buchnerFLOW Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Fragen zur Praxisverwaltung

9. Bitte schildern Sie, wie das Rezept-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
   • Automatische Einlesung der Daten oder manuell?
     • Wie genau werden die Daten eingelesen: Wird das Rezept gelesen oder der QR-Code darauf?
     • Was wird alles automatisch eingelesen und welche Prozesse werden angestoßen?
   • Erfolgt eine Rezept-Validierung bzw. Prüfung nach Heilmittelkatalog?
     • Wenn ja, wie?
     • Gibt es Daten zur Häufigkeit von Absetzungen mit Ihrer Software?
   • Verwaltung/Management der Zuzahlungen
     • Mahnwesen?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rezept-Management anmerken?

Verordnungen werden nicht abgetippt, sondern per Scan oder Foto erfasst, auch mit dem Smartphone. Die Angaben werden übernommen und als Entwurf weiterbearbeitet, die Vertragsanlage führt ein Assistent. Abgedeckt sind Muster 13, Blankoverordnung, Zahnarzt, Zahnarzt Heilfürsorge, Privat und Selbstzahler, BG, Heilfürsorge, PBeaKK und Entlassverordnung.

Die automatische Vertragsprüfung läuft bei der Anlage und erneut nach jeder Änderung, auf Basