TheraTop Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Fragen zur Technik

1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Beides: die Installationssoftware ist momentan die umfangreichere Variante und wird als zentrale Software genutzt. Die Web-Applikation ist momentan eingeschränkt auf Terminkalender, Dokumentation und Karteikarte. Der Funktionsumfang wird aber zügig ausgebaut, sodass für die Web-Applikation in naher Zukunft derselbe Funktionsumfang vorhanden sein wird und die Software dann vollständig plattformunabhängig genutzt werden kann.

2. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, kann auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Momentan eben noch mit eingeschränktem Funktionsumfang, aber das wird nach und nach geändert (s. Frage 1).

3. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Unsere Lösung zeigt die Daten in Echtzeit an. Sollten zufälligerweise gleichzeitig 2  Termine vergeben werden, so wird beim Speichern des Termins noch überprüft, ob es bereits einen entsprechenden Termin oder Überschneidungen gibt und das wird dann gemeldet. Es gibt aber auch die Option Termine gleichzeitig anlegen zu können.

4. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

5. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, allerdings kommt es wie in Frage 4 beschrieben darauf an, welche Installationsversion gewählt wurde. Ein Cloudserver und ein selbst gehosteter Server, der nicht in der Praxis steht, ermöglichen natürlich keine Offlinearbeit. Bei der Desktopsoftware und bei der Web-Applikation mit IIS in der Praxis ist natürlich auch eine Offlinenutzung möglich. Auf mobilen Geräten muss allerdings immer einer Verbindung zum Server vorhanden sein.

6. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
   • Wo werden die Daten gespeichert?
   • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Die Daten werden auf einem PostgreSQL-Server gespeichert. Der Zugang zum PostgreSQL-Server ist für jede Praxis individuell. Die Zugangsdaten sind verschlüsselt und somit nicht einsehbar. Bei der Cloudvariante wird die Kommunikation mit dem Datenbankserver verschlüsselt, sodass kein Zugriff von außen möglich ist. Wir setzen dabei auf Verschlüsselungstechnik, die immer dem aktuellen Stand der Technik entspricht.

7. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

• Updates kommen sehr regelmäßig, unser Programm ist noch recht jung und wir haben den Anspruch möglichst alle Kundenwünsche umzusetzen, von denen wir uns einen Mehrwert für unsere Anwender versprechen.
• Der Nutzer bekommt im Programm eine Mitteilung, dass ein Update verfügbar ist.
• Es kommen Funktionserweiterungen, Bugfixes, gesetzliche Änderungen, Preisanpassungen bei den Heilmitteln, Krankenkassenstammdaten usw. in den Updates mit. Wir sind ein sehr serviceorientiertes Unternehmen, da wir im Kern IT-Systemhaus sind und unsere Philosophie auf Kundenzufriedenheit ausgerichtet haben. Dadurch wollen wir MIT den Kunden die Software weiterentwickeln und dementsprechend für Kundenwünsche immer ein offenes Ohr haben.
• Wenn man die Updates nicht mehr macht, hat man keine aktuellen Preise für Heilmittel und keine aktuellen Krankenkassenstammdaten. Außerdem erhält man eben auch keine Funktionserweiterungen und Bugfixes, das Programm läuft aber weiter wie bisher, sofern die jeweilige Peripherie einen Weiterbetrieb zulässt (z.B. ist bei einem Betriebssystemwechsel u.U. eine Anpassung an das neue Betriebssystem notwendig, für die evtl. ein Update eingespielt werden muss). Bei der Web-Applikation mit Cloudserver (nur da) gibt es einen Updatezwang, da serverseitig die Software immer auf dem neusten Stand gehalten werden muss.
• Die Installation der Updates ist sehr einfach gehalten, wir versuchen alles zu automatisieren und geben dem Anwender so die Möglichkeit per Knopfdruck ein komplettes Update aufzuspielen. Sollten Probleme beim Update auftreten steht unsere Hotline mit Rat und Tat zur Seite. Auch hier wollen wir auf unserer Serviceorientierung abheben und Ihre Wartezeit so gering wie möglich halten, was uns bisher auch sehr gut gelingt. In den meisten Fällen bekommen Sie direkt jemanden ans Telefon, wenn Sie bei uns anrufen.

8. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
   • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
   • Wo kann man diese Backups ablegen?
   • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
   • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

• Es wird die komplette Datenbank gesichert, das geht aus dem Programm heraus. Die Datenbank wird in eine einzelne Datei geschrieben und kann so z.B. auf eine externe Platte kopiert werden.
• Es kann eine automatische Datensicherung eingerichtet werden.
• Man stellt die automatische Datensicherung einmal ein und sie wird dann regelmäßig automatisch durchgeführt. Durch unseren Hintergrund als IT-Systemhaus können wir Ihnen auch eine Datensicherungslösung und verschiedene Dienstleistung für Ihre KOMPLETTEN Daten anbieten. Natürlich individuell auf Sie zugeschnitten und möglichst mit kostensparend mit guten Kosten- Nutzenverhältnis.
• Eine Wiederherstellung kann im Programm erfolgen oder direkt über den Datenbankserver. Auch hier unterstützen wir Sie gern.
• Backups sind unerlässlich um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten und Ihre Daten sicher zu speichern. Wenn Sie sich bei diesem Thema unsicher fühlen, können Sie sich gerne kostenfrei von uns beraten lassen
• Bitte beachten Sie: Eine einzelne externe Festplatte oder NAS reicht im Normalfall NICHT aus um Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Vor allem dann nicht, wenn die Platten im selben Netzwerk oder sogar am selben Rechner wie die Originaldaten sind

