Arbeitgeber – und damit auch Physiotherapie-Praxen – sind zur Erfassung der Arbeitszeiten gesetzlich verpflichtet, wie das Bundesarbeitsgericht im September 2022 bestätigte. Das gilt auch für Arbeitgeber im Gesundheitswesen.
Das Ganze klingt nach unangenehmem bürokratischem Aufwand voller Papierkram und Stundenzettel?
Muss es nicht.
Denn: Mit der richtigen Software ist die Arbeitszeiterfassung kein Problem und im Handumdrehen erledigt.
In diesem Artikel erfahrt Ihr, wie Ihr eine gesetzeskonforme Zeiterfassung in Eurer Praxis einrichtet und welche Apps Euch diese Aufgabe so einfach wie möglich machen.
Empfehlungen für die elektronische Zeiterfassung – Das sind für uns die besten Apps für die digitale Arbeitszeitverwaltung:
Wir arbeiten gerade mit Hochdruck an der Bewertung der einzelnen Zeiterfassungs-Lösungen. Schon bald werden wir euch die besten Apps in der obigen Tabelle präsentieren 🙂
Ihr sucht ein vollständiges Praxisverwaltungssystem (PVS)?
Dann hier zum Überblick: Physiotherapie Software
Zeiterfassung & Gesetz
Lange Zeit war die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten im Arbeitszeitgesetz vorgegeben. Die darin enthaltenen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung beschränkten sich allerdings auf Sonderfälle wie Überstunden oder Feiertage.
Seit dem Urteil des deutschen Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung auch in Deutschland amtlich. Dieser Beschluss entspricht dabei weitestgehend den Vorgaben des europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019:
- Genaue Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten: Jedes Unternehmen muss die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden vollständig erfassen – dazu gehören Beginn, Dauer und Ende jedes Arbeitstags, inklusive Überstunden und Pausenzeiten.
- Formwahl bleibt beim Arbeitgeber: Arbeitgeber können frei entscheiden, wie sie die Arbeitszeiterfassung umsetzen, solange das System verlässlich und überprüfbar ist. Dies kann elektronisch, digital oder auch analog in Papierform geschehen. Die Dokumentation der Arbeitszeiten kann auch der Arbeitnehmer selbst nach dem Prinzip der Vertrauensarbeitszeit vornehmen.
- Keine Arbeitszeiterfassungspflicht für Führungskräfte: Leitende Angestellte (bspw. solche mit der Kompetenz zur Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern) sind von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen.
- Keine unmittelbaren Konsequenzen bei Nichteinhaltung: Verstößt ein Unternehmen gegen diese Vorgaben, ist dies noch keine Ordnungswidrigkeit und kann somit auch nicht unmittelbar bestraft werden. Bevor ein Bußgeld oder andere Strafmaßnahmen verhängt werden können, muss die zuständige Behörde zunächst eine Anordnung zur Erfassung der Arbeitszeiten erlassen.
Mit dem neuen Urteil sind sämtliche Arbeitszeiten nun systematisch, lückenlos und objektiv zu erfassen. Die neuen Vorgaben, welche Informationen in der Dokumentation der Arbeitszeit enthalten sein müssen, sind relativ eindeutig. Interpretationsspielraum herrscht jedoch bezüglich der Maßnahmen, mit denen die Arbeitszeiterfassung vorzunehmen ist.
Theoretisch kann die Arbeitszeit auch auch durch den Arbeitnehmer selbst und sogar analog geschehen. Ob das heutzutage aber wirklich der beste Ansatz ist, sei dahingestellt.
Insbesondere bei größeren Praxen, die 10 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, verliert man so schnell den Überblick. Eine digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung hingegen bringt zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung und Transparenz in den Arbeitsalltag.
Mit welcher Lösung können Arbeitgeber in der Physiotherapie die Arbeitszeit erfassen?
Entscheidet Ihr Euch dafür, die Arbeitsstunden in Eurem Team digital zu erfassen, steht Euch eine recht große Auswahl an Softwares zur Verfügung. Im Folgenden zeigen wir Euch die sechs aktuell besten Anbieter für Zeiterfassungssoftware für Physiotherapeuten.
clockin
- Ein- und Ausstempeln per Smartphone
- Projektzeiterfassung
- Nützliche Buchhaltungsfunktionen
- Preis: 3,59 € – 8, 99 € pro Lizenz/Monat
clockin gehört zu den Marktführern im Bereich der Zeiterfassungssoftware. Denn die Arbeitszeiterfassung mit dieser Software könnte kaum einfacher sein – alle Beschäftigten melden sich per App mit einem Klick zu Dienstbeginn an und am Ende des Arbeitstages wieder ab. Auch Pausenzeiten werden mit der App bequem erfasst.
Neben der bloßen Arbeitszeiterfassung überzeugt clockin mit nützlichen Zusatzfunktionen. So erstellt das Programm für jeden Beschäftigten automatisch Stundenzettel. Auch die projektbasierte Arbeitszeiterfassung ist möglich. So könnt Ihr beispielsweise auch die Arbeitsstunden für einzelne Kunden erfassen und im Anschluss bequem abrechnen.
NOVENTI flex
- Verschiedene Zugangswege zur Arbeitszeiterfassung
- Zusatzmodule für Einsatzplanung
- Abwesenheitsmanagement
- Preis: Ab 499 € (einmalig)
Mitarbeiter können sich bei NOVENTI flex mit drei verschiedenen Methoden ein- bzw. ausstempeln. Entweder über einen persönlichen PIN-Zugang an einem zentralen Gerät in der Praxis (per App installierbar), Browser-basiert (z.B. bei Arbeit im Home-Office) oder (falls vorhanden) über ein Hardwaresystem des Herstellers awinta (z.B. per Fingerabdruck oder Venenscan).
Darüber hinaus bietet NOVENTI flex mit nTeam, nTime und nAway drei Module mit Zusatzfunktionen für Einsatzplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Diese sind kostengünstig für jeweils 1,50 € pro Modul hinzubuchbar.
HR.TIME
- Benutzerfreundliche Zeiterfassung per App oder Terminal
- Detaillierte Auswertungen und Berichte
- Automatische Soll-Ist-Zeiten-Vergleiche
- Preis: 3,70 € – 7, 20 € pro Lizenz/Monat
HR.TIME ist nicht speziell auf die Physiotherapie zugeschnitten, zeichnet sich aber durch eine einfache Bedienung und umfassenden Auswertungsmöglichkeiten aus. Die Arbeitszeiterfassung lässt sich sowohl über ein Terminal in der Praxis als auch mobil per Web-Anwendung realisieren.
Ein Alleinstellungsmerkmal der Software ist eine Echtzeitübersicht mit zahlreichen Analyse- und Auswertungsfunktionen. Arbeitgeber und Administratoren haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Arbeitszeiten, Fehlzeiten und eine automatische Timeline, die Soll- und Ist-Zeiten vergleicht.
timeCard
- Zeiterfassung per PC, Terminal oder Smartphone
- Statistik- und Reporting-Funktionen
- Integrierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Preis: 17 € – 47 €/Monat
Auch mit timeCard ist die Arbeitszeiterfassung per PC, Terminal oder über eine Smartphone-App möglich. Ein besonderes Merkmal von timeCard sind die umfangreichen Statistik- und Reporting-Funktionen, die eine detaillierte Auswertung der erfassten Zeiten erlauben. Über die Software können zudem Urlaubs- und Abwesenheitsanträge digital verwaltet und genehmigt werden, was die Personaleinsatzplanung erheblich vereinfacht.
praxxo
- Arbeitszeiterfassung per Transponder-Chip
- Einfache Auswertung von Arbeitszeiten
- Zahlreiche weitere Management-Funktionen
- Preis: Ab 229 € (einmalig)
Bei praxxo handelt es sich um keine reine Arbeitszeiterfassungs-Software, sondern um ein umfangreiches Tool mit zahlreichen Funktionen für eine Rundum-Verwaltung der Praxis. Die Erfassung von Arbeitszeiten wird über einen Transponder-Chip abgewickelt.
Die so erfassten Zeiten werden direkt in einen Arbeitskalender eingespeist. Über diesen lassen sich auch sämtliche Arbeitszeiten entweder auf Monatsbasis oder in einem benutzerdefinierten Zeitraum auswerten.
cituro
- Manuelle Zeiterfassung mit Einsatzplänen
- Flexibles Abwesenheitsmanagement
- Integrierte Dienstplanerstellung
- Preis: 17 € – 47 €/Monat
Bei cituro handelt es sich ebenfalls um eine vollumfängliche Verwaltungs-Software. Arbeitszeiten können bei cituro allerdings nur manuell in Einsatzpläne eingetragen werden. Diese lassen sich dafür sehr einfach erstellen und erleichtern das Abwesenheitsmanagement, Verwaltung von Urlaubszeiten und -Anträge sowie die Schichtplanung.
PVS-Systeme mit integrierter Zeiterfassungslösung
Anstatt auf eine eigene Software zur Arbeitszeiterfassung zurückzugreifen, könnt Ihr Euch auch eine komplette Praxissoftware zulegen, die diese Funktion bereits integriert hat. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Ihr alle Verwaltungsfunktionen in einer einzigen Lösung habt.
Allerdings fallen hier die Funktionen zur Arbeitszeiterfassung in der Regel etwas spärlicher aus als bei einer spezialisierten Software. Die meisten Praxissoftwares bieten Personalmanagement-Features wie Schichtpläne, in denen die Arbeitszeit manuell eingetragen wird. Das ist ausreichend, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, aber nicht so komfortabel wie eine richtige Zeiterfassungssoftware.
