synaptos Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Fragen zur Technik

1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Synaptos ist eine Web-Applikation, die von jedem internetfähigen Endgerät mittels Browser verwendet werden kann. Das heißt, keine Installation, keine lästigen Updates und ortsunabhängige Verwendung.

2. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, die Applikation ist für die Bedienung auf Tablets ausgelegt, kann aber ebenso auf Smartphones mittels Browser verwendet werde. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit unsere PWA zu installieren und Synaptos direkt als App zu starten.

3. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Synaptos kann mit mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden, es ist nur darauf zu achten, dass nicht die gleichen Stammblätter oder Termine zur gleichen Zeit bearbeitet werden, da hier die letzte Änderung die vorherigen überschreiben könnte. In Zukunft wird es dafür eine „Sperre“ geben, die dies verhindert.

4. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

5. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Für die Verwendung der Applikation ist eine stabile Internetverbindung erforderlich. Über die Kalendersynchronisation kann der Kalender offline genutzt werden.
Mittels Handyhotspot kann von überall zugegriffen werden.

6. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
   • Wo werden die Daten gespeichert?
   • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Die Daten werden in einem Rechenzentrum von unserem ISO-zertifizierten Partner Medialine in Österreich (Wien) gesichert.

Weitere Maßnahmen:

• Verschlüsselte Datenübertragung
• Tägliche Backups aller Daten
• Laufende Sicherheitsupdates
• Redundante Datenbankserver

Weiteres unter https://Synaptos.at/informationen-zur-datensicherheit/

7. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Unsere User:innen müssen sich um keine lästigen Updates kümmern, da es sich um eine Web-Applikation handelt, spüren die User:innen davon nichts, auch kein lästiges Warten bis das Update abgeschlossen wurde. Im ca. Drei-Wochen-Rhythmus gibt es ein Update, welches neben Bugfixes und Kund:innenwünschen, auch neue Features bringt. Bugs, mit großen Auswirkungen, werden von uns sofort korrigiert.

Gesetzliche Änderungen verfolgen wir laufend, um unseren User:innen die Sicherheit zu geben, mit einer konformen Applikation zu arbeiten. Nach dem Update werden die User:innen mit einer Übersicht des Updates begrüßt, welches man auch auf unserer Website nachlesen kann.

8. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
   • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
   • Wo kann man diese Backups ablegen?
   • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
   • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Es ist nicht nötig als Synaptos-User:in ein eigenes Backup zu verwalten. Wir kümmern uns um die Daten unsere User:innen und legen täglich ein Backup aller Daten an. Selbst nach Beendigung der Zusammenarbeit mit Synaptos kann der User/die Userin sich entscheiden, die Daten weiterhin bei Synaptos zu speichern. Sollten sich die Wege doch trennen, kann der User/die Userin die Daten unkompliziert herunterladen.

Daten können jederzeit heruntergeladen werden. Damit ist der User/die Userin selbst für die Datensicherheit verantwortlich.

Fragen zur Abrechnung

15. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

Synaptos bietet ab Sommer 2024 die Möglichkeit die Abrechnungsdaten per Schnittstelle an unterschiedlich Abrechnungszentren zu übertragen.

16. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

Eine direkte Abrechnung ist aktuell noch nicht möglich. Diese wird in der nächsten Zeit folgen. Aktuell kann nur über die Abrechnungszentren abgerechnet werden.

17. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Die erbrachte Leistung wird zu jedem Behandlungstermin in der Verordnung hinterlegt. Damit kann auf Knopfdruck die Rechnung mit Bezug auf die Verordnung erstellt werden. Synaptos schlägt erbrachte und noch nicht verrechnete Leistungen vor und unterstützt dabei, keine Verrechnungsfehler aufkommen zu lassen. Die Finanzübersicht in der Patientenakte gibt Auskunft, welche Leistungen mit welcher Rechnung dem Patienten/der Patientin verrechnet wurden.

Im Abrechnungscockpit kann übersichtlich auf einen Blick pro Patient:in und pro Behandlungsserie abgerechnet werden.

Ein 4-stufiges Mahnwesen ist integriert, wo auf Knopfdruck die Mahnbelege automatisch erstellt werden können.

18. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

Es können beliebige Leistungen und auch Produkte verkauft werden. Zur Strukturierung von umfassenden Produktkatalogen stehen Warengruppen zur Verfügung. Mittels Abrechnungskreisen können die Rechnungen von Therapieleistungen und Produktverkauf für den Steuerberater/die Steuerberaterin getrennt werden.

Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen

26. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Zuordnung?
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
      • Zuordnung?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Synaptos unterstützt unterschiedliche Kartenzahlungen und die Zahlung per Überweisung. Zur Nutzung von Kartenlesern muss lediglich der Rechnungsbetrag in das Terminal eingegeben werden. Am Bankkonto erhaltene Zahlungen werden direkt bei der Rechnung vermerkt. Offene Zahlungen können mittels Mahnverfahren auf Knopfdruck eingefordert werden.

27. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Die Praxissoftware von Synaptos fungiert als Belegsammlungssoftware und ist nicht als Buchhaltungssoftware gedacht, weshalb auch keine Lohnbuchhaltung integriert ist.

28. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Eine Gegenüberstellung von Einnahmen, Ausgaben und einem etwaigen Gewinn bzw. Überschuss findet sich übersichtlich im Finanzcockpit von Synaptos. Hier kann auch der Export für den Steuerberater/die Steuerberaterin heruntergeladen werden. Mittels Grafiken werden die Einnahmen und Überschüsse visualisiert sowie in Form einer Auflistung getrennt nach Einnahmen und Ausgaben dargestellt.

Beim Datenexport für den Steuerberater/die Steuerberaterin kann unterschieden werden, ob CSV Dateien, CSV Dateien und Belege oder CSV Dateien und geschwärzte Belege exportiert werden sollen. Der Export kann für DATEV und BMD, oder im CSV-Format nach Beleg- oder Zahlungsdatum gewählt werden. Auch die zu exportierende Periode kann individuell festgelegt werden.

Abschließend kann ein Passwort festgelegt werden, mit dem der Export geschützt wird und welches dann nur der Steuerberater/die Steuerberaterin erhält.

29. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

Hierfür gibt es in der Applikation die Möglichkeit der „Auswertungen“. Diese sind in vielfältigen Bereichen der Software möglich: vom Kalender, über die Behandlungen, die Stammdaten und die Finanzen. Beispiele hierfür sind: „Anzahl der erbrachten Leistungen pro Monat“, „Gesamtumsatz pro Monat“, „Abgesagte Termine“. Bei Bedarf können individuelle Auswertungen bereitgestellt werden.

Bewertung zur Technik

Vorteile

• Zugänglichkeit und Flexibilität: Als Web-Applikation ist Synaptos von jedem internetfähigen Gerät aus nutzbar, was eine hohe Flexibilität in verschiedenen Arbeitsumgebungen ermöglicht. Es sind keine Installationen oder spezielle Hardwareanforderungen notwendig.
• Mobilfreundlichkeit: Synaptos ist speziell für Tablets optimiert und auch über Smartphones zugänglich. Durch die Progressive Web App (PWA) Option kann Synaptos ähnlich einer nativen App verwendet werden.
• Automatisierte Updates: Nutzer müssen sich nicht um Software-Updates kümmern, da diese automatisch im Hintergrund durchgeführt werden und regelmäßige Funktionsverbesserungen sowie Sicherheitsupdates beinhalten.
• Datensicherheit: Die Daten werden sicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Österreich gespeichert, mit verschlüsselter Datenübertragung und täglichen Backups.
• Einfache Bedienung: Die Plattform ist auch für technisch weniger versierte Anwender leicht zugänglich und bedarf keiner komplexen Einstellungen oder Wartungsarbeiten durch den Benutzer.

Nachteile

• Abhängigkeit von Internetverbindung: Da Synaptos eine reine Web-Applikation ist, kann die Software nicht offline verwendet werden, abgesehen von einer eingeschränkten Offline-Nutzung des Kalenders. Dies könnte in Gebieten mit instabiler Internetverbindung problematisch sein.
• Potenzielle Datenkonflikte: Die Nutzung der Software auf mehreren Geräten gleichzeitig kann zu Konflikten bei der Datenbearbeitung führen, insbesondere wenn mehrere Nutzer gleichzeitig dieselben Datensätze bearbeiten. Eine zukünftig geplante Sperre zur Vermeidung solcher Konflikte ist noch nicht implementiert.

Gesamtbewertung Technik

Die technische Umsetzung von Synaptos bietet insgesamt beträchtliche Vorteile, die vor allem in der modernen, nutzerfreundlichen und sicheren Gestaltung der Software liegen. Die Möglichkeit, von verschiedenen Geräten und Standorten aus auf die Software zuzugreifen, macht sie besonders attraktiv für Praxen, die eine flexible und effiziente Lösung suchen. Zwar besteht die Einschränkung durch die Notwendigkeit einer ständigen Internetverbindung und die theoretische Möglichkeit von Datenkonflikten, jedoch sind die Maßnahmen zur Datensicherheit und die benutzerfreundliche Gestaltung sehr überzeugend. Daher erhält die Kategorie Technik eine positive Gesamtbewertung, da sie zeigt, dass Synaptos sowohl in der Anwendungsfreundlichkeit als auch in der Sicherheit moderne Standards erfüllt, die für den heutigen Markt entscheidend sind.

Bewertung zur Abrechnung

Vorteile

• Große Ambitionen in der Abrechnung: Synaptos unterstützt ab Sommer 2024 die Abrechnung über Abrechnungszentren und plant anschließend auch eine direkte Abrechnungsmöglichkeit mit den Kostenträgern/Krankenkassen. Auch wenn Synaptos hier noch nicht ganz am Ziel ist, sind die Visionen vielversprechend.
• Effizientes Mahnwesen: Ein integriertes 4-stufiges Mahnwesen erleichtert das Management offener Posten und kann automatisch Mahnungen erstellen, was den administrativen Aufwand reduziert.
• Transparente Übersicht und Exportfunktionen: Synaptos bietet detaillierte Übersichten über die Abrechnungen und offenen Posten, die auch exportiert werden können, um den Überblick zu behalten und externe Analysen (Steuerberater o.Ä.) zu erleichtern.

Nachteile

• Derzeit noch fehlende Abrechnungs-Features: Obwohl geplant, unterstützt Synaptos aktuell weder die Abrechnung über Abrechnungszentren, noch die direkte Selbstabrechnung mit den Krankenkassen. Physiotherapeuten, die Synaptos ansonsten interessant finden, müssen sich hier noch etwas gedulden, sofern sie die Abrechnung in der Praxissoftware integriert haben möchten.

Gesamtbewertung Abrechnung

Die Abrechnungsfunktionen von Synaptos bieten schon jetzt eine solide Basis für die Abrechnung von Therapieleistungen und Produkten in einer Physiotherapiepraxis.

Dennoch liegt der Nachteil in der noch fehlenden Unterstützung für Selbstabrechnung und Abrechnung über Abrechnungszentren. Die geplante Implementierung dieser Funktionen wird ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Abrechnungseffizienz von Synaptos. Bis dahin ist Synaptos zunächst vor allem für Praxen interessant, bei denen die Abrechnung ohnehin unabhängig vom PVS bzw. der Praxissoftware läuft sowie für Praxen, die hauptsächlich mit Privatpatienten/Selbstzahlern abrechnen – denn das funktioniert schon heute sehr gut mit Synaptos.

Insgesamt erhält die Kategorie Abrechnung eine zufriedenstellende Gesamtbewertung, mit dem Hinweis, dass die volle Effizienz erst erreicht wird, sobald die geplanten Abrechnungs-Features vollständig implementiert sind.

Bewertung zu Betriebswirtschaft / Finanzen

Vorteile

• Umfassendes Zahlungsmanagement: Synaptos bietet robuste Unterstützung für verschiedene Zahlungsmethoden einschließlich Kartenzahlungen und Überweisungen. Die Integration eines Kartenlesers und die automatische Vermerkung von Zahlungen am Bankkonto erleichtern die Handhabung der Zahlungsströme.
• Übersichtliches Finanzcockpit: Die Software bietet ein gut strukturiertes Finanzcockpit, das Einnahmen und Ausgaben visualisiert und den Datenexport an Steuerberater in verschiedenen Formaten ermöglicht. Dies erleichtert das Finanzmanagement und unterstützt die Steuerplanung.
• Flexibler Datenexport und Sicherheit: Die Option, Daten in verschiedenen Formaten zu exportieren und diese mit einem Passwort zu schützen, bietet eine flexible und sichere Handhabung von sensiblen Daten.
• Vielseitige Statistiken und Berichte für Praxis-Controlling: Synaptos ermöglicht vielfältige Auswertungen in allen Bereichen der Praxis, was ein effektives Controlling und strategische Planung unterstützt.

Nachteile

• Fehlende Lohnbuchhaltung: Die Software bietet keine integrierte Lohnbuchhaltung. Eine solche All-in-One-Lösung suchen gibt es aber bis dato nicht, sodass Physios hier ohnehin auf externe Programme zurückgreifen müssen.
• Eingeschränkte Finanzbuchhaltung: Obwohl die Software ein Finanzcockpit bietet, ist sie nicht als vollständige Buchhaltungssoftware gedacht. Auch dies ist aber der Normalfall für eine Praxissoftware für Physiotherapeuten.

Gesamtbewertung Betriebswirtschaft / Finanzen

Die Betriebswirtschafts- und Finanzmanagementfunktionen der Synaptos-Software bieten eine starke Unterstützung für die Verwaltung und das Controlling der finanziellen Aspekte einer Physiotherapiepraxis. Die Funktionen zur Zahlungsverwaltung und das umfassende Finanzcockpit sind besonders hervorzuheben, da sie wesentliche Aspekte der täglichen Praxisfinanzen abdecken und das Reporting erleichtern.

Trotzdem bleibt die Abwesenheit einer integrierten Lohnbuchhaltung und einer vollständigen Buchhaltungslösung ein kleiner Nachteil.

Insgesamt erhält Synaptos in der Kategorie Betriebswirtschaft/Finanzen eine positive Bewertung, Die Stärken in der Zahlungsverwaltung und das umfangreiche Reporting sind hier ausschlaggebend.

Bewertung zu den Konditionen

Die Preise von Synaptos sind sehr transparent. Es gibt 4 Pakete, die sich im jeweiligen Leistungsumfang unterscheiden, sodass man nur das bezahlen muss, was man auch nutzen möchte.

Im günstigsten Paket für nur 30€/Monat bekommt man bereits die wichtigsten Funktionen für eine digital gut aufgestellte Physio-Praxis, allerdings ohne Online-Terminbuchung, Registrierkasse und in der Software integrierten E-Mail-Versand.

Die Range geht dann hoch bis 108€/Monat für einen Praxisverbund mit mehreren Standorten und allen Funktionen.

Wer sich direkt für ein Jahresabo (statt monatlich kündbar) entscheidet, spart nochmal ein paar Euro pro Monat.

Besonders hervorzuheben ist, dass kein anfängliches Einmal-Invest nötig ist – es beläuft sich ausschließlich auf die monatlichen Kosten.

Allerdings: Jeder weitere Benutzer (Angestellte) kostet nochmal 30€/Monat (egal in welchem Paket).