iPrax Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Fragen zur Technik

1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Bei iPrax handelt es sich um eine Installations-Software, der Zugriff erfolgt also lokal und ist nicht webbasiert. Die Software kann ganz einfach aus dem AppStore heruntergeladen und installiert werden.

2. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

iPrax wurde von Grund auf als mobile Praxissoftware konzipiert. Sämtliche Funktionen sind also auf die Arbeit am iPad & iPhone optimiert, sodass das Erlebnis beim mobilen Arbeiten genauso hochqualitativ ist wie am Mac. Der Funktionsumfang zwischen iPad und Mac ist identisch, die iPhone-Version konzentriert sich auf den für Therapeuten benötigten Funktionsumfang.

3. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Die Geräte können alle unabhängig voneinander und vom Internet arbeiten. Sobald eine Internetverbindung besteht werden alle eingegebenen Daten auf allen Geräten synchronisiert. Kommt es hierbei zu doppelten Terminvergaben, werden diese sofort angezeigt und können schnell behoben werden.

4. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

5. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

iPrax funktioniert auch komplett offline, da die Software als native App und nicht im Browser läuft. Bis auf wenige Einschränkungen (z.B. das Erstellen von Rechnungen) sind alle Arbeitsschritte in der App auch offline möglich. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht werden alle Daten automatisch synchronisiert.

6. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
   • Wo werden die Daten gespeichert?
   • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Die Datensicherung erfolgt komplett automatisiert. Der große Vorteil für Praxen besteht darin, dass bei bestehender Internetverbindung sämtliche Dateneinträge sofort mit dem Rechenzentrum synchronisiert werden, ohne dass dies vom Nutzer manuell angestoßen werden muss. So kommen die Praxen ihren Pflichten zur Datenspeicherung ohne Zusatzaufwand nach, ein eigener Server wird ebenfalls nicht benötigt.

Die Datensicherung erfolgt gemäß aller gesetzlichen Vorschriften der DSGVO und im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zwischen der Praxis und iPrax. Die Daten liegen in unserem Rechenzentrum auf Servern in München, unweit des Firmenhauptsitzes.

7. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Einen festen Plan, nach dem Updates erscheinen, gibt es nicht. In der Regel veröffentlichen wir alle 6 bis 8 Wochen ein Update. Neben Bug-Fixes und Anpassungen an gesetzliche Änderungen wie z.B. neue Heilmittelrichtlinien oder Preislisten wird die Software hierbei auch kontinuierlich um neue Funktionen erweitert.

Wenn ein Update erscheint erfahren unsere Nutzer dies mit einer E-Mail, in der die wichtigsten Änderungen und Neuerungen zusammengefasst werden. Darüber hinaus zeigen wir im Login-Screen auf Abruf auch einen Versionsverlauf mit den wichtigsten Änderungen der letzten Updates sowie die aktuell installierte Version an.

Die Updates werden zur Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufes und einer vollständigen Datensicherung benötigt. Daher heben wir die Pflichtversion der App nach und nach an, sodass ein Verbleib auf einer veralteten Software-Version nicht möglich ist.

Das Herunterladen und Installieren der Updates findet automatisch im Hintergrund statt, ein manuelles Anstoßen über den App-Store ist nicht nötig. Da unsere Updates immer über den offiziellen App-Store laufen und auch dort geprüft werden ist das Installieren einer „falschen“ iPrax-Version nicht möglich.

8. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
   • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
   • Wo kann man diese Backups ablegen?
   • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
   • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Die Backups finden komplett automatisiert über die Cloud statt, als Nutzer muss man hierbei nichts weiter beachten. Es besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit, die allermeisten Daten per Export aus der Software zu ziehen und lokal zu speichern. Im Falle eines Gerätewechsels (Diebstahl, Verlust, Beschädigung) kann durch die automatischen Backups nahtlos auf einem neuen Gerät weitergearbeitet werden.

Fragen zur Abrechnung

15. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

In Sachen Abrechnungszentrum haben unsere Nutzer die komplett freie Wahl. Sie
können sich für ein beliebiges Abrechnungszentrum entscheiden (Cash Basic) oder wählen die vollintegrierte Abrechnung über unser Partner-Rechenzentrum, die rfhm GmbH (Cash Flex). Hierbei profitieren sie von der Abschlussprüfung der Verordnungen sowie von den günstigen Konditionen, welche durch die enge Zusammenarbeit beider Firmen ermöglicht werden. Preislisten werden automatisch durch die Software aktualisiert, ein SoftwareUpdate wird hierfür nicht benötigt. Über Absetzungen werden die Nutzer direkt in der App informiert und erhalten darüber hinaus von der rfhm GmbH detaillierte Aufschlüsselungen. So behalten sie stets den vollen Überblick über ihre Abrechnung.

16. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

In iPrax kann die Praxis über das kostenpflichtige Abrechnungsmodul Cash Direct
ganz einfach und unkompliziert selbst mit den Kostenträgern abrechnen. Die Schnittstellen zu allen Datenannahmestellen sowie der ITSG-Schlüssel werden hierbei von uns zur Verfügung gestellt. Die Anmeldung zur Selbstabrechnung erfolgt via PostIdent-Verfahren, wahlweise auch in wenigen Minuten online per Video.

Bei der Selbstabrechnung mit Cash Direct profitieren die Nutzer von der
abschließenden Verordnungsprüfung, welche vor eventuellen Fehlern warnt. Dadurch werden die meisten Absetzungen bereits vorab verhindert und die Praxis hat dadurch stets eine übersichtliche Aufstellung der abgerechneten Positionen. Sollte es dennoch zu Absetzungen kommen, können diese direkt aus der Software per Korrekturverfahren nachbearbeitet werden.

Sämtliche für die Abrechnung relevanten Informationen wie z.B. Preislisten oder
Änderungen bei den Kostenträgern werden automatisch aktualisiert und hierfür ist auch kein Update der Software nötig, da diese Änderungen auf unseren Servern stattfinden. Sämtliche gesetzlichen Kostenträger sind im System hinterlegt, die Nutzer müssen hierbei keine eigenständigen Anpassungen vornehmen.

17. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Die Rechnungsstellung für Privatpatienten und Selbstzahler ist in iPrax komplett implementiert. Die Daten für die Rechnungen werden hierbei aus dem Terminplan übernommen, sodass eine Rechnung am Ende der Behandlungsreihe mit wenigen Klicks erstellt werden kann. Sollten hierbei noch Änderungen nötig sein lassen sich die Daten natürlich einfach anpassen. Auch Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Ausfallhonorare können über iPrax erstellt werden.

Sämtliche Einnahmen werden monatlich in Ordnern aufgeführt. Diese können nach Belieben exportiert und weiterverwertet werden. Die Möglichkeiten des Exports sind hierbei vielfältig, je nachdem, welche Daten konkret benötigt werden. Auch die noch offenen Posten sind übersichtlich in der Abrechnung aufgeführt und können bei Bedarf exportiert werden.

Der Rechnungsversand kann auf Wunsch auch komplett papierlos per E-Mail erfolgen. Hierbei kann die Praxis auch ihr eigenes Geschäftspapier hochladen.

18. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

Auf Wunsch kann ohne zusätzliche Kosten die gesamte Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH) freigeschaltet werden. Somit können Heilpraktikerrechnungen mit allen dafür benötigten Daten (Leistungsziffern) erstellt und abgerechnet werden.

Artikelverkäufe und andere Leistungen sind ebenfalls ohne Probleme möglich. Hierzu muss die Praxis die gewünschten Positionen (mit oder ohne MwSt.) einmalig selbst in der privaten Preisliste hinterlegen.

Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen

26. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Zuordnung?
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
      • Zuordnung?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Alle Rechnungen können entweder als Bareinnahme, per Kartenzahlung oder als Überweisung verbucht werden. Nach Geldeingang werden alle Rechnungen im jeweiligen Monatsordner als Einnahme hinterlegt. Optional kann die Praxis auch das Kassenbuch (inkl. TSE) dazu buchen. Alle Ordner sowie das Kassenbuch können jederzeit exportiert und weiterverarbeitet werden.

Für die Kartenzahlung in der Praxis bieten wir eine Schnittstelle zu unserem Partner-Zahlungsdienstleister SumUp an. Der Vorteil hierbei ist, dass der Rechnungsbetrag automatisch auf das Kartenterminal übertragen wird, sodass es hier nicht zu Tippfehlern kommen kann. Zudem werden Rechnungsnummer und Betrag hierbei automatisch einander zugeordnet.

Die zur Überweisung ausgestellten Rechnungen liegen in den offenen Posten, bis der Geldeingang manuell bestätigt worden ist. An dieser Stelle kann auch das Zahlungsdatum angegeben werden. So haben unsere Nutzer jederzeit den gesamten Überblick über noch offene und bereits bezahlte Rechnungen.

27. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Bei iPrax handelt es sich ganz bewusst nicht um ein Buchhaltungsprogramm. Ein Modul für die Lohnbuchhaltung ist demnach nicht Teil des Angebots. Die Arbeitszeiten und Terminübersichten der Therapeuten können jedoch als Auswertung exportiert und in entsprechende Programme für die Lohnbuchhaltung importiert werden.

28. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Bei iPrax handelt es sich ganz bewusst nicht um ein Buchhaltungsprogramm. Ein Modul für die Finanzbuchhaltung ist demnach nicht Teil des Angebots. Sämtliche Einnahmen und andere für die Buchhaltung relevante Daten können jedoch als Auswertung exportiert und in entsprechende Programme für die Lohnbuchhaltung importiert, oder an den Steuerberater weitergegeben werden.

29. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

Im Menüpunkt Reporting erhalten die Praxisinhaber eine umfangreiche Übersicht zu den wichtigsten Kennzahlen der Praxis wie z.B. Umsatz, Anzahl der Patienten und Auslastung der Therapeuten. Diese Daten können für beliebige Zeiträume ausgewertet werden und die einzelnen Kennzahlen lassen sich bspw. nach Therapeut oder IK filtern.

Darüber hinaus gibt es eine lange Liste verschiedener exportierbarer Auswertungen wie bspw. Mitarbeiter-Arbeitszeiten, Umsätze nach verschiedenen Kriterien oder Patientenlisten. Die Liste möglicher Exports wird von unserer Seite kontinuierlich erweitert.