten kontinuierlich zu steigern.

Gleich vorweg – Diese Software macht das Controlling für Physiotherapeuten zum Kinderspiel:

Physio-SoftwareVorteile für das Praxiscontrolling
medo.check

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– umfangreiche Controlling-Features
– Schnittstellen zu zahlreichen Zahlungsanbietern ermöglichen bequeme Umsatzprognosen
– Heatmaps zur Studio-Auslastung
– Statistiken zu Terminen und Kontakten sowie vielfältigen Check-Up-Auswertungen
Patientify

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– Statistiken zu Umsatz, Terminen und Patienten
– Einfache Verwaltung von Zahlungsströmen
– Erweiterte Reporting-Funktionen in Planung
– Kompatibel mit DATEV und Lexware
Noventi Ora

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– ganzheitlicher Controlling-Ansatz
– Statistiken zu Umsätzen, Mitarbeitern und Provisionen
– Erfassung von Zahlungsströmen durch Kassenbücher (Bar & Telecash)
– bequemer DATEV-Export
Henara

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– Umfangreiches Reporting-Dashboard
– Gute Finanzplanungs-Features
– Übersichtliche Rechnungs- und Kassenbücher für alle gängigen Zahlungsmethoden
– Schnittstellen für Im- und Export von Buchhaltungsdaten
appointmed

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– Individuelle Mitarbeiterstatistiken für Behandlungszeiten
– Direkte Erfassung von Überweisungen und Barzahlungen
– CSV-Export von Zahlungsströmen
– Integrierte Registrierkassa
thevea

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– Mitarbeiterstatistiken nach Umsatz und Behandlungen
– DATEV-kompatibel
– Integration von Kassenbüchern geplant
– Schnittstelle für Kartenzahlungen geplant

Zum Überblick: Praxissoftware in der Physiotherapie

Controlling in der Physiotherapie: Unterschätzt und doch so wichtig

Mann macht Controlling für Physiotherapie-Praxis am Laptop
Controlling wird von vielen Physiotherapeuten noch gemieden. Mit der richtigen Software ist es aber gar nicht schwer umzusetzen und kann sogar Spaß machen.

In großen und mittelständischen Unternehmen ist Controlling so selbstverständlich wie der morgendliche Kaffee. Viele Physiotherapeuten hören von dem Begriff aber erst lange nach Eröffnung der eigenen Praxis zum ersten Mal.

Dennoch: Für den langfristigen Erfolg und die Qualitätssicherung Eurer Praxis ist das Controlling eines der wertvollsten Werkzeuge, die Euch zur Verfügung stehen.

Was ist Controlling?

Im Kern ist das Controlling die zahlenbasierte Planung und Steuerung eines Betriebs. Es geht darum, sich einen klaren Überblick über den aktuellen Zustand des Geschäfts zu verschaffen und auf Grundlage dieser Informationen weiterführende Entscheidungen zu treffen.

Durch gutes Controlling ermittelt Ihr passgenaue Maßnahmen, um die Ziele Eurer Praxis zu erreichen und eventuellen Risiken frühzeitig gegenzusteuern.

Welche Vorteile hat Controlling in der Physiotherapie?

Wie jeder Unternehmer habt Ihr als Praxisinhaber ein Interesse daran, Euren Umsatz zu steigern, Kosten zu minimieren und Prozesse zu optimieren. Konkret bedeutet dies beispielsweise, Wartezeiten für Termine auf ein Minimum zu reduzieren, die Auslastung Eurer Therapeuten optimal zu verteilen oder die Rentabilität einzelner Therapie-Angebote zu bestimmen und zu maximieren.

Damit gewährleistet Ihr nicht nur, dass Eure Praxis so effizient wie möglich läuft – auch Eure Patienten profitieren davon. Denn nur eine Praxis, die ihre Zahlen im Blick hat und Ressourcen optimal nutzt, liefert auch die beste Behandlungsqualität.

Controlling gibt Euch also die Möglichkeit, mit System die richtigen Entscheidungen zu treffen, um genau diese Ziele zu erreichen. Damit schafft ihr auch die Grundvoraussetzungen, um Euer Geschäft zu skalieren.

Was gehört zum Controlling?

Im Wesentlichen setzt sich gutes Controlling aus drei Bestandteilen zusammen: Finanzplanung, Soll-Ist-Vergleiche und KPI-Analysen. Was sich hinter dem Fachjargon verbirgt, sind in großen Teilen intuitive Prozesse, die Ihr bereits in irgendeiner Form anwendet, ohne es zu merken. Beim Controlling geht es nur noch darum, das ganze strukturiert umzusetzen.

Finanzplanung

Bei der Finanzplanung verschafft Ihr Euch einen Überblick über das Budget und die Entwicklung Eurer Liquidität. Eine Finanzplanung besteht aus mehreren Teilen:

  • Operative Planung
  • Gewinn-und-Verlust-Rechnung
  • Liquiditätsplanung
  • Bilanz

Eine gute Finanzplanung ist die Basis, um bei Investitionsfragen die richtigen Entscheidungen zu treffen und die finanziellen Möglichkeiten Eurer Praxis genau im Blick zu haben.

Denn: Nur, wenn Ihr Eure Zahlen genau kennt und durchgerechnet habt, könnt Ihr auch einen sauberen Fahrplan für Eure Praxis aufbauen.

Soll-Ist-Vergleiche

Soll-Ist-Vergleiche dienen der Erfolgskontrolle und sind gleichzeitig Euer Frühwarnsystem. Wenn Ihr Eure geplanten Ziele (Jahres-/Monatsumsatz, Mitarbeiterzahl, Gewinn, etc.) festgelegt habt, könnt Ihr die tatsächlichen Ergebnisse Euren „Zielzahlen“ gegenüberstellen und überprüfen, ob alles nach Plan läuft oder wo Ihr nachjustieren müsst.

So erkennt Ihr bereits im Voraus, ob eine Entwicklung im Betrieb aus dem Ruder läuft und könnt Risiken rechtzeitig gegensteuern.

Soll-Ist-Vergleiche finden auf Monats-, Quartals- und Jahresbasis statt. Ihr braucht dafür also zeitnah monatsaktuelle Ist-Zahlen. Diese findet Ihr in der BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), die Ihr automatisch von Eurem Steuerbüro bekommt.

KPI-Analyse

KPIs sind Euer Controlling-Instrument, mit dem Ihr die Performance Eurer Praxis auf Wochen- und Tagesbasis überwacht. Hier befasst Ihr Euch unter anderem mit folgenden Kernzahlen:

  • Patientenakquise
  • Patiententermine pro Monat/Jahr
  • Wiederkehrende Patienten
  • Durchschnittlicher Umsatz/Patient
  • Umsatz/Mitarbeiter
  • Umsatzrentabilität
  • Rentabilität einzelner Geräte und Behandlungen
  • Abwanderungsquote
  • Patientenzufriedenheit

Bei den KPIs geht es sowohl um finanzielle Messgrößen als auch um branchenspezifische Kennzahlen, die sich mit dem Erfolg Eurer Behandlungen und der Zufriedenheit Eurer Patienten befassen. Für aussagekräftige KPI-Analysen müsst Ihr daher genau die Kennzahlen definieren, die für Euer Geschäft relevant sind.

Welche Physio-Software hat welche Controlling-Funktionen?

Patientin und Therapeutin bei einer Physiotherapie-Einheit
Wenn das Praxiscontrolling von der Software erledigt wird, kann der Fokus voll auf der Behandlung der Patienten liegen.

Für ein sauberes Controlling müssen also nicht nur sämtliche finanziellen Mittel, die ein- und abfließen, genau erfasst werden. Ihr müsst auch definieren, was Erfolg für Euren Betrieb bedeutet und wie Ihr diesen in messbaren Zahlen ausdrückt. Nur so ist eine transparente und effektive Steuerung des Geschäfts als Ganzes möglich.

Ohne betriebswirtschaftlichen Hintergrund ist dieser Aspekt meist ein notwendiges Übel, das von den Kernkompetenzen ablenkt. Genau hier kommen Praxissoftware-Lösungen ins Spiel, die Euch als Physiotherapeuten das Controlling so einfach wie möglich machen, damit Ihr Euch auf das Wesentliche konzentrieren könnt.

Die besten Software-Lösungen, die Euch diesbezüglich unterstützen, haben wir für Euch im Folgenden zusammengefasst.

appointmed

appointmed bietet eine starke Lösung für die Verwaltung von Zahlungsströmen in Physiotherapie-Praxen. Barzahlungen und Überweisungen können problemlos erfasst werden. Für EC-Zahlungen ist mangels Anbindung an Kartenleser allerdings noch die manuelle Eingabe erforderlich.

Eingegebene Zahlungen filtert die Praxissoftware nach Art und exportiert diese im CSV-Format. Das ist unter anderem dann nützlich, wenn die Daten an den Steuerberater oder die Buchhaltung übermittelt werden sollen, wofür es eine CSV-Export-Funktion gibt.

Darüber hinaus bietet appointmed eine zusätzliche Statistikfunktion zum Controlling. Damit lassen sich die jeweiligen Behandlungszeiten für jeden Mitarbeiter für individuelle Zeiträume berechnen. Insbesondere größere Praxen profitieren von diesem Feature.

henara

henara überzeugt mit einem umfangreichen Dashboard, das zahlreiche nützliche Statistiken enthält. Vollumfängliche Auswertungen, um die betriebswirtschaftliche Performance der Praxis effektiv zu überwachen, sind damit kein Problem.

Daneben glänzt henara mit einem hervorragenden Rechnungs- und Kassenbuchmanagement, mit dem Zahlungsströme von fast allen gängigen Zahlungsmethoden verwaltet werden können. Eine direkte Verknüpfung mit Bankkonten ist zwar nicht vorgesehen, doch ermöglicht die Software den Export offener Posten und den Import von Zahlungen für die Buchhaltung.

medo.check

Umfangreichere Controlling-Features gibt es mit medo.check. Die Software wartet mit Umsatzprognosen, Heatmaps zur Studio-Auslastung, Statistiken zu Terminen und Kontakten sowie vielfältigen Check-Up-Auswertungen auf. Um diese Features zu nutzen, ist allerdings eineInstallation des Programms auf dem Desktop notwendig. Die Web-Version unterstützt ausschließlich eine rudimentäre Umsatzauswertung.

Als weiteres Alleinstellungsmerkmal verfügt medo.check über eine Schnittstelle zum Zahlungsdienstleister Stripe. Über diesen können neben der klassischen Kartenzahlung auch digitale Zahlungsmethoden wie Apple Pay, Google Pay oder PayPal verbucht werden. Insbesondere für hochdigitalisierte Praxen ist medo.check daher einen Blick wert.

NOVENTI Ora

Wer ein ganzheitlicheres Controlling statt detaillierter Einzelanalysen braucht, für den bietet NOVENTI Ora alle notwendigen Funktionen. Hier gibt es frei filterbare Statistiken zu Umsätzen, Mitarbeitern und Provisionen. Allerdings immer nur auf Praxis-Ebene, so lassen sich beispielsweise Umsätze einzelner Therapeuten nicht auswerten.

Zahlungsströme lassen sich mithilfe von Kassenbüchern festhalten, wobei es ein separates Kassenbuch für Telecash-Zahlungen gibt. Beide Kassenbücher sind für die Finanzbuchhaltung per DATEV exportierbar. Was bei NOVENTI Ora allerdings komplett fehlt, ist eine Lohnbuchhaltungsfunktion – dafür müssen Nutzer auf externe Software oder Schnittstellen zurückgreifen.

Patientify

Mit detaillierten Statistiken zu Umsatz, Terminen und Patientendaten deckt Patientify so gut wie alle wichtigen Aspekte des Praxiscontrolling ab. Beim Reporting bietet das Programm einige grundlegende Features, die laut Hersteller in Zukunft aber noch stärker ausgebaut werden sollen.

Daneben exportiert Patientify Daten zur Abrechnung in DATEV und Lexware-kompatible Formate – damit sind Finanzbuchhaltung und der Datenaustausch mit Steuerberatern ein Kinderspiel. Die Verwaltung von Zahlungen und Rechnungen läuft bei Patientify semi-manuell. Offene Rechnungen werden zunächst in der Software händisch eingegeben – nach bestätigtem Zahlungserhalt wird der offene Posten dann automatisch ausgetragen.

thevea

thevea realisiert das Controlling vor allem mit KPIs, mit denen sich einzelne Mitarbeiter nach Umsatz und Therapie auswerten lassen. Geplant sind zudem neue Features zur Synchronisation von Kartenzahlungen sowie die Einbindung eines Kassenbuchs.

Rechnungen können manuell verwaltet werden, allerdings gibt es keine Möglichkeit, gesonderte Rechnungen für Zuzahlungen zu erstellen. Direkte Schnittstellen zur Lohn- oder Finanzbuchhaltung sind ebenfalls nicht vorhanden, jedoch wird ein Datev-Export angeboten.

Starke Praxis – Buchner

Starke Praxis von Buchner erstellt umfangreiche Team-Statistiken, mit denen Ihr Umsatzübersichten und andere wichtige Kennzahlen einfach visualisieren könnt – alles, was Ihr für eine aussagekräftige BWA braucht, ist hier also schon enthalten.

Zur Verwaltung von Zahlungsströmen bietet das Programm einige Komfort-Features, darunter integrierte Kartenleser sowie eine Anbindung an das eigene Bankkonto. Auch DATEV-Exporte sind problemlos möglich, ansonsten bietet die Software aber keine Buchhaltungsfunktionen.

Data-Cur

Ein gutes All-in-One-Paket mit allen grundlegenden Funktionen für das Praxiscontrolling liefert Data-Cur. Patientenzahlungen können manuell erfasst und zugeordnet werden, um das Management von Zahlungsströmen zu vereinfachen.

Für umfangreichere Auswertungen gibt es maßgeschneiderte Statistiken zu sämtlichen relevanten Daten. Was bei Data-Cur noch fehlt, sind Automatisierungsfunktionen zur Zahlungserfassung. Zudem unterstützt die Praxissoftware aktuell weder die direkte Lohn- noch die Finanzbuchhaltung.

iPrax

iPrax bietet ein umfangreiches Reporting – alle relevanten Kennzahlen zu Umsätzen, Patienten, Mitarbeitern und deren Auslastung lassen sich hier übersichtlich auswerten. Zur Kommunikation mit Buchhaltung und Steuerbüro können alle relevanten Daten exportiert werden.

Auch die Verwaltung von Zahlungsströmen ist mit iPrax sehr einfach. Sämtliche Zahlungen werden automatisch erfasst, lediglich Überweisungen müssen manuell eingetragen werden. Die Anbindung an einen Kartenleser ist möglich, sodass auch EC-Zahlungen automatisch erfassbar werden. Zudem gibt es auch ein Kassenbuch, das alle bargeldbezogenen Transaktionen lückenlos dokumentiert und an Namen und Rechnungsnummer zuordnet.

Lemniscus

Wer eine umfangreiche Finanzplanung braucht, für den ist Lemniscus einen Blick wert. Dank verschiedener Berichte und Statistiken könnt Ihr mit Lemniscus Euer aktuelles Budget und die Entwicklung Eurer Liquidität leicht nachvollziehen. Zahlungen werden entweder direkt beim Termin oder über ausgestellte Rechnungen abgerechnet.

Aus diesen Informationen erstellt Lemniscus dann automatisch Prognosen über Umsätze und durchschnittliche Stundensätze für die kommenden acht Wochen. Ein Datev-Export für Buchhaltungsaufzeichnungen ist verfügbar, allerdings gibts noch keine direkten Buchhaltungsfeatures.

MD Therapie

MD Therapie ist beim Controlling recht umfangreich. Umsätze können nach verschiedenen Kriterien (z.B. nach Behandlung, Therapeut oder Zeitraum) ausgewertet werden und auf Basis vorhandener Daten erstellt das Programm automatisch Prognosen zur Umsatzentwicklung.

Die Personalauswertung mit zahlreichen KPIs, die sich mit der Effizienz einzelner Mitarbeiter befassen, geht einfach von der Hand. Auch diverse Patientenstatistiken lassen sich mit MD Therapie gut erstellen und auswerten.

Lohn-und Finanzbuchhaltung sind bei MD Therapie nicht integriert, allerdings können entsprechende Daten per Excel exportiert werden. Eine DATEV-Exportfunktion ist derzeit noch in Planung. Zur Verwaltung von Zahlungsströmen verfügt MD Therapie über eine Bluetooth-Schnittstelle für SumUp, zur automatischen Erfassung von EC-Zahlungen. Alle anderen Zahlungsmethoden werden manuell erfasst.

MedHQ

Bei MedHQ gibt es eine Reihe von Statistiken, die für das Controlling wichtig sind. Die Auswertung geschieht aber nicht durch die Software selbst – diese wird vom Nutzer selbst vorgenommen, wofür allerdings grundlegende SQL-Kenntnisse erforderlich sind.

Ansonsten ist das Controlling nur teilweise möglich. Denn die Software bietet weder Funktionen zur Verwaltung von Zahlungsströmen, noch gibt es eine integrierte Buchhaltung.

PraxWin

PraxWin ist eine gute Lösung für alle, die es gerne präziser haben – denn mit der Software lassen sich Umsätze detailliert nach spezifischen Gesichtspunkten auswerten; beispielsweise nach verordnendem Arzt, Patient oder Therapeut. Damit lässt sich auf einen Blick feststellen, wo das Erfolgspotenzial am größten ist und an welchen Punkten noch nachgebessert werden muss.

Ein integriertes Kassenbuch erlaubt die Verbuchung von Barzahlungen, EC-Zahlungen sind dank einer Schnittstelle für Kartenlesegeräte automatisch erfassbar. Eine Anbindung an Finanzbuchhaltungsprogrammen gibt es nicht – das ist bei PraxWin aber kein Problem, denn sämtliche dafür benötigten Features sind bereits in der Software enthalten. Zudem lassen sich relevante Daten jederzeit per CSV exportieren.

principa

principa punktet mit einer Echtzeit-Plattform, mit der sämtliche Daten und KPIs auch auf Tagesbasis kontrolliert werden können. Übersichtlichkeit ist durch eine klare grafische Visualisierung der einzelnen Datenpunkte gegeben, sodass Nutzer immer einen vollumfänglichen Überblick über alle Abläufe in der Praxis haben.

Genauso umfassend ist die Rechnungsübersicht, die alle Bareinnahmen und -Ausgaben übersichtlich zuordnet. Zudem gibt es eigene Schnittstellen für die Finanzbuchhaltung. Features oder Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung fehlen allerdings – diese muss komplett mit einer externen Software realisiert werden.

THEORG

In der Basis-Ausführung bietet THEORG grundlegende Statistiken zur Analyse der wichtigsten KPIs. In einem separaten Modul gibt es ein Kassenbuch zur Aufzeichnung von Bareinnahmen und zur Übermittlung der Daten an den Steuerberater.

Nützlich ist auch das Modul EÜR, mit dem sich unkompliziert GuV-Rechnungen erstellen lassen. Für die Finanzbuchhaltung verfügt THEORG über eine Extra-Schnittstelle für den Datenexport. Unter anderem werden DATEV und Lexware unterstützt.

TheraTop

Maßgeschneiderte Controlling-Funktionen gibt es bei TheraTop. Denn die Software ist an eine SQL-Datenbank angeschlossen, sodass sich auf Anfrage passgenaue Statistiken erstellen lassen. Zahlungsströme werden mithilfe eines TSE-fähigen Kassenbuchs verwaltet.

Was besonders positiv auffällt, ist die mögliche Schnittstelle für Kartenleser für Versichertenkarten. Für EC-Kartenleser gibt es dafür bislang noch keine Schnittstelle, diese ist aber in Planung. Auch eine Verknüpfung mit dem Bankkonto soll in späteren Versionen möglich sein.

Für die Finanzbuchhaltung gibt es zudem eine DATEV-Schnittstelle. Wer auch die Lohnbuchhaltung über TheraTop erledigen will, muss allerdings ein Extra-Modul zubuchen, um relevante Daten exportierbar zu machen.

Fazit & Empfehlungen

Eines ist klar: Mit der richtigen Praxissoftware müsst Ihr Euch als Physiotherapeuten nie wieder Sorgen um die finanzielle Planung und Steuerung Eures Geschäfts machen. Alles, von der Finanzplanung bis zum Reporting und zur KPI-Analyse, kann effizient und zum größten Teil automatisiert abgewickelt werden. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Behandlung und Beratung Eurer Patienten.

Die Auswahl an Softwares, die Euch diesbezüglich weiterhelfen, ist recht groß und es sollte für jede Praxis die passende Wahl dabei sein. Uns haben thevea, Patientify, Henara und appointmed am besten gefallen.

Hier geht es zu unseren empfohlenen Software-Lösungen für das Controlling in eurer Praxis.