Fragen zur Abrechnung

15. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

• Momentan sind wir im Gespräch mit verschiedenen Abrechnungszentren. Nennen Sie uns Ihr Wunschabrechnungszentrum und wir kümmern uns um eine Anbindung
• Die Auswahl ist insofern frei, kann aber etwas Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Anbindung noch erstellt werden muss
• Preislisten werden automatisch per Update aktualisiert. Diese Updates kann man entsprechend einspielen. Normalerweise werden alle Änderungen gesammelt in einem Update zur Verfügung gestellt. Alternativ kann man die Preislisten über einzelne Dateien auch direkt in die Software einspielen.

16. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

• Unsere Software bietet die direkte Abrechnung mit Kostenträgern. Dazu ist die Nutzung der Software Dakota.LE notwendig. Eine kostengünstige Lizenz kann bei uns erworben werden. Sie benötigen dann ein ITSG Zertifikat, das Sie über Dakota.LE beantragen können, dabei unterstützen wir Sie gerne. Aus den Verordnungen werden Abrechnungsdateien erstellt, diese werden über Dakota.LE verschlüsselt und an die Kostenträger verschickt.
• Krankenkassen wie auch Preise können über ein Update oder direkten Import in die Software geladen werden
• Sie können beides auch händisch anpassen in der Software

17. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

• Umfangreiche Rechnungsfunktion
• Gutschriften und Zahlungen können ebenfalls erfasst werden
• In der Entwicklung ist gerade auch noch eine Schnittstelle zum Bankkonto, sodass Sie hier die Zahlungen direkt halbautomatisch zuordnen können.
• Offene Posten können über eine Liste eingesehen werden
• In Verbindung mit dem Fälligkeitstermin einer Rechnung kann die Software Mahnvorschläge erstellen
• Aufgrund unserer Erfahrung im Bereich Ärzte-Praxisverwaltungssystem und Warenwirtschaft für betriebswirtschaftliche Betriebe, haben wir das unserer Meinung nach Beste in dieser Software kombiniert.

18. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

• Sektoraler Heilpraktiker ist möglich
• Artikelverkauf ist möglich (auch mit MwSt. bei Bedarf)
• Rehasport ist aktuell noch in der Entwicklung
• Physio, Ergo, Logo, Podologie, Ernährungstherapie, Privatpraxen

Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen

26. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Zuordnung?
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
      • Zuordnung?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

• Rezepte können zu Bareinnahmen zugeordnet werden
• Es ist ein Kassenbuch vorhanden, das auch TSE-fähig ist und damit den gesetzlichen Anforderungen entspricht
• Ein Kartenleser kann für Versichertenkarten integriert werden. EC-Kartenleserintegration ist in der Entwicklung
• Über das Kassenbuch können aber trotzdem auch EC-Zahlungen erfasst werden.
• Eine Verknüpfung der Software mit dem Bankkonto ist aktuell noch in der Entwicklung. Wird aber eine Automatische Zuordnung der Zahlungen zu Rechnungen beinhalten.
• Zahlung per Rechnung ist ebenfalls integriert (Privatrechnungen s. oben)

27. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

• Lohnbuchhaltung selbst kann nicht direkt abgebildet werden
• Es existiert eine CSV-DATEV-Schnittstelle zu Programmen der Lohnbuchhaltung, wenn das kostenpflichtige Zeiterfassungsmodul gebucht wird (eines der einzigen zusätzlichen Module).

28. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

•  Es gibt einen DATEV-Export für die Finanzbuchhaltung, mit der Sie die Daten an einen Steuerberater weitergeben oder in ein Finanzbuchhaltungsprogramm einlesen können.
• Aktuell entwickeln wir eine neue Version einer Buchhaltungssoftware, die in der Vorgängerversion auch bei Steuerberatern im Einsatz ist. Diese wird dann auch an  TheraTop angeschlossen, ist dann aber aufgrund der umfangreichen Entwicklungsarbeit separat erhältlich.

29. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

Die Software ist an eine SQL-Datenbank angeschlossen. Außerdem bietet unsere Software die Möglichkeit entsprechende SQL Anfragen zu erstellen, die als Statistiken gespeichert werden können. Diese SQL Anfragen erstellen wir gern je nach Bedarf für Sie. Diese Vorgehensweise bietet uns maximale Flexibilität und ermöglicht es Ihnen nahezu jede beliebige Statistik abzubilden. Wir sammeln diese Statistiken und bauen nach und nach eine Bibliothek auf, die für jeden Anwender zugänglich gemacht wird.