thevea Physiotherapie Software - Test, Erfahrungen & Bewertung

Auf dieser Seite informieren wir euch umfassend über die Physio-Software thevea von der thevea GmbH.

Bei uns kommen alle Seiten zu Wort:

Nutzer von thevea, die durch den Test im täglichen Praxis-Alltag bereits Erfahrungen mit der Software gemacht haben
Der Hersteller selbst: Die thevea GmbH
Wir als unabhängiges Vergleichsportal führen schließlich eine abschließende & objektive Bewertung durch

Mit den folgenden Inhalten möchten wir dazu beitragen, dass ihr euch ein gutes Bild von thevea machen könnt, um entscheiden zu können, ob diese Software-Lösung für eure Physiotherapie-Praxis in Frage kommt.

Wenn das der Fall sein sollte, könnt ihr mit dem folgenden Gutschein noch ein besonders attraktives Angebot für thevea wahrnehmen und bares Geld sparen:

Zum Gutschein für thevea

Zum Überblick über die verschiedenen Anbieter von Physio-Software

thevea: Interview mit dem Hersteller der Software

Der Software-Hersteller, die thevea GmbH (Homepage), beantwortet 42 Fragen zu thevea, seiner Praxissoftware für Physiotherapeuten:

Fragen zur Technik

Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Web-Applikation

Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, vollumfänglich nutzbar.

Zur Nutzung der Scan-App empfiehlt sich ein Smartphone bzw. Tablet mit Fotofunktion.

Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
- Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Keine Einschränkungen.

Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
- Bestimmte Geräte?
- Bestimmte Betriebssysteme?
- Bestimmte Web-Browser?

Zugang zu einem Web-Browser, mittels PC, Notebook, Tablet oder Smartphone.

Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Nein, vorerst noch nicht.

Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Alle in thevea abgelegten Daten werden ausschließlich verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Wie ist der Umgang mit Updates?
- Wie regelmäßig kommen Updates?
- Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
- Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
- Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
- Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
- Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Mehrfach monatliche Updates werden automatisch umgesetzt. Der User erhält die Updates in thevea selbst über eine Mitteilung und kann diese in unserem Help-Center nachlesen. In den Updates sind Verbesserungen, Bug-Fixes oder auch neue Funktionen enthalten.

Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
- Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
- Wo kann man diese Backups ablegen?
- Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
- Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
- Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Keine Backups notwendig, da die Daten verschlüsselt und bereits in redundanten Rechenzentren gespeichert werden

Fragen zur Praxisverwaltung

Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Automatische Einlesung der Daten oder manuell?
  - Wie genau werden die Daten eingelesen: Wird das Rezept gelesen oder der QR-Code darauf?
  - Was wird alles automatisch eingelesen und welche Prozesse werden angestoßen?
- Erfolgt eine Rezept-Validierung bzw. Prüfung nach Heilmittelkatalog?
  - Wenn ja, wie?
  - Gibt es Daten zur Häufigkeit von Absetzungen mit Ihrer Software?
- Verwaltung/Management der Zuzahlungen
  - Mahnwesen?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rezept-Management anmerken?

Die Verordnungserfassung kann sowohl manuell durch händische Eingabe als auch automatisiert durch die thevea Scan App erfolgen. Bei der automatisierten Erfassung wird entweder der Barcode gescannt oder die Foto-Funktion genutzt.

Für die Rezept-Validierung sind in thevea selbst die aktuellsten Heilmittelrichtlinien integriert. Die Verordnungen werden nach diesen Regeln geprüft und optisch entweder bestätigt oder abgelehnt.

Zusätzlich werden aus der Verordnung heraus auch die Patientendaten direkt übernommen. Dadurch können Termine direkt verplant, Behandlungsdaten ergänzt und die Dokumentation hinterlegt werden. Jede Verordnung wird einem bestimmten Patienten zugeordnet.

Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Kommunikation mit Patienten
- Patienten-Historie
- Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
  - Was kann hier alles gespeichert werde? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Patienten-Management anmerken?

Alle relevanten Infos zum Patienten (Patientenstammdaten, Termine, Verordnungen, Dokumentationen und Rechnungen) werden automatisch abgelegt. Dadurch ist sofort ersichtlich, welcher Therapeut den Patienten behandelt hat und welche Maßnahmen durchgeführt wurden.

In der digitalen Patientenakte besteht zudem die Möglichkeit, Arztberichte, vorherige Therapieberichte und Bilder durch einen Dateiupload hinzuzufügen. Dies ermöglicht eine zentrale Sammlung aller relevanten Informationen an einem Ort.

Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Zeiterfassung
- Urlaubsplanung
- Gehälter / Benefits
- Mitarbeiterprovisionen
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Mitarbeiter-Management anmerken?

Mitarbeiter können in thevea angelegt und verwaltet werden, Dabei können Arbeitszeiten und Abwesenheiten hinterlegt werden, die im Terminkalender dann Berücksichtigung finden. In thevea gibt es zusätzlich eine Mitarbeiterstatistik, die den Umsatz der einzelnen Mitarbeiter aufzeigt. Es wird dargestellt, wie viele Verordnungen jeder Mitarbeiter abgeschlossen hat und welchen Umsatz der jeweilige Mitarbeiter in einem gewählten Zeitraum erwirtschaftet hat.

Neben dem Adminzugang, der erweiterte Rechte wie Abrechnung und Verwaltung ermöglicht, besteht optional die Möglichkeit, eigene Mitarbeiterzugänge zu erwerben. Dabei können die Zugänge so eingestellt werden, dass Mitarbeiter keinen Einblick in die Abrechnung oder Verwaltung haben.

Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Vorhandensein / Verfügbarkeiten von Geräten
- Raum-Therapeuten-Zuordnung
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Ressourcen-Management anmerken?

Derzeit gibt es kein Ressourcen-Management. Es gibt allerdings die Möglichkeit mittels Terminkategorien und Farben Ressourcen abzubilden.

Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management der Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Terminplanung
- Ausdruck Terminzettel
- Online-Terminbuchung
- Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin-Management anmerken?

Die Terminplanung bei thevea zeichnet sich durch ihre Einfachheit, intuitive Bedienung und Schnelligkeit aus. Sobald der Patient mit der entsprechenden Verordnung angelegt wurde, können passende Termine bei einem geeigneten Mitarbeiter basierend auf den vom Patienten angegebenen Verfügbarkeiten geplant werden. Dabei werden auch Abwesenheiten, Unterbrechungsfristen, Urlaube und ähnliche Faktoren berücksichtigt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Termine auf einem Terminzettel auszudrucken. Mit thevea sind alle Informationen zu Terminen, Patienten, Verordnungen und Mitarbeitern direkt im Terminplaner ersichtlich.

Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, dem Patienten eine automatische Terminerinnerung via Mail, 24 Stunden vor dem geplanten Termin, zuzusenden.

Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- DMS (Dokumentenmanagement-System)?
- Vorlagenmanagement
- vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
- Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
- Individualisierung der Vorlagen
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumenten-Management anmerken?

Aktuell ist in thevea kein Dokumentenmanagement vorhanden.

Fragen zur Abrechnung

Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
- Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
- Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

thevea erleichtert die digitale Abrechnung erheblich. Es besteht eine Schnittstelle zu unseren fünf Abrechnungspartnern: opta data, AS Bremen, AS Berlin, DZH und Severins. Dadurch können Abrechnungsdaten nahtlos in thevea übertragen werden. Alternativ kann thevea natürlich auch in Kombination mit anderen Abrechnungszentren (z.B. Optica, Noventi) genutzt werden.

Vor der Abrechnung werden die Verordnungen und die Angaben, die von der Praxis gemacht wurden, von thevea geprüft, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und keine potenziellen Absetzungen drohen. Dies hilft dabei, Fehler zu vermeiden und eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten.

Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
- Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
- Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

Aktuell bietet thevea keine Möglichkeit direkt mit den Krankenkassen abzurechnen. Durch die integrierte Schnittstelle zu unseren Abrechnungspartnern gibt es aber stark reduzierte Kosten, sodass eine Selbstabrechnung unwirtschaftlich wäre.

Die korrekten Positionsnummern sowie die aktuellen Preise der jeweiligen Rahmenverträge werden direkt in thevea implementiert, sobald Änderungen vorliegen. Es ist kein manuelles Update erforderlich, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
- Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Mit thevea Pro ist es möglich, Privatverordnungen abzurechnen. In der Verordnungsanlage stehen verschiedene Verordnungsarten zur Auswahl. Sobald eine Privatverordnung einem Patienten zugeordnet wurde, kann eine entsprechende Rechnung erstellt werden.

Um eine Rechnung zu erstellen, können zuvor die individuellen Preislisten und Positionen eingetragen werden. Die Rechnungen können entweder als PDF exportiert oder direkt gedruckt werden. Zusätzlich können Zahlungseingänge in thevea erfasst werden, sodass direkt ersichtlich ist, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder noch aussteht.

Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
- Sektoraler Heilpraktiker?
- Artikelverkauf?
- Rehasport?
- ..?

Aktuell können Zuzahlungen und Privatverordnungen mit thevea in Rechnung gestellt werden.

Fragen zur Therapie

Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
- Geleitete Anamnese & Befundung?
- SOAP-Notizen?
- Dokumentation der Befundung?
- Interaktivität?
- Sonstiges…?

Eine Befundung ist mit thevea noch nicht möglich – wir arbeiten aber bereits daran.

Inwiefern unterstützt die Software dabei, einen Therapieplan zu erstellen?
- Automatische Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung (oder Vorschläge/Anregungen)?
- Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
- Ausdruck für Patient?
- Digitale Bereitstellung des Therapieplans auch für Patient?
- Bereitstellung von Videos zur Veranschaulichung von Übungen?
- ..?

Eine Therapieplanung ist mit thevea noch nicht möglich – wir arbeiten aber bereits daran.

Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
- Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
- Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
- Textbausteine?
- Rechtssicherheit?
- ..?

In thevea Pro besteht die Möglichkeit, eine umfassende Behandlungsdokumentation direkt beim jeweiligen Patienten zu hinterlegen. Dabei werden auch die Mitarbeiter, die an der Behandlung beteiligt waren, im Aktivitätenprotokoll erfasst. Jede Dokumentation ist mit der entsprechenden Verordnung des Patienten verknüpft.

Dadurch wird eine lückenlose Nachverfolgbarkeit der Behandlung gewährleistet und es können alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort abgerufen werden. Die Verbindung zwischen Dokumentation und Verordnung erleichtert auch die spätere Einsicht und Auswertung der Behandlungsergebnisse.

In der Dokumentation können Bilder aber auch Dokumente per Dateiupload hinzugefügt werden. Alle Daten liegen gesichert auf unseren Servern in deutschen Rechenzentren.

Zusätzlich kann die durchgeführte Dokumentation per Drag & Drop in den Therapiebericht eingebunden werden.

Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Aktuell gibt es kein Patienten-Portal in thevea.

Bietet die Software die Möglichkeit der Fernbetreuung / Online-Betreuung der Patienten? Wenn ja, welche Möglichkeiten werden genau geboten?

Nein.

Bietet die Software die Möglichkeit der Videotherapie / Teletherapie? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Nein.

Ist eine Übungsbibliothek mit Physiotherapie Training für Patienten in der Software enthalten?
- Wenn ja, wie viele Übungen sind dort enthalten?
- Wie können dem Patienten die Übungen zugänglich gemacht bzw. gezeigt werden (Video / Ausdruck …)?
- Können auch eigene Übungen angelegt werden?

Nein.

Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen

Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
- Bareinnahmen und -ausgaben
  - Zuordnung?
  - Kassenbuch?
- EC-Zahlungen / Kreditkarte?
  - Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
  - Zuordnung?
  - Integration eines Kartenlesers?
- Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
  - Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
- Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Es gibt in thevea aktuell lediglich die Möglichkeit Zahlungen zu Rechnungen manuell hinzuzufügen. Wir arbeiten bereits an der Möglichkeit Kartenzahlungen mit thevea zu synchronisieren sowie an einem Kassenbuch.

Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
- Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
- Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
- Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Es gibt aktuell keine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung.

Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
- Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
- Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
- Daten-Export an Steuerberater?
- Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Es gibt aktuell keine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung aus thevea. Allerdings bieten wir in Kooperation mit der opta data finance GmbH einen Datev-Export an den Steuerberater an.

Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

Mitarbeiterstatistik nach Umsatz und Behandlungen insb. zum Controlling und zur Honorierung von freien Mitarbeitern.

Weitere Fragen zu thevea

Für welche Zielmärkte ist die Software ausgelegt (Deutschland / Österreich / Schweiz)?

Deutschland.

Mit welchem Kundenservice / Support können Anwender rechnen?
- E-Mail-Support?
- Call-Center / telefonischer Support?
- Durchschnittliche Wartezeiten?
- Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
- Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
- Sonstiges…?

Live-Chat, E-Mail Support, telefonischer Support, Videokonferenzen, Webinare sowie ein umfassendes Hilfecenter. Alles Inhouse Support von Mitarbeiter:innen, die früher selbst als Therapeut angestellt waren.

Konditionen

Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

thevea Starter für die digitale Abrechnung bei 29,90€ netto / Monat im Jahrestarif

thevea Pro für die digitale Praxisverwaltung bei 49,90€ netto / Monat im Jahrestarif

Die aktuellen Preise sind auch stets unter https://thevea.de/preise/ abrufbar.

Zusätzlicher Gutschein für thevea

Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Vertragslaufzeiten: monatlich oder jährlich

Er kann vom Kunden oder der thevea bei der monatlichen Vertragslaufzeit mit einer Frist von 14 Tagen und bei der jährlichen Vertragslaufzeit mit einer Frist von 1 Monat zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit gekündigt werden.

Einfachheit des Software-Wechsels

Gibt es eine kostenlose Testversion?
- Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
- Wie lange kann man testen?

Ja! Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testversion unter https://mein.thevea.de/auth/register. Dort können alle Funktionen, auch die von thevea Pro getestet werden. Nach Ablauf der Testversion ist keine Kündigung notwendig. Es werden auch keine Bankdaten benötigt.

Des Weiteren können Interessenten eine kostenlose Produkt-Demo unter https://thevea.de/beratung erhalten.

Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

Es ist nach Absprache möglich Patientendaten aus einer anderen Software zu übernehmen.

Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxisbetreibern die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Softwarewechsel in der Physiotherapie somit vereinfacht wird?

Es gibt ein Sorglos-Paket, in dem wir noch intensiver mit neuen Kunden das Onboarding vornehmen. Darüber hinaus unterstützen wir beim Import von vorhandenen Patientendaten. Ansonsten ist thevea so kinderleicht gestaltet, dass Therapeuten sehr schnell damit zurecht kommen.

Gesetzliche Vorgaben

Werden alle Vorgaben der DSGVO umgesetzt?
- Ggf.: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

Alle Vorgaben der DSGVO werden eingehalten und umgesetzt. Des Weiteren werden alle Daten sicher und verschlüsselt in den Rechenzentren aufbewahrt. Für weitere Informationen siehe https://thevea.de/datenschutzerklaerung/.

Besteht ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur? Wenn nein, ab wann ist das vorgesehen?

thevea ist TI-Ready und es besteht ein Anschluss an die TI. Allerdings sind noch keine Fachanwendungen nutzbar. Dies werden wir in 2024 realisieren.

User Experience

Worauf haben Sie beim Design Ihrer Software (Optik der Oberfläche für den Anwender) besonders geachtet?

Die Betonung auf eine einfache und intuitive Oberfläche ist von großer Bedeutung für uns. Daher pflegen wir eine enge Zusammenarbeit mit anderen Therapeuten, um deren Feedback in die Entwicklung von thevea einfließen zu lassen.

Indem wir auf das wertvolle Feedback und die Erfahrungen anderer Therapeuten hören, können wir sicherstellen, dass thevea optimal auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Benutzer zugeschnitten ist. Die kontinuierliche Zusammenarbeit ermöglicht es uns, die Benutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern und eine effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen.

Worauf haben Sie bei der Usability Ihrer Software (Funktionalität/Gebrauchstauglichkeit für den Anwender) besonders geachtet?

Um sicherzustellen, dass die neuesten Funktionen reibungslos funktionieren und den Anforderungen der Benutzer gerecht werden, führen wir regelmäßig Beta-Tests durch. Dabei gewähren wir exklusiven Zugang zu diesen Beta-Funktionen für thevea-Kunden.

Die Kunden haben die Möglichkeit, die Funktionen auf ihre Einfachheit, Verständlichkeit und eventuelle Fehler zu überprüfen. Ihr wertvolles Feedback ermöglicht es uns, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen, bevor die Funktionen offiziell eingeführt werden.

Durch diese Beta-Tests stellen wir sicher, dass thevea kontinuierlich weiterentwickelt wird, um den Bedürfnissen und Anforderungen der Benutzer bestmöglich gerecht zu werden.

Sonstiges

Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Ja, durch eine Rechteverwaltung und Vergabe der Mitarbeiter.

Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Nein.

thevea im Test: Erfahrungen aus dem Praxis-Alltag

Die Betreiberin einer Physio-Praxis, die seit einiger Zeit mit thevea arbeitet, hat uns ebenfalls 42 Fragen beantwortet.

Wir hoffen, dass ihre Erfahrungen euch dabei helfen werden, einen noch umfassenderen Eindruck von thevea zu bekommen, um bestmöglich beurteilen zu können, inwieweit es euren Erwartungen und Bedürfnissen entspricht.

Eingangs-Fragen

Welche Software nutzen Sie?

Thevea

Welches Paket dieser Software nutzen Sie bzw. welchen Leistungsumfang nutzen Sie und zu welchen Kosten?

Thevea Pro (49,90 Euro) darin enthalten sind: Terminkalender, Patientenverwaltung, Mitarbeiterverwaltung, Dokumentation, Rechnungsstellung, Statistiken

Bevor wir auf die einzelnen Themenfelder eingehen – Bitte schildern Sie zunächst einmal Ihren Gesamteindruck bzw. Ihre Zufriedenheit im Allgemeinen mit der Software.

Insgesamt ist das Preisleistungsverhältnis mega. Der Support ist wirklich gut zu erreichen und bemüht sich super schnell um Hilfe. Ich arbeite derzeit noch alleine in meiner Praxis und kann gut mit dem Programm arbeiten. Ich denke jedoch, dass es auch mit mehreren Therapeuten kein Problem sein sollte.

Manchmal hängt sich die Seite leider auf, dann muss man die Seite neu aufrufen, das ist schade.
Ich hätte die Software ebenso gerne als offline Produkt. Das ist leider nicht möglich, man muss diese immer über die Internetseite öffnen oder eine APP auf dem Handy haben (da fehlen aber Funktionen wie Terminzettel ausdrucken etc.).

Unschlagbar ist, dass mit einer extra App Verordnungen gescannt werden können, was unglaublich viel Arbeit erspart. Das funktioniert einwandfrei.

Technik

Nutzen Sie die Software als Web-Applikation oder als Installations-Software?

Die Software wird über eine Website genutzt. Es gibt fürs Handy aber auch eine App.

Nutzen Sie die Software auch auf mobilen Endgeräten (Handy / Tablet)? Wenn ja, wie sind Ihre Erfahrungen damit? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja ich nutze die APP auf meinem Handy. Es sind nicht alle Funktionen verfügbar wie z-B. Terminzettel auszudrucken. Ansonsten super um fix Termine nach zusehen oder zu dokumentieren. Beachten muss man nichts. Die Website ist meiner Meinung nach nur umfangreicher und komfortabler. Die APP ist halt super für einen schnellen Überblick und wenn man mal auf Hausbesuch ist.

