MedHQ Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Fragen zur Technik

1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Installation

2. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

keine mobilen Endgeräte

3. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

mehrere Arbeitsplätze werden nur bei sehr großen Installationen notwendig

4. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

5. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Für Programm-Updates durch unseren Server und von Preisen in MedHQ ist eine
Internetverbindung notwendig.
Ebenso für die Lizenzprüfung… es kann jedoch bis zu 10 Tagen offline gearbeitet
werden.

6. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
   • Wo werden die Daten gespeichert?
   • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Es wird mit einer SQL Datenbank von MS gearbeitet. Diese bietet ausreichende
automatisierte Datensicherheitsmechanismen an

7. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

MedHQ wird in unregelmäßigen Abständen mit Updates versorgt. Diese werden
online verteilt. Für die Versorgung mit Updates ist eine Subscription notwendig. Updates erstrecken sich auf alles… gesetzl. oder technisch notwendige Änderungen, Fehlerbehebung, zusätzliche Funktionen. Wenn ein Update nicht durchgeführt wird, verzichtet man auf Fehlerbehebung, neue Funktionen oder einen gesetzeskonformen Betrieb. Alle Updates werden mit unserem Softwarehersteller-Zertifikat versehen. Weiter werden Updates nur von in MedHQ definierten Update-Servern bezogen.

8. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
   • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
   • Wo kann man diese Backups ablegen?
   • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
   • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Es gibt die Möglichkeit Backups aus MedHQ heraus zu erzeugen. Alternativ hat man
die Möglichkeit Fremdsoftware für automatisierte Backupplanung einzusetzen. Für die SQL-Serverdaten gibt es gute Freeware-Lösungen, wenn ein dedizierter SQL-Server in verteilten Umgebungen eingesetzt wird.

Fragen zur Abrechnung

15. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

Es kann mit Abrechnungszentren gearbeitet werden. Dies ist jedoch nicht das Ziel
von MedHQ, weil die Selbstabrechnung nur 3 Mausklicks entfernt ist.
Es erfolgt keine Datenlieferung an spezielle Abrechnungsdienstleister.

16. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

MedHQ hat eine Online-Schnittstelle zur ITSG, um ein Abrechnunsgzertifikat
beantragen zu können. Bei Folgeanträgen über MedHQ gibt es von der ITSG
Preisnachlässe.

Absetzungen werden nicht automatisch angezeigt, denn das würde eine Schnittstelle zu den Abrechnungsdienstleistern der GKVs notwendig machen. Uns ist nicht bekannt, dass so etwas in irgendeiner Software zur Selbstabrechnung existiert.

Preislisten werden bei gültiger Subscription automatisch aktualisiert.

Kostenträger werden bei gültiger Subscription durch Online-Update aktualisiert.

Nach unseren Informationen ist MedHQ die einzige Software, die ohne Dakota o.ä. für die Verschlüsselung der Daten auskommt. MedHQ hat diese Funktionalität implementiert. Es entfällt somit die Wartung von Drittsoftware im Zusammenhang mit der Selbstabrechnung.

Zur Abrechnung fällige Rezepte werden automatisch zur Abrechnung angeboten.
Diese müssen nicht vorher gesucht und markiert werden.

17. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Es können in MedHQ eigene Preisstaffeln für dieses Klientel hinterlegt werden.
Rechnungen werden automatisch erzeugt, wenn alle Leistungen gebucht wurde.
Kein Mahnwesen oder Offene Postenverwaltung.

18. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

Es gibt einen Bereich, über den Heilmittelerbringerfremde Leistungen abgerechnet werden können. Dies wird jedoch kaum bei uns nachgefragt.

Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen

26. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Zuordnung?
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
      • Zuordnung?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Nicht enthalten

27. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Nicht enthalten

28. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Nicht enthalten

29. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

Es gibt einzelne Reports und Berichte, die hierfür genutzt werden können. Ansonsten sind die Datenbank oder die Daten nicht verschlüsselt, denn wir sind der Meinung, dass die Daten dem Kunden gehören. Es kann also alles via SQL ausgewertet werden.

Bewertung zur Technik

Vorteile

• Offline-Nutzung möglich: MedHQ ermöglicht bis zu 10 Tage komplette Offline-Arbeit, was für Nutzer in Gebieten mit unzuverlässigem Internet oder bei temporären Verbindungsproblemen sehr vorteilhaft ist.
• Datensicherheit: Die Verwendung einer SQL-Datenbank von Microsoft bietet automatisierte Sicherheitsmechanismen. Verschlüsselte Backups und die Möglichkeit, diese in privaten Cloud-Speicher zu sichern, bieten zusätzliche Sicherheit.
• Einfache Update-Prozesse: Updates werden automatisch angeboten und sind einfach zu installieren. Sie beinhalten wichtige Funktionserweiterungen, Fehlerbehebungen und gesetzliche Anpassungen.
• Backup-Erstellung: Backups können direkt aus der Software heraus oder über Drittanbieter-Tools erstellt werden, mit Erinnerungen zur Sicherung nach wichtigen Arbeitsabläufen.

Nachteile

• Keine mobile Endgeräte-Unterstützung: MedHQ ist nicht für die Nutzung auf mobilen Geräten wie Handys oder Tablets ausgelegt, was die Flexibilität und Zugänglichkeit einschränkt.
• Beschränkte Geräte- und Systemkompatibilität: MedHQ ist auf Windows-Betriebssysteme beschränkt.
• Eingeschränkte Multi-Device-Funktionalität: Obwohl die Verwendung auf mehreren Geräten möglich ist, scheint sie primär für größere Installationen vorgesehen zu sein und könnte bei kleineren Praxen überdimensioniert wirken.

