Patientify Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Fragen zur Technik

1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Bei Patientify handelt es sich um eine Browser-basierte Web-Applikation, welche man über einen Desktop-Computer, Laptop, Tablet oder per Smartphone unter app.patientify.io erreichen kann.

2. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Unsere Software kann ohne Einschränkungen über ein mobiles Endgerät benutzt werden, man braucht lediglich eine Internetverbindung und einen Browser.

3. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Grundsätzlich ist bei der Nutzung mit mehreren Geräten nichts zu beachten. Termineintragungen sowie auch sonstige Datenanpassungen werden vor der Abspeicherung nochmals gegengeprüft.

4. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

5. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Offline kann man Patientify nicht nutzen, da man zum Erreichen unserer Webseite eine Internetverbindung benötigt.

6. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
   • Wo werden die Daten gespeichert?
   • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Sämtliche Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert. Hierbei setzen wir auf eine 1024 Bit Verschlüsselung und Datenübertragung via SSL.

Da in Patientify auch sensible Daten wie z.B. Angaben zu dem aktuellen Gesundheitszustand erfasst werden können, setzen wir bei unseren Rechenzentren auf HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability) Konformität.

7. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Derzeit gibt es einmal monatlich ein großes Update in dem neue Funktionen veröffentlicht werden und bestehende Funktion aktualisiert und verbessert werden. Über diese großen Updates kann man sich in unserem Change Log informieren. Darüber hinaus gibt es unregelmäßig kleine Updates oder Hotfixes, wenn nötig.

Als Nutzer muss man nichts beachten, die Updates werden automatisch für alle User verfügbar.

8. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
   • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
   • Wo kann man diese Backups ablegen?
   • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
   • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

In unseren Cloud-Rechenzentren werden automatisch alle 30 Minuten Backups aller Daten gemacht. Da dieses Backups auf mehreren Servern gespiegelt werden, können diese jederzeit eingespielt werden, wenn der Bedarf hierfür entsteht.

Ergänzende Anmerkungen vom Hersteller zum Themenfeld Technik:

Patientify ist mit den aktuellsten Technologien und Frameworks entwickelt worden. In regelmäßigen Updates werden auch die Technologien im Hintergrund aktualisiert (ohne dass es der User merkt).

Somit ist sichergestellt, dass man als Nutzer von Patientify immer eine Software verwendet, welche den gängigen und neuesten technischen Standards entspricht.

Fragen zur Abrechnung

15. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

Die Abrechnung über ein Abrechnungszentrum ist derzeit in Patientify nicht möglich.

16. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

Eine direkte und automatisierte Abrechnung mit den Krankenkassen ist derzeit nicht möglich. Grundsätzlich können GoÄ-Abrechnungen erstellt werden allerdings werden diese nicht automatisiert an die Krankenkassen / Kostenträger übertragen. Es ist in naher Zukunft geplant die direkte Abrechnung mit den Krankenkassen zu ermöglichen.

17. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Eine Abrechnung von Privatpatienten gemäß den dementsprechenden Verordnungen ist möglich.

Ebenso die Abrechnung von individuellen verordnungsunabhängigen Leistungen ist jederzeit möglich. Die Abrechnungen können in Patientify generiert (PDF) werden. Ebenso kann man in der Abrechnungsübersicht einen einfachen Überblick über die noch offenen Posten erhalten.

Damit keine Abrechnungen vergessen werden, gibt es eine Funktion, die auf Basis der Termine alle noch nicht abgerechneten Leistungen zu einem Patienten auflistet. Mit wenigen Klicks kann dann die dementsprechende Abrechnung generiert werden.

18. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

Grundlegend können alle Leistungen abgerechnet werden. Über die Einzelleistungen können Dienstleistungen, Sonstige Leistungen sowie Warenleistungen (Wareneinsatz) erfasst werden. In der Gestaltung der Leistungen (Nr., Bezeichnung, Preis, Faktor) hat man die volle Freiheit. Die Funktion „Leistungssets“ ermöglicht es mehrere Leistungen in einem Set zusammenzufassen um bei deren Auswahl alle dazugehörigen Leistungen automatisch als einzelne Positionen auf der Abrechnung aufzulisten.

Bewertung zur Technik

Vorteile

• Zugänglichkeit und Kompatibilität: Patientify ist eine browserbasierte Web-Applikation, zugänglich über diverse Geräte (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone), was eine hohe Flexibilität und Einsatzmöglichkeit bietet.
• Einfache Handhabung: Keine spezielle technische Ausrüstung oder Softwareinstallation erforderlich, lediglich eine stabile Internetverbindung und ein Browser.
• Synchronisation und Stabilität: Patientify ermöglicht eine problemlose Nutzung auf mehreren Geräten gleichzeitig ohne bekannte Probleme wie doppelte Terminvergaben.
• Datensicherheit: Hohe Sicherheitsstandards mit 1024 Bit Verschlüsselung, SSL-Datenübertragung, Speicherung in deutschen Rechenzentren und HIPAA-Konformität.
• Automatische Updates und Backups: Regelmäßige Updates mit neuen Funktionen und Fehlerbehebungen, die automatisch für alle Nutzer verfügbar gemacht werden. Zusätzlich werden automatische Backups alle 30 Minuten erstellt.

Nachteile

• Abhängigkeit von einer Internetverbindung: Da Patientify eine reine Web-Applikation ist, ist eine dauerhafte Internetverbindung erforderlich. Die fehlende Offline-Funktionalität könnte in bestimmten Szenarien ein Hindernis darstellen (Hausbesuche in abgelegenen bzw. schlecht angebundenen Umgebungen?).
• Fehlende individuelle Backup-Optionen: Während automatische Backups zwar prinzipiell vorteilhaft sind, gibt es keine Option für Nutzer, eigene Backups zu erstellen oder zu verwalten.

Gesamtbewertung Technik

Insgesamt bietet Patientify in der Kategorie Technik eine sehr robuste und benutzerfreundliche Lösung. Die webbasierte Natur ermöglicht eine flexible und geräteübergreifende Nutzung, was für viele Physiotherapie-Praxis wichtig ist. Die hohe Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen und Browsern stellt sicher, dass die Software für eine breite Nutzerbasis zugänglich ist.

Die Datensicherheit, ein kritisches Element in der medizinischen Softwarebranche, wird durch die Verwendung sicherer deutscher Server und hoher Verschlüsselungsstandards gewährleistet. Dies ist besonders relevant, da sensible Patientendaten gehandhabt werden.

Die regelmäßigen Updates und automatischen Backups sorgen dafür, dass die Software stets auf dem neuesten Stand ist und Datenverluste minimiert werden. Allerdings könnte die fehlende Offline-Funktionalität in bestimmten Situationen einschränkend wirken. Die Abhängigkeit von einer konstanten Internetverbindung könnte in Gebieten mit schlechter Netzabdeckung problematisch sein.

Insgesamt ist Patientify eine technisch fortschrittliche, sichere und benutzerfreundliche Lösung für die Bedürfnisse von Physiotherapie-Praxen. Die Vorteile, insbesondere in Bezug auf Zugänglichkeit und Datensicherheit, überwiegen deutlich die genannten Nachteile. Daher würden wir die Kategorie Technik als sehr positiv bewerten.

Bewertung zur Abrechnung

Vorteile

• Flexible Abrechnungsmöglichkeiten mit Privatpatienten: Die Software ermöglicht die Abrechnung von Privatpatienten und individuellen Leistungen. Nutzer können Leistungen entsprechend den Verordnungen sowie verordnungsunabhängige Leistungen abrechnen.
• Anpassbare Leistungsgestaltung: Die Freiheit in der Gestaltung von Leistungen (Nummer, Bezeichnung, Preis, Faktor) bietet eine hohe Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Praxisbedürfnisse.
• Übersicht und Exportfunktionen: Patientify bietet eine Übersicht über offene Posten und ermöglicht den Export von Rechnungen für den Steuerberater, was die Buchhaltung erleichtert.
• Automatisierte Abrechnungserstellung: Die Funktion, die alle noch nicht abgerechneten Leistungen zu einem Patienten auflistet, erleichtert die Rechnungserstellung und hilft, keine Abrechnungen zu vergessen.

Nachteile

• Fehlende Integration mit Abrechnungszentren: Derzeit ist die Abrechnung über ein Abrechnungszentrum nicht möglich, was für einige Nutzer eine Einschränkung darstellen könnte.
• Keine direkte Abrechnung mit Krankenkassen: Aktuell ist keine direkte und automatisierte Abrechnung mit den Krankenkassen integriert, was zusätzlichen manuellen Aufwand erfordert.
• Eingeschränktes Mahnwesen: Ein Mahnwesen für offene Posten ist aktuell noch nicht implementiert, obwohl es geplant ist. Dies könnte das Forderungsmanagement aktuell erstmal erschweren bzw. ein manuelleres Mahnwesen nötig machen.

Gesamtbewertung Abrechnung

Die Abrechnungsfunktionen in Patientify bieten eine gute Grundlage für die Praxisverwaltung, insbesondere durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Abrechnungsszenarien. Die Möglichkeit, individuelle Leistungen und Privatpatienten abzurechnen sowie die übersichtliche Darstellung offener Posten und die praktische Exportfunktionen sind besonders hervorzuheben.

Allerdings sind die aktuellen Einschränkungen, wie das Fehlen der Integration mit Abrechnungszentren und Krankenkassen sowie das noch zu entwickelnde Mahnwesen, signifikante Nachteile. Diese Einschränkungen sind vor allem für Praxisbetreiber relevant, die hauptsächlich Kassenpatienten behandeln und die Abrechnung dieser Leistungen gerne über die Software machen möchten.

Insgesamt bewerten wir die Kategorie „Abrechnung“ in der Patientify-Software als zufriedenstellend, mit Raum für Verbesserungen. Die Stärken liegen in der Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, während die Integration weiterer Funktionen für eine umfassendere und effizientere Abrechnungsverwaltung wünschenswert wäre. Somit eignet sich Patientify aktuell vor allem im Kontext von Privat-Praxen.

Bewertung zu Betriebswirtschaft / Finanzen

Vorteile

• Zahlungsmanagement: Patientify ermöglicht es, Zahlungen zu Rechnungen einfach zu erfassen und offene Posten automatisch zu verwalten. Dies wird von Anwendern als praktisch und effizient empfunden.
• Datenexport für die Finanzbuchhaltung: Patientify unterstützt den Export von Abrechnungsdaten in Formate, die mit gängigen Buchhaltungsprogrammen wie DATEV und Lexware kompatibel sind. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und macht den Buchhaltungsprozess effizienter.
• Statistiken und Reporting: Patientify bietet grundlegende Statistiken zu Umsatz, Terminen und Patienten. Dies ist nützlich für das Praxis-Controlling und die strategische Planung.

Nachteile

• Fehlende Lohnbuchhaltungsfunktionen: Die Lohnbuchhaltung ist derzeit nicht in Patientify integriert. Es ist aber auch bei anderen Physio-Software-Tools üblich, hierfür auf externe Tools oder manuelle Prozesse zurückzugreifen.
• Eingeschränkte Finanzbuchhaltungsfunktionen: Während der Datenexport unterstützt wird, ermöglicht Patientify keine direkte Bearbeitung oder Verwaltung der Finanzbuchhaltung. Auch in diesem Bereich ist es jedoch normal, dass Physiotherapeuten dies über externe Dienstleister oder Programme abwickeln.

Gesamtbewertung Betriebswirtschaft / Finanzen

Die Patientify-Software bietet gute Unterstützung für das Management von Zahlungsströmen und einige Reporting-Funktionen, die für Praxisbetreiber hilfreich sein können. Insbesondere die einfache Erfassung von Zahlungen und der nützliche Datenexport für die Finanzbuchhaltung sind hervorzuheben. Diese Funktionen unterstützen Praxisinhaber bei der Verwaltung ihrer Finanzen und erleichtern die Zusammenarbeit mit Steuerberatern.

Allerdings gibt es deutliche Einschränkungen, insbesondere im Bereich der Lohn- und Finanzbuchhaltung. Die fehlende Integration dieser Funktionen bedeutet, dass Nutzer sich auf externe Tools verlassen müssen, was zu zusätzlichem Arbeitsaufwand und potenziellen Ineffizienzen führen kann.

Insgesamt scheint Patientify eine interessante Option für Praxisbetreiber zu sein, die eine einfache Lösung für Zahlungsverwaltung und grundlegende Finanzberichte suchen. Das Potenzial für zukünftige Erweiterungen, wie vom Hersteller angedeutet, könnte die vorhandenen Lücken in Zukunft schließen.

Bewertung zu den Konditionen

Patientify fährt ein sehr transparentes, einfaches und faires Preis-Modell.

Selbst das Komplett-Paket mit allen Features (die Pro-Version) kostet nur 79€ pro Monat, während in der Starter-Version nur 39€ fällig werden. Das gilt fairerweise aber nur für je 1 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet dann 39€ in der Pro-Version respektive 19€ in der Starter-Version.

Für besonders große Praxen kann das dann natürlich ins Geld gehen, aber auch hier zeigt sich Patientify flexibel und zeigt sich zu Rabattierungen bereit.

Auch sehr positiv ist, dass es keine einmaligen Start- bzw. Setup-Gebühren o.Ä. gibt!

Einen kleinen Mini-Abzug gibt es, weil es keine monatliche Kündigungsmöglichkeit gibt, sondern sich der Vertrag immer jahresweise verlängert. Wenn man das jedoch weiß, kann man das ja entsprechend in der eigenen Planung berücksichtigen. Das soll also nicht darüber hinwegtäuschen, dass das Preis-Modell von Patientify insgesamt definitiv attraktiv ist.