Auf dieser Seite informieren wir euch umfassend über die Physio-Software Apatex von der Apatex GbR aus Freiberg (Sachsen).
Bei uns kommen alle Seiten zu Wort:
- Nutzer von Apatex, die durch den Test im täglichen Praxis-Alltag bereits Erfahrungen mit der Software gemacht haben
- Der Hersteller selbst: Die Apatex GbR
Mit den folgenden Inhalten möchten wir dazu beitragen, dass ihr euch ein gutes Bild von Apatex machen könnt, um entscheiden zu können, ob diese Software-Lösung für eure Physiotherapie-Praxis in Frage kommt.
Hinweis: Apatex ist für Praxen gebaut, die privat abrechnen: Physiotherapeuten mit Privatpraxis, sektorale Heilpraktiker für Physiotherapie und Praxen mit Osteopathie-Angebot. Kassenrezepte, Heilmittelabrechnung und die Telematik-Infrastruktur deckt Apatex bewusst nicht ab. Die App läuft nur auf iPhone, iPad und Mac.
Zum Überblick über die verschiedenen Anbieter von Praxissoftware für Physiotherapeuten
Videos und Screenshots: So sieht Apatex in der Praxis aus
Videos und Bilder: Copyright © Apatex GbR
Apatex: Interview mit dem Hersteller der Software
Der Software-Hersteller, die Apatex GbR, beantwortet 42 Fragen zu Apatex, ihrer Praxissoftware für privat abrechnende Physiotherapeuten:
Fragen zur Technik
Fragen zur Technik
- Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).
Apatex ist eine native App für iPhone, iPad und Mac und wird über den App Store von Apple installiert. Die Daten werden über die Cloud zwischen allen Geräten eines Kontos synchronisiert. Man kann also am Mac eine Rechnung schreiben und direkt nach der Behandlung am iPad oder iPhone dokumentieren, auch beim Hausbesuch.
Eine Web-Version gibt es derzeit nicht. Eine Webanwendung für Windows- und Android-Nutzer ist in Planung.
- Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?
Ja, das ist einer unserer Schwerpunkte. Apatex wurde von Anfang an für iPhone und iPad entwickelt und ist keine verkleinerte Desktop-Software. Es ist dieselbe App mit demselben Konto und demselben Abo auf iPhone, iPad und Mac, die Oberfläche passt sich dem jeweiligen Gerät an. Der Funktionsumfang ist auf allen Geräten gleich, es gibt keine abgespeckte Mobilversion und keinen Aufpreis.
Praktisch im Alltag: Der ausgefüllte Papier-Anamnesebogen lässt sich mit dem iPhone direkt in die Akte scannen.
Einschränkung: Android-Smartphones und Android-Tablets werden derzeit nicht unterstützt.
- Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
- Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?
Apatex ist dafür gebaut, dass eine Praxis mit mehreren Geräten arbeitet, zum Beispiel Mac am Empfang, iPad im Behandlungsraum und iPhone beim Hausbesuch. Alle Geräte eines Kontos sind synchron, Änderungen erscheinen nach kurzer Zeit auf den anderen Geräten. Die Zahl der Geräte ist nicht begrenzt und kostet keinen Aufpreis.
Doppelte Terminvergaben können nicht entstehen, da Apatex derzeit keinen Terminkalender enthält. Denselben Eintrag sollte man nicht gleichzeitig auf zwei Geräten bearbeiten, es gilt dann der zuletzt gespeicherte Stand.
- Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
- Bestimmte Geräte?
- Bestimmte Betriebssysteme?
- Bestimmte Web-Browser?
Geräte: iPhone, iPad oder Mac. Betriebssysteme: iOS 26, iPadOS 26 bzw. macOS 26 oder neuer. Ein Web-Browser wird nicht benötigt, da Apatex eine native App ist. Besondere Hardware ist nicht erforderlich. Wer noch kein Apple-Gerät besitzt: Ein gebrauchtes iPad, das iPadOS 26 unterstützt, reicht für die Arbeit mit Apatex völlig aus.
- Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?
Ohne Internetverbindung lässt sich Apatex eingeschränkt nutzen: Patientenakten und bereits erstellte Rechnungen können eingesehen werden, auch die Einstellungen sind normal nutzbar. Neue Dokumentationen und neue Rechnungen lassen sich dagegen nur mit Internetverbindung anlegen, damit alle Geräte der Praxis stets denselben Stand haben und keine widersprüchlichen Einträge entstehen. Beim Hausbesuch genügt dafür die mobile Datenverbindung des iPhones oder iPads.
- Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?
Wir verarbeiten Gesundheitsdaten, also besonders schützenswerte Daten. Datenschutz und Datensicherheit waren deshalb von Anfang an Teil der Planung und kein nachträglicher Zusatz.
Wo werden die Daten gespeichert: Die Daten liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland.
Was wir konkret tun:
- Klare Vertragsgrundlage: Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) samt technischen und organisatorischen Maßnahmen wird direkt bei der Registrierung in der App geschlossen. AGB und Datenschutzerklärung sind auf apatex.de öffentlich einsehbar und nennen alle eingesetzten Dienstleister transparent.
- Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert.
- Zugriffsschutz: Technische Zugriffsregeln stellen sicher, dass jeder Nutzer ausschließlich die Daten seiner eigenen Praxis erreicht. Administrationszugänge sind durchgängig mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt.
- Datensparsamkeit: Apatex enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und benötigt keine Systemberechtigungen wie Kontakte, Standort oder Mikrofon.
- Betrieb: Entwicklungs- und Produktivumgebung sind getrennt, Zugriffe werden protokolliert, Daten werden regelmäßig gesichert, die Wiederherstellung ist praktisch getestet, und es gibt einen dokumentierten Prozess für Datenpannen.
Was uns unterscheidet: Apatex wird von zwei Gründern selbst entwickelt, betrieben und betreut. Es gibt keine externen Dienstleister mit Zugriff auf Kundendaten im Support, und Apatex enthält keinerlei Tracking. Jede technische Änderung prüfen wir vorab auf ihre Auswirkungen auf Datenschutzerklärung und AVV und informieren unsere Nutzer rechtzeitig.
- Wie ist der Umgang mit Updates?
- Wie regelmäßig kommen Updates?
- Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
- Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
- Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
- Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
- Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?
Updates kommen ausschließlich über den App Store von Apple, derzeit im Schnitt alle paar Wochen. Apatex wird aktiv weiterentwickelt: Neben Fehlerbehebungen kommen laufend neue Funktionen hinzu, viele davon auf Wunsch unserer Anwender. In Planung sind unter anderem ein Kalender mit Online-Terminbuchung, ein überarbeiteter Behandlungsplan mit Apple-Pencil-Unterstützung und ein Verlaufschart für Laborwerte.
Was neu ist, steht im Updateverlauf im App Store. Sind automatische Updates aktiviert (Standardeinstellung bei Apple), muss der Anwender gar nichts tun, ansonsten genügt ein Tipp auf „Aktualisieren“ im App Store.
Wer Updates nicht installiert, arbeitet zunächst normal weiter. Nur wenn eine Version aus Sicherheitsgründen nicht mehr verwendet werden soll, fordert die App zur Aktualisierung auf.
Zur Echtheit: Jede Version wird von Apple geprüft und signiert und kommt ausschließlich über den App Store. Gefälschte Updates per E-Mail, Download-Link oder Datenträger sind damit praktisch ausgeschlossen, wir verschicken niemals Installationsdateien. Alle Updates sind im Abopreis enthalten.
- Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
- Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
- Wo kann man diese Backups ablegen?
- Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
- Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
- Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?
Der Anwender muss sich bei Apatex nicht selbst um Backups kümmern. Alle Daten liegen in der Cloud und werden dort automatisch und regelmäßig gesichert. Die Wiederherstellung haben wir praktisch getestet. Eine Erinnerung an Backups ist deshalb nicht nötig.
Geht ein Gerät verloren oder kaputt, meldet man sich auf einem neuen iPhone, iPad oder Mac mit seinem Konto an und hat sofort wieder alle Daten. Das ist auch für technisch wenig affine Anwender problemlos machbar.
Wer zusätzlich eigene Kopien möchte, kann Rechnungen und alle in die Akte hochgeladenen Dateien exportieren und an einem beliebigen Ort ablegen, zum Beispiel auf einer externen Festplatte. Diese Dateien sind auch ohne Apatex lesbar. Außerdem lassen sich sämtliche Daten in einem maschinenlesbaren Format exportieren, was vor allem für die Datenübertragbarkeit bei einem Anbieterwechsel wichtig ist.
Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Technik
Apatex wird von der Apatex GbR in Freiberg (Sachsen) entwickelt und betrieben. Entwicklung, Betrieb und Support liegen vollständig in unserer Hand.
Fragen zur Praxisverwaltung
Fragen zur Praxisverwaltung
- Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Automatische Einlesung der Daten oder manuell?
- Wie genau werden die Daten eingelesen: Wird das Rezept gelesen oder der QR-Code darauf?
- Was wird alles automatisch eingelesen und welche Prozesse werden angestoßen?
- Erfolgt eine Rezept-Validierung bzw. Prüfung nach Heilmittelkatalog?
- Wenn ja, wie?
- Gibt es Daten zur Häufigkeit von Absetzungen mit Ihrer Software?
- Verwaltung/Management der Zuzahlungen
- Mahnwesen?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rezept-Management anmerken?
- Automatische Einlesung der Daten oder manuell?
Apatex enthält kein Rezept-Management. Ärztliche Heilmittelverordnungen werden nicht eingelesen oder geprüft, es gibt keine Prüfung gegen den Heilmittelkatalog, keine Zuzahlungsverwaltung und keine Kassenabrechnung.
Das ist eine bewusste Entscheidung: Apatex richtet sich an Physiotherapeuten, die privat oder als sektorale Heilpraktiker für Physiotherapie abrechnen, sowie an Osteopathen und Heilpraktiker. Für Praxen, die überwiegend Kassenrezepte abrechnen, ist Apatex daher nicht die richtige Lösung. Eine private ärztliche Verordnung kann als Scan oder Foto in der Patientenakte abgelegt werden.
- Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Kommunikation mit dem Patienten
- Patienten-Historie
- Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
- Was kann hier alles gespeichert werde? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Patienten-Management anmerken?
Die Patientenakte ist das Herzstück von Apatex. Stammdaten, Anamnese, Behandlungsdokumentation, Dokumente und Rechnungen eines Patienten liegen an einem Ort, chronologisch geordnet und mit Zeitstempeln versehen. So ist der gesamte Verlauf auf einen Blick nachvollziehbar.
Eine Besonderheit ist der eigene Anamnesebogen: Die Praxis lädt ihren bestehenden Bogen hoch und füllt ihn direkt in der App aus, oder der ausgefüllte Papierbogen wird mit dem iPhone in die Akte gescannt.
In der Akte lassen sich Dateien aller Typen ablegen, etwa Befunde, Arztbriefe, Fotos, Scans, Röntgenbilder, Videos oder Behandlungsverträge. Alle Dateien können jederzeit wieder exportiert werden.
Eine eigene Kommunikationsfunktion (Nachrichten, Serien-E-Mails, SMS) ist nicht enthalten. Rechnungen können über den Teilen-Button direkt per Apple Mail an den Patienten gesendet werden.
Was uns abhebt: Die Akte ist auf iPhone, iPad und Mac gleich gut bedienbar und immer synchron. Man dokumentiert dort, wo man gerade ist, auch beim Hausbesuch.
- Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Zeiterfassung
- Urlaubsplanung
- Gehälter / Benefits
- Mitarbeiterprovisionen
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Mitarbeiter-Management anmerken?
Apatex enthält kein Mitarbeiter-Management. Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Gehälter und Provisionen werden nicht abgebildet. Apatex richtet sich an Einzelpraxen und kleine Teams, die diese Funktionen in aller Regel nicht benötigen und deshalb auch nicht mitbezahlen sollen.
- Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Vorhandensein / Verfügbarkeiten von Geräten
- Raum-Therapeuten-Zuordnung
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Ressourcen-Management anmerken?
Ein Ressourcen-Management für Geräte und Räume gibt es nicht. Da Apatex derzeit keinen Terminkalender enthält, entfällt auch die Zuordnung von Räumen und Therapeuten zu Terminen.
- Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management der Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- Terminplanung
- Ausdruck Terminzettel
- Online-Terminbuchung
- Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin-Management anmerken?
Ganz offen: Apatex enthält derzeit kein Termin-Management. Das war eine bewusste Entscheidung für den Start, denn viele Einzelpraxen nutzen bereits einen Kalender oder ein Buchungstool, mit dem sie zufrieden sind, und sollen nicht für ein zweites bezahlen.
Da der Wunsch bei unseren Anwendern häufig genannt wird, ist eine Kalender-Integration mit Online-Terminbuchung für Patienten in Planung. Terminzettel, Schnittstellen zu externen Terminportalen und automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail gibt es aktuell nicht.
- Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
- DMS (Dokumentenmanagement-System)?
- Vorlagenmanagement
- vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
- Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
- Individualisierung der Vorlagen
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumenten-Management anmerken?
In jeder Patientenakte lassen sich Dokumente aller Dateitypen ablegen, auch per Scan mit dem iPhone. Die Dokumente bleiben dem Patienten zugeordnet und sind jederzeit wieder exportierbar. Die Praxis kann ihren eigenen Anamnesebogen als Vorlage hinterlegen, eigene Praxisdaten und ihr Logo erscheinen automatisch auf der Rechnung.
Ein eigenständiges Dokumentenmanagement-System, vorgespeicherte Mustervorlagen mit automatischer Aktualisierung bei gesetzlichen Änderungen oder ein Vorlageneditor für Serienbriefe gibt es nicht.
Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Praxisverwaltung
Unser Ansatz ist, die Kernaufgaben einer Privatpraxis sehr gut zu lösen, statt möglichst viele Module anzubieten. Alles, was Apatex kann, ist im Preis enthalten. Es gibt keine kostenpflichtigen Zusatzmodule.
Fragen zur Abrechnung
Fragen zur Abrechnung
- Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
- Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
- Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?
Nein. Eine Anbindung an Abrechnungszentren gibt es nicht, da Apatex keine Kassenabrechnung enthält. Die in Apatex erstellten Privatrechnungen liegen als PDF vor und können bei Bedarf manuell an einen Abrechnungsservice weitergegeben werden.
- Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
- Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
- Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?
Nein. Apatex enthält keine Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen, keine Preislisten der Kostenträger und kein Kostenträger-Management. Die Software ist konsequent für Praxen gebaut, die privat abrechnen.
- Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
- Wie ist dies konkret implementiert?
- Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
- Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
- Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?
Das ist der Kern von Apatex. Die Rechnung entsteht direkt aus der Patientenakte. Apatex übernimmt Rechnungsnummer, Patientendaten, Praxisdaten und Zahlungsziel automatisch, die Leistungen werden aus dem Leistungskatalog gewählt. Das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ist hinterlegt. Zusätzlich lassen sich eigene Leistungen mit eigenen Preisen frei anlegen und speichern, etwa für Selbstzahlerleistungen, Physiotherapie nach eigenem Preisverzeichnis oder Osteopathie. Die GOÄ ist derzeit noch nicht enthalten und folgt später.
Ist beim Patienten eine Diagnose hinterlegt, wird sie automatisch auf die Rechnung übernommen. Der ICD-10 ist integriert, eigene Diagnosen sind möglich. Fortlaufende Nummernkreise sind inklusive, das Praxislogo erscheint auf der Rechnung. Am Ende steht eine fertige PDF-Rechnung, die gedruckt oder über den Teilen-Button per Apple Mail versendet werden kann. In der Praxis dauert das weniger als eine Minute.
Übersicht und Export: Eine Rechnungsübersicht zeigt alle Rechnungen mit Zahlungsstatus (bar, Karte, Überweisung oder offen). Rechnungen lassen sich als PDF exportieren, etwa für den Steuerberater.
Mahnwesen: Ein automatisches Mahnwesen gibt es nicht. Offene Rechnungen sind in der Übersicht erkennbar, Erinnerungen verschickt die Praxis selbst.
Die Abrechnung ist im Grundpreis enthalten.
- Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
- Sektoraler Heilpraktiker?
- Artikelverkauf?
- Rehasport?
- ..?
Sektorale Heilpraktiker: Ja, die Abrechnung nach GebüH ist hinterlegt und passt für sektorale Heilpraktiker für Physiotherapie ebenso wie für Heilpraktiker und Osteopathen.
Artikelverkauf: Ja, über eigene Leistungen. Jede Leistung lässt sich frei gestalten, mit eigenem Text, eigenem Preis und bei Bedarf mit Mehrwertsteuer, etwa für den Verkauf von Produkten. Eine Lagerverwaltung oder ein Kassenmodul gibt es nicht.
Sonstige: Selbstzahlerleistungen, Physiotherapie nach eigenem Preisverzeichnis, Osteopathie, Beratungen oder Pauschalen lassen sich ebenfalls als eigene Leistungen anlegen und wiederverwenden.
Rehasport: Nein, Rehasport-Abrechnung ist nicht enthalten.
Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Abrechnung
Apatex enthält keine Kassenabrechnung (GKV) und keine Heilmittelabrechnung. Für Privatpraxen ist genau das ein Vorteil: keine Module und keine Kosten für Funktionen, die man nie nutzt.
Fragen zur Therapie
Fragen zur Therapie
- Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
- Geleitete Anamnese & Befundung?
- SOAP-Notizen?
- Dokumentation der Befundung?
- Interaktivität?
- Sonstiges…?
Apatex schreibt keine Befundsystematik vor, sondern passt sich der Arbeitsweise der Praxis an. Die Anamnese läuft über den eigenen Anamnesebogen der Praxis. Befunde werden in der Behandlungsdokumentation frei erfasst und mit Zeitstempel gespeichert. Wer nach dem SOAP-Schema arbeitet, kann seine Notizen entsprechend gliedern. Eine fest vorgegebene SOAP-Maske oder eine geführte, interaktive Befundung gibt es nicht.
Diagnosen werden direkt beim Patienten hinterlegt, der ICD-10 ist integriert und durchsuchbar, eigene Diagnosen sind möglich. In Planung ist ein Verlaufschart für Laborwerte.
- Inwiefern unterstützt die Software dabei, einen Therapieplan zu erstellen?
- Automatische Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung (oder Vorschläge/Anregungen)?
- Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
- Ausdruck für Patient?
- Digitale Bereitstellung des Therapieplans auch für Patient?
- Bereitstellung von Videos zur Veranschaulichung von Übungen?
- ..?
Ein manuell erstellter Behandlungsplan kann in der Patientenakte dokumentiert werden. Eine automatische Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung gibt es nicht, diese Entscheidung bleibt bewusst beim Therapeuten. Ein Ausdruck oder eine digitale Bereitstellung für den Patienten sowie Übungsvideos sind derzeit nicht vorgesehen.
In Planung ist eine Überarbeitung des Behandlungsplans mit Apple-Pencil-Unterstützung, sodass auf dem iPad auch handschriftlich und mit Skizzen gearbeitet werden kann.
- Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
- Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
- Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
- Textbausteine?
- Rechtssicherheit?
- ..?
Die Dokumentation ist so gebaut, dass sie direkt nach der Behandlung in wenigen Augenblicken erledigt ist, auf dem Gerät, das man ohnehin zur Hand hat. Jeder Eintrag wird mit Zeitstempel in der Akte abgelegt, was für die Nachvollziehbarkeit im Sinne der Dokumentationspflicht wichtig ist.
Alle Einträge erscheinen chronologisch in der Akte, sodass Verlauf und Fortschritte von Termin zu Termin nachvollziehbar sind. Über die Diktierfunktion von iOS und macOS können Notizen auch eingesprochen werden. Aus der Dokumentation heraus lässt sich direkt die Rechnung erstellen, doppelte Eingaben entfallen. Textbausteine gibt es derzeit nicht.
- Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?
Nein, ein Patienten-Portal gibt es derzeit nicht. Mit der geplanten Online-Terminbuchung wird es erstmals eine Funktion geben, die Patienten direkt nutzen können.
- Bietet die Software die Möglichkeit der Fernbetreuung / Online-Betreuung der Patienten? Wenn ja, welche Möglichkeiten werden genau geboten?
Nein, eine Online-Betreuung der Patienten ist nicht integriert.
- Bietet die Software die Möglichkeit der Videotherapie / Teletherapie? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.
Nein, Videotherapie ist nicht integriert und aktuell nicht geplant. Wer Videotermine anbietet, nutzt dafür einen spezialisierten Dienst und dokumentiert die Sitzung anschließend wie gewohnt in Apatex.
- Ist eine Übungsbibliothek mit Physiotherapie Training für Patienten in der Software enthalten?
- Wenn ja, wie viele Übungen sind dort enthalten?
- Wie können dem Patienten die Übungen zugänglich gemacht bzw. gezeigt werden (Video / Ausdruck …)?
- Können auch eigene Übungen angelegt werden?
Nein, eine Übungsbibliothek ist nicht enthalten. Eigene Übungsblätter oder Videos können als Datei in der Patientenakte abgelegt werden.
Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Therapie
Therapeutische Inhalte und Entscheidungen bleiben bei Apatex bewusst beim Therapeuten. Die Software soll die Dokumentation schnell und nachvollziehbar machen und nicht in die Behandlung hineinregieren.
Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen
Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen
- Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
- Bareinnahmen und -ausgaben
- Zuordnung?
- Kassenbuch?
- EC-Zahlungen / Kreditkarte?
- Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
- Zuordnung?
- Integration eines Kartenlesers?
- Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
- Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
- Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?
- Bareinnahmen und -ausgaben
In jeder Rechnung kann festgehalten werden, ob und wie bezahlt wurde: bar, per Karte, per Überweisung oder noch offen. So behält die Praxis den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen. Der Zahlungsstatus wird von Hand gesetzt.
Ein Kassenbuch, die Integration eines Kartenlesers oder eine Verknüpfung mit dem Bankkonto samt automatischer Zuordnung von Zahlungseingängen sind nicht enthalten.
- Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
- Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
- Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
- Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?
Lohnbuchhaltung ist nicht enthalten, und es gibt keine Schnittstellen dafür. Bei unserer Zielgruppe liegt die Lohnbuchhaltung, falls überhaupt nötig, beim Steuerberater.
- Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
- Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
- Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
- Daten-Export an Steuerberater?
- Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?
Eine Finanzbuchhaltung ist nicht integriert, ebenso wenig eine Schnittstelle zu Programmen wie DATEV. Die Rechnungen lassen sich als PDF exportieren und so an den Steuerberater oder das eigene Buchhaltungsprogramm weitergeben.
- Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?
Apatex bietet eine Rechnungsübersicht mit Zahlungsstatus. Eine Umsatzanzeige sowie weitergehende Statistiken und Berichte im Sinne eines Praxis-Controllings sind derzeit nicht enthalten.
Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Betriebswirtschaft / Finanzen
Apatex ist bewusst kein Buchhaltungsprogramm. Wir konzentrieren uns auf den Teil, der in der Praxis täglich anfällt, nämlich die korrekte und schnelle Rechnungsstellung.
Weitere Fragen zu Apatex
Weitere Fragen zu Apatex
- Für welche Zielmärkte ist die Software ausgelegt (Deutschland / Österreich / Schweiz)?
Apatex ist für Deutschland ausgelegt. Die App ist im deutschen App Store erhältlich, die Oberfläche ist deutsch, und die Abrechnung basiert auf dem deutschen Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH). Österreich und die Schweiz werden derzeit nicht bedient.
- Mit welchem Kundenservice / Support können Anwender rechnen?
- E-Mail-Support?
- Call-Center / telefonischer Support?
- Durchschnittliche Wartezeiten?
- Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
- Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
- Sonstiges…?
Support gibt es per E-Mail ([email protected]) sowie per WhatsApp und Telefon unter +49 1556 7642831. Ein Call-Center gibt es nicht. Wer sich meldet, hat direkt einen der beiden Gründer am Apparat, also den Entwickler oder den Therapeuten, der selbst täglich mit Apatex arbeitet. Externe Dienstleister setzen wir im Support nicht ein.
Wir antworten spätestens nach 24 Stunden, meist schon nach wenigen Minuten oder Stunden. Auch Fernwartung ist möglich und wurde bereits durchgeführt: Nach Absprache schalten wir uns auf den Bildschirm des Anwenders und lösen das Problem gemeinsam. Der Support ist im Abopreis enthalten.
Konditionen
- Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.
Es gibt genau einen Tarif: 19,99 € pro Monat inklusive Mehrwertsteuer. Darin enthalten sind alle Funktionen, die Nutzung auf iPhone, iPad und Mac, alle Updates und der Support. Keine Einrichtungsgebühr, keine kostenpflichtigen Module, keine Kosten für Updates. Die Zahl der Patienten ist nicht begrenzt, und Apatex kann auf beliebig vielen Geräten genutzt werden. Das Abo wird über den App Store abgeschlossen und abgerechnet.
- Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?
Das Abo läuft monatlich und kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden, einfach in den Abo-Einstellungen der Apple-ID. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Nach Ende des Abos bleiben vorhandene Daten einsehbar, lediglich neue Patientenakten und Rechnungen lassen sich ohne Abo nicht anlegen.
Einfachheit des Software-Wechsels
- Gibt es eine kostenlose Testversion?
- Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
- Wie lange kann man testen?
Ja. Apatex kann 14 Tage lang kostenlos und in vollem Funktionsumfang getestet werden, ohne Angabe von Zahlungsdaten. Der Test geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abo über.
Beim Start gibt es zwei Wege: einen anonymen Testzugang mit Demo-Daten, um sich die App ohne Registrierung anzusehen, oder ein vollwertiges Konto, in dem sofort mit echten Daten gearbeitet werden kann. Ein Testzugang lässt sich jederzeit in ein vollwertiges Konto umwandeln, die Daten werden übernommen.
- Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?
Einen automatischen Datenimport aus anderer Praxissoftware gibt es derzeit nicht. Patienten werden in Apatex neu angelegt, was pro Patient nur wenige Augenblicke dauert. Viele Umsteiger legen ihre Patienten deshalb nach und nach an, jeweils zum nächsten Termin. Vorhandene Unterlagen aus dem alten System lassen sich als PDF oder Scan in der jeweiligen Akte ablegen.
- Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxisbetreibern die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Softwarewechsel in der Physiotherapie somit vereinfacht wird?
Einen formalen Wechsel-Service bieten wir nicht an. Wir begleiten Umsteiger aber persönlich: Bei Fragen zur Einrichtung, zum eigenen Anamnesebogen oder zur ersten Rechnung helfen die Gründer direkt. Da Apatex sehr schlank ist, ist die Einrichtung in der Regel in unter einer Stunde erledigt.
Gesetzliche Vorgaben
- Werden alle Vorgaben der DSGVO umgesetzt?
- Ggf.: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?
Ja. Mit jeder Praxis schließen wir bei der Registrierung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO samt technischen und organisatorischen Maßnahmen. Datenschutzerklärung und AGB sind öffentlich auf apatex.de einsehbar und nennen alle eingesetzten Dienstleister. Wir führen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, setzen auf Datensparsamkeit (kein Tracking, keine Werbung, keine unnötigen Geräteberechtigungen) und haben einen dokumentierten Prozess für Datenpannen. Bei der Löschung eines Kontos werden sämtliche Daten vollständig entfernt, auch das haben wir praktisch überprüft. Betroffenenrechte wie Auskunft und Datenübertragbarkeit sind über den vollständigen Datenexport abgedeckt.
Die besondere Herausforderung sehen wir darin, ein hohes Schutzniveau mit einfacher Bedienung zu verbinden, denn unsere Anwender sind Therapeuten und keine IT-Fachleute. Sicherheit muss im Hintergrund funktionieren. Außerdem prüfen wir jede Weiterentwicklung unserer Infrastruktur vorab auf ihre Auswirkungen auf Datenschutzerklärung und AVV.
- Besteht ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur? Wenn nein, ab wann ist das vorgesehen?
Nein. Ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur besteht nicht und ist aktuell nicht terminiert. Unsere Zielgruppe sind Privatpraxen, für die keine Anschlusspflicht besteht. Wir beobachten die Entwicklung, gerade mit Blick auf die TI-Pflicht für Heilmittelerbringer, und bewerten das Thema neu, sobald es für unsere Anwender relevant wird.