Gesamtbewertung Technik

MedHQ bietet robuste Sicherheits- und Backup-Optionen, was für viele Physiotherapie-Praxen essentiell ist, insbesondere in Bezug auf den Umgang mit sensiblen Patientendaten. Die einfache Handhabung von Updates und die Möglichkeit zur Offline-Arbeit sind weitere Pluspunkte, die die Effizienz und Zuverlässigkeit der Software unterstützen.

Auf der anderen Seite ist das Fehlen einer mobilen Endgeräte-Unterstützung ein Nachteil, da die mobile Erreichbarkeit und Flexibilität in der heutigen Zeit für viele Praxen eine wichtige Rolle spielt, unter anderem auch für Hausbesuche. Ebenfalls ist die Einschränkung auf Windows-Betriebssysteme ein limitierender Faktor, der die Nutzbarkeit auf anderen Plattformen verhindert.

Insgesamt scheint MedHQ gut für Praxen mit festen Arbeitsplätzen und einer stabilen Windows-Infrastruktur geeignet zu sein, könnte aber für Praxen, die eine größere Flexibilität und Plattformvielfalt benötigen, weniger optimal sein.

Die Stärken in Datensicherheit und Update-Management sind sehr lobenswert, jedoch könnte MedHQ von einer Erweiterung der Gerätekompatibilität und der Einführung mobiler Funktionalitäten profitieren, um ein breiteres Spektrum von Nutzern anzusprechen.

Bewertung zur Abrechnung

Vorteile

• Einfache Selbstabrechnung: MedHQ ermöglicht eine direkte und einfache Abrechnung mit Kostenträgern/Krankenkassen, was die Notwendigkeit von Abrechnungszentren eliminiert.
• Automatische Aktualisierung: Preislisten und Kostenträgerinformationen werden bei gültiger Subscription automatisch aktualisiert, was den Verwaltungsaufwand minimiert.
• Integrierte Funktionalitäten: MedHQ benötigt keine externe Software wie Dakota für die Verschlüsselung von Daten, was den Wartungsaufwand verringert.
• Benutzerfreundlichkeit: Rezepte für die Abrechnung werden automatisch aufgelistet und können einfach verarbeitet werden.
• Flexibilität in der Preisgestaltung: Es können individuelle Preisstaffeln für Privatpatienten und Selbstzahler hinterlegt werden.
• Vielseitigkeit: Die Software bietet die Möglichkeit, neben Standardleistungen auch andere Dienstleistungen wie Heilpraktiker-Services abzurechnen.

Nachteile

1. Nicht für Abrechnung über Abrechnungszentren ausgelegt: Grundsätzlich kann auch über Abrechnungszentren abgerechnet werden, aber es gibt keine speziellen Funktionen für die Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren, da MedHQ hauptsächlich die Selbstabrechnung ermöglichen und vereinfachen möchte.
2. Begrenzte Zahlungsnachverfolgung: Es gibt kein Mahnwesen oder eine Verwaltung für offene Posten, was die Nachverfolgung von Zahlungen vereinfachen würde.

Gesamtbewertung Abrechnung

Insgesamt ist MedHQ was die Abrechnungs-Themen angeht effizient und benutzerfreundlich. Die Stärke der Software liegt in ihrer Fähigkeit, eine einfache und direkte Abrechnung mit den Kostenträgern zu ermöglichen, ohne dass externe Abrechnungsdienste erforderlich sind. Dies wird durch automatische Updates und integrierte Verschlüsselungsfunktionen unterstützt, die den Verwaltungsaufwand verringern.

Ein Mangel an Funktionen für Abrechnungszentren und das Fehlen einer automatischen Übersicht über Zu- und Absetzungen könnten für einige Nutzer ein Nachteil sein, die nicht selbst abrechnen möchten. Die begrenzten Funktionen für die Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern, insbesondere im Bereich des Mahnwesens, könnten ebenfalls einen Nachteil für einige Praxis-Betreiber darstellen.

Insgesamt bietet MedHQ eine super Unterstützung für die Selbstabrechnung, was auch da ausdrückliche Ziel von MedHQ war bzw. ist.

Bewertung zu Betriebswirtschaft / Finanzen

MedHQ bietet keine integrierte Lohn-/Finanzbuchhaltung oder Zahlungsmanagement.

Im Sinne eines Praxis-Controllings können jedoch verschiedene Statistiken erfasst und ausgewertet werden. Hierfür müsste man sich jedoch ein wenig mit SQL auskennen, da MedHQ bzw. der Hersteller Thor Dynamics den ehrenwerten Ansatz vertritt, dass die Daten ausschließlich dem Kunden gehören und diese dementsprechend auch nicht von MedHQ bzw. Thor Dynamics ausgewertet werden können.

Bewertung zu den Konditionen

MedHQ fährt ein interessantes Pricing-Modell, da auf die sonst üblichen monatlichen Beiträge, die oft abhängig von der Nutzerzahl/Praxisgröße ist, verzichtet wird.

Das Modell ist sehr transparent:

Für die einmalige Zahlung von 499€ kann man das Physiotherapie-Modul von MedHQ nutzen.

Danach kostet es jährlich 299€, wenn man die „Subscription“ für 365 Tage buchen möchte. Diese beinhaltet dann z.B. Updates von Preislisten, Kostenträgern sowie der Software selber, ist jedoch optional.

Heruntergerechnet auf den Monat wären dies ca. 25€/Monat für die (optionale) jährliche Subscription, was MedHQ zu einer der günstigsten Physio-Software-Lösungen macht, was die laufenden Kosten angeht. Den Anfangs-Invest von 499€ für die Software selbst gilt es natürlich dennoch zu beachten.