Nachfolgend findet Ihr eine Übersicht der vier Praxisverwaltungssoftwares, die die Arbeitszeiterfassung aktuell am besten umsetzen.
appointmed
- Automatische Berechnung von Behandlungszeiten für Termine
- Umfassende Mitarbeiter-Management-Funktionen
- Eigene Zugänge für Therapeuten und administrative Angestellte
- Preis: 45 € – 175 €/Monat
Bei appointmed könnt Ihr die Arbeitszeit Eurer Mitarbeiter für jeden Termin eintragen und für beliebige Zeiträume ausrechnen lassen. Alternativ lässt sich für jeden Kollegen auch ein eigener Zugang einrichten, sodass jeder seine Zeiten selbst eintragen kann.
Für dieses Feature benötigt Ihr das BASIC-Paket (85 €/Monat) mit dem Zusatzmodul für angestellte Therapeuten (45 €/Monat), bei dem Ihr unbegrenzt viele untergeordnete Zugänge erstellen könnt. Zugänge für administrative Mitarbeiter lassen sich für weitere 45 €/Monat hinzubuchen.
Henara
- Wochenpläne für jeden Mitarbeiter
- Farbliche hervorgehobene benutzerdefinierte Kategorien
- Reporting-Tools zur Arbeitszeitauswertung
- Preis: auf Anfrage
Mit Henara erstellt Ihr für jeden Beschäftigten einen detaillierten Wochenplan. In diesem könnt Ihr einzelne Arbeitsblöcke frei definieren und farblich hervorheben (z.B. Behandlungstermine, Bürozeit, Pausen, etc.) und habt so die genauen Arbeitspläne Eurer Mitarbeiter immer im Blick. Weicht die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters in einer Woche vom Plan ab, könnt Ihr dies ebenfalls individuell anpassen.
Für die Auswertung bietet Henara einen umfassenden Reporting-Bereich. Dieser enthält detaillierte Berichte über die geplante und effektive Arbeitszeit, Auslastung und Sollzeiterfüllung
medo.check
- Schichtplanung, Arbeitszeitberechnung und Wochenübersichten
- Zeiterfassung & Urlaubsplanung in Web-Version
- Aufgaben- & Rollenzuordnung für einzelne Mitarbeiter
- Preis: Ab 29 €/Monat
medo.check bietet eine webbasierte Cloud-Lösung mit umfangreichen Team-Management-Funktionen. zur Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Relevant für die Zeiterfassung sind dabei die die Einrichtung von Schichtplänen, automatische Arbeitszeitberechnung und Wochenübersichten mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Aufgabentypen.
thevea
- Komplette Arbeitszeiterfassungslösung
- Erweiterte Planungs- und Auswertungsfunktionen
- Nahtlose Integration mit anderen Verwaltungstools
- Preis: auf Anfrage
thevea ist primär als Abrechnungs-Software konzipiert, erlaubt als solche jedoch auch die gesetzeskonforme Erfassung von Arbeitszeiten. Diese lassen sich einfach in der Software eintragen, wo sie dann automatisch im Terminkalender berücksichtigt werden. Es sind auch separate Zugänge für einzelne Mitarbeiter möglich, sodass jeder seine Arbeitszeit auch selbst eintragen kann.
Auch Abwesenheiten und Urlaubstage lassen sich mit thevea verwalten. Ein kleines Manko ist allerdings, dass die Software zum aktuellen Zeitpunkt nur ganze Urlaubstage unterstützt. Stundenweise lässt sich bislang noch keine Urlaubszeit eintragen.
PVS oder eigene Zeiterfassungssoftware – welche Lösung ist die bessere?
Ob nun eine spezielle Software mit Zeiterfassung zum Einsatz kommen soll oder die integrierten Funktionen im PVS ausreichend sind, hängt von Euren Ansprüchen und Eurer Betriebsgröße ab.
Für kleine Praxen mit wenig Mitarbeitern ist eine Zeiterfassungssoftware ein „nice to have“ – denn in der Regel sind die integrierten Funktionen einer Praxissoftware bereits ausreichend, aber weniger umfangreich und bieten weniger Automatisierungsmöglichkeiten als spezialisierte Zeiterfassungssoftware.
Größere Praxen hingegen sollten definitiv Einsatz einer spezialisierten Zeiterfassungssoftware bevorzugen. Diese bietet eine Vielzahl von Funktionen zum digitalen Stempeln und zahlreiche Zusatzfeatures, die über die bloße Arbeitszeiterfassung hinausgehen.
Fazit
Als Praxis-Inhaber ist die Zeiterfassung nicht optional. Sehr wohl könnt Ihr aber selbst bestimmen, wie Ihr dies umsetzt. Unserer Ansicht nach ist eine digitale Lösung der handschriftlichen Erfassung der Arbeitszeit fast immer vorzuziehen, da dies übersichtlicher, einfacher und vor allem effizienter ist.
Nun stellt sich nur noch die Frage, ob Ihr Euch nun eine eigene Software zur Zeiterfassung zulegt oder die integrierten Funktionen Eurer Praxissoftware nutzt. Diese Entscheidung solltet Ihr vor allem von der Größe Eurer Praxis abhängig machen und wie viel Komfort Ihr bei der Arbeitszeiterfassung erwartet.