User Experience
- Worauf haben Sie beim Design Ihrer Software (Optik der Oberfläche für den Anwender) besonders geachtet?
Apatex soll sich anfühlen wie eine App von Apple selbst. Wir halten uns konsequent an die Gestaltungsrichtlinien von Apple und nutzen die aktuelle Designsprache von iOS 26 und macOS 26. Die Oberfläche ist ruhig und aufgeräumt, ohne überladene Menüs, und passt sich dem Gerät an, vom iPhone in der Hand bis zum großen Mac-Bildschirm.
- Worauf haben Sie bei der Usability Ihrer Software (Funktionalität/Gebrauchstauglichkeit für den Anwender) besonders geachtet?
Unser Maßstab ist der Praxisalltag: wenige Tipps bis zur fertigen Dokumentation, eine Rechnung in unter einer Minute. Wer sein iPhone bedienen kann, findet sich in Apatex sofort zurecht, die Einarbeitung dauert Minuten statt Tage. Jede Funktion wird von unserem Mitgründer in seiner eigenen Praxis getestet, bevor sie veröffentlicht wird. Was im Alltag stört, fliegt raus.
Sonstiges
- Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?
Nein. Apatex hat derzeit kein Rollen- und Rechtesystem. Ein Konto entspricht einer Praxis, und wer Zugang zum Konto hat, sieht alle Inhalte. Für Einzelpraxen ist das unproblematisch. Praxen, die Mitarbeitern nur eingeschränkten Zugriff geben möchten, sollten das bei ihrer Entscheidung berücksichtigen.
- Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?
Eine individuelle Programmierung für einzelne Kunden bieten wir nicht an. Dafür lässt sich Apatex in den wichtigen Punkten selbst anpassen: eigener Anamnesebogen, eigene Leistungen und Preise im Leistungskatalog, eigene Praxisdaten und eigenes Logo auf der Rechnung. Und weil der Draht zu uns kurz ist, werden gute Ideen aus der Praxis häufig schon in einem der nächsten Updates für alle umgesetzt.
Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen
Apatex ist ein junges Produkt von zwei Gründern aus Freiberg in Sachsen: Paul Grund (Entwicklung) und Adrian Kammlodt (Osteopath und Heilpraktiker mit eigener Praxis). Für Physiotherapeuten ist Apatex dann die richtige Wahl, wenn sie privat abrechnen, sei es mit Privatpraxis, als sektorale Heilpraktiker für Physiotherapie oder mit Osteopathie-Angebot, und mit Apple-Geräten arbeiten. Wer vor allem Kassenrezepte abrechnet, braucht eine Heilmittel-Software, und das sagen wir lieber gleich.
In Planung sind derzeit: Kalender-Integration mit Online-Terminbuchung für Patienten, ein überarbeiteter Behandlungsplan mit Apple-Pencil-Unterstützung, ein Verlaufschart für Laborwerte sowie eine Webanwendung für Windows- und Android-Nutzer.
Am besten überzeugt man sich selbst: Apatex lässt sich 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, mehr dazu unter www.apatex.de.
Apatex im Test: Erfahrungen aus dem Praxis-Alltag
Wir suchen derzeit noch nach Nutzern, die uns von ihren Erfahrungen mit Apatex berichten können. Wenn du Apatex in deiner Physiotherapie-Praxis nutzt und deine Erfahrungen damit teilen möchtest, kannst du dafür gerne unser Bewertungssystem verwenden.
Deine Erfahrungen werden dann hier bei uns veröffentlicht und werden so anderen Physiotherapeuten dabei helfen, sich ein authentisches und realistisches Bild von der Software zu machen 🙂
Was sind deine Erfahrungen mit Apatex?
Du hast selber bereits Erfahrungen mit Apatex gemacht?
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Danke für das Teilen deiner Erfahrungen mit Apatex!
Apatex: Bisherige Bewertungen
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Die Inhalte im Bereich „Erfahrungen“ kommen direkt von einer Physiotherapie-Praxis, die mit der Software arbeitet, somit übernehmen wir keine Haftung dafür.