Nutzen Sie die Software (teilweise) auf mehreren Geräten gleichzeitig? Wenn ja, wie sind Ihre Erfahrungen damit?
- Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und (wie) können sie verhindert werden?

Ich nutze Thevea sowohl auf meinem Handy als App als auch auf meinem Macbook
als Website. Es gibt keine Einschränkungen oder Probleme.

Mit welcher technischen Ausrüstung nutzen Sie die Software?
- Welche Geräte?
- Welche Betriebssysteme?
- Welche Web-Browser?

Apple Iphone 13 mini
Apple MacBook Air
Safari Browser

Gibt es Ihrer Kenntnis nach die Möglichkeit, auch offline mit der Software zu arbeiten? Nutzen Sie dies? Wenn ja, gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden? Wenn nein, würden Sie sich diese Möglichkeit wünschen?

Nein die Möglichkeit gibt es leider nicht, aber ich würde sie mir wünschen.

Wie schätzen Sie Ihre Software in Bezug auf die Datensicherheit ein? Hatten Sie jemals Probleme bezüglich der Datensicherheit?

Ich denke die Daten sind gut geschützt. Ich kenne mich aber nicht gut damit aus. Zugriff hat nur derjenige der mein Passwort und Nutzernamen kennt.

Wie beurteilen Sie den Umgang mit Updates bei Ihrer Software?
- Wie regelmäßig kommen Updates?
- Wie erfahren Sie von den Updates?
- Werden bei den Updates noch Funktionserweiterungen/-veränderungen implementiert oder lediglich etwaige Fehler-Korrekturen oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
- Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
- Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
- Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Updates sind bestimmt 1x die Woche ab 20-20:30 Uhr. Ich wurde davon bisher nicht eingeschränkt. Die Software lief jedes Mal besser. Vor dem Update kommt morgens ein Dauer-Button auf den Terminplan (stört aber nicht). Es werden immer
Funktionserweiterungen ermöglicht bei einem Update (die Software ist ja auch noch recht neu).

Die Updates werden automatisch gemacht, man kann sie nicht nicht machen.
Man führt die Updates nicht durch, da Thevea als solches ja kein Programm ist sondern eher eine Internetseite. Ist so als würde man sich bei Facebook einloggen, da merkt man auch nur die Veränderung nach einem Update und hat sonst nichts damit zu tun.

Anmerkung zum Thema Update: Finds super das es einfach gemacht wird und ich mich nicht weiter kümmern muss. Die Uhrzeiten sind super gewählt.

Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
- Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
- Wo kann man diese Backups ablegen?
- Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
- Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
- Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Ich mache kein Backups, soweit ich weiß werden die Daten aber gespeichert. Ich müsste nochmal bei Thevea nachfragen wie das genau läuft.

Praxisverwaltung

Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Automatische Einlesung der Daten oder manuell?
  - Wie genau werden die Daten eingelesen: Wird das Rezept gelesen oder der QR-Code darauf?
  - Wie gut funktioniert das automatische Einlesen der Daten?
  - Was wird alles automatisch eingelesen und welche Prozesse werden angestoßen?
- Erfolgt eine Rezept-Validierung bzw. Prüfung nach Heilmittelkatalog?
  - Wenn ja, wie gut funktioniert es Ihrer Meinung nach?
- Verwaltung/Management der Zuzahlungen
  - Mahnwesen?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rezept-Management anmerken?

Das Rezept-Managment ist super. Es gibt die Thevea Scan App. Entweder scannt man den QR-Code oder macht ein Bild von der Verordnung. Die Daten werden übertragen und man muss lediglich manuell bestätigen. Die Verordnungen werden auch direkt auf Richtigkeit geprüft. Das klappt 1a.

Auf die Rezeptgebühr wird nicht hingewiesen. Wenn ich vergesse diese einzufordern, ist´s leider Pech, das sehe ich erst am Ende bei der Abrechnung. Allerdings gibt es da den Button „Pat. Zahlt die Zuzahlung trotz mehrfacher Aufforderung nicht“.

Ich würde mir eine Erinnerung wünschen der Zuzahlung.

Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management und auch die Patientenkommunikation online in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Patientenkommunikation über die Software?
- Patienten-Historie
- Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
  - Was kann hier alles gespeichert werde? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Patienten-Management anmerken?

Das Patienten-Management als solches ist ganz gut. Nervig ist wenn man schnell einen Patienten anlegen muss, dass das System Name, Vorname und Geburtstag haben will, sonst ist eine Anlage nicht möglich. Bei fiktiven Geburtsdaten werden dann die Termine der verordnung nicht automatisch zu geordnet. Wenn man das allerdings weiß geht es eigentlich. Nach der Telefonnummer wird nicht gefragt. Im Praxisalltag vergesse ich leider jedoch häufig danach zu fragen, da wäre eine Erinnerung noch nett.

Man kann Anmerkungen in die Patientenakte hinterlegen. Aber keine Befunde hochladen, das wäre noch mega. Ebenso kann man Dokumentieren, aber es gibt keine Bausteine dafür. Man wird jedoch nach jedem durchgeführten Termin zur Doku aufgefordert, was ich sehr angenehm finde. Leider kann man nichts einzeichnen und Therapieberichte kann man mit Thevea noch nicht schreiben.

Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Zeiterfassung
- Urlaubsplanung
- Gehälter / Benefits
- Mitarbeiterprovisionen
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Mitarbeiter-Management anmerken?

Die Zeiterfassung ist ok. Wenn der Therapeut allerdings Urlaub hat, hat er Urlaub leider gehen keine halben Urlaubstage und die Tage werden nicht gezählt. Man trägt Urlaub ein, aber muss aufpassen, dass man nicht zu viel gewährt.

Der Umsatz der Mitarbeiter ist zu sehen. Gehälter / Benefits nicht. Provisionen ebenso nicht.

Ich würde mir noch mehr Möglichkeiten wie z.B. halbe Urlaubstage, das Zählen von Tagen etc. wünschen.

Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Vorhandensein / Verfügbarkeiten von Geräten
- Raum-Therapeuten-Zuordnung
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Ressourcen-Management anmerken?

Ein Ressourcen-Management gibt es gar nicht. Wäre aber sicherlich hilfreich. Was man machen kann ist die einzelnen Therapien (MLD, KG etc.) farblich erkenntlich zu machen. Oder dem Mitarbeiter eine Farbe zukommen zu lassen.

Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Terminplanung
- Ausdruck Terminzettel
- Online-Terminbuchung
- Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin-Management anmerken?

An sich lassen sich Termine mit der Webversion ganz einfach planen. In der App sind die Finger manchmal zu breit für die schmalen Spalten.
Leider erkennt Thevea die Zeiteinheiten nicht. Man kann sich die Raster zwar aussuchen, aber wenn man auf 20 Minuten stellt und der Termin 30 Minuten lang sein müsste muss man jeden einzelnen Termin manuell nacharbeiten.

Der Terminzettel lässt sich auf A6 oder A4 ausdrucken. Leider druckt er nur die bevorstehenden Termine und nicht die vergangenen Termine aus. Man kann maximal auch nur 15 Termine ausdrucken.
Eine Online Terminbuchung ist nicht möglich.

Benachrichtigungen und Erinnerungen könnte man wohl per Mail einrichten, habe ich aber noch nicht getestet.

Ansonsten finde ich es gut, dass man angeben kann ob der Termin stattgefunden wurde oder abgesagt wurde. Im Falle einer Absage wird man gefragt ob man eine Ausfallrechnung stellen möchte.

Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- DMS (Dokumentenmanagement-System)?
- Vorlagenmanagement
- vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
- Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
- Individualisierung der Vorlagen
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumenten-Management anmerken?

Das Dokumentationstool könnte besser sein. Es ist im Grunde aber nichts. Man dokumentiert nach jedem Termin ohne Satzbausteine oder sonstiger Vorlagen/Skizzen/Zeichnungen etc.

Abrechnung

Bietet das Programm die Möglichkeit, im Sinne einer Abrechnungssoftware über ein Abrechnungszentrum abzurechnen? Nutzen Sie diese Möglichkeit? Wenn ja, bitte schildern Sie, wie dieser Prozess in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
- Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
- Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

Die Abrechnung mit Thevea ist mega. Man wird nach dem letzten Termin gefragt ob man die VO abrechnen möchte und die Termine als Behandlunsdaten übernehmen möchte oder Anpassungen vornehmen will.

Dann füllt man sein Rezept manuell aus um es zur Abrechnungsstelle zusenden, in meinem Fall AS Bremen. Die Abrechnung wird online an die AS Bremen übermittelt und man bekommt eine direkte Übersicht über seinen Brutto und Nettoumsatz.
Thevea hat nicht mit jedem Abrechnungszentrum eine Schnittstelle.

Eine Übersicht über Absetzungen gibt es meiner Meinung nach nicht (gab den Fall noch nicht, bin erst in der 5. Woche).

Die Preise der gesetzlichen Kassen werden automatisch aktualisiert.

Zum Thema Abrechnung kann ich nur sagen, es ist wie Thevea sagt: kinderleicht.

Bietet die Software Ihrer Kenntnis nach die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)? Nutzen Sie diese Möglichkeit? Wenn ja, bitte schildern Sie, wie dieser Prozess in der Software Ihrer Meinung nach umgesetzt ist. Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
- Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
- Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

Ja die Möglichkeit gibt es, ich nutze diese aber nicht und kann daher nichts dazu sagen.

Wie ist der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software umgesetzt? Wie zufrieden sind Sie damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
- Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Rechnungen werden ganz einfach erstellt, man muss lediglich seine Privatpreise vorher eingeben. Dies läuft ganz reibungslos. Die Errechnung der Umsatzsteuer wäre noch wünschenswert, das muss man selbst einkalkulieren, ansonsten habe ich nichts zu meckern.

Welche weiteren Leistungen können Ihrer Erfahrung nach abgerechnet werden? Fehlt Ihnen hier ggf. etwas?
- Sektoraler Heilpraktiker?
- Artikelverkauf?
- Rehasport?
- Sonstige…?

Man kann alles abrechnen was man in seine Liste eingeben hat.

Therapie

Inwiefern nutzen Sie die Software zur Unterstützung bei der Befundung?
- Geleitete Anamnese & Befundung?
- SOAP-Notizen?
- Dokumentation der Befundung?
- Interaktivität?
- Sonstiges…?

Thevea ist keine Unterstützung bei der Befundung. Es gibt da keine extra Tools für.

Inwiefern nutzen Sie die Software, um einen Behandlungsplan zu erstellen?
- Automatische Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung (oder Vorschläge/Anregungen)?
- Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
- Ausdruck für Patient?
- Digitale Bereitstellung des Therapieplans auch für Patient?
- Bereitstellung von Videos zur Veranschaulichung von Übungen?
- ..?

Die oben genannten Vorschläge sind alle nicht machbar. Es bleibt bei einer einfachen Dokumentation nach jedem Termin.

Inwiefern nutzen Sie die Software für die Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
- Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
- Wie wird Ihnen als Anwender die Doku vereinfacht?
- Textbausteine?
- Sonstiges…?

Wie oben genannt. Keep it simple. Nach jedem Termin kann man ohne Vorlage seine Notizen schreiben.

Bietet die Software Ihrer Kenntnis nach die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Nutzen Sie diese Möglichkeit? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten? Wie zufrieden sind Sie bzw. Ihre Patienten damit? Was läuft dabei gut, was könnte besser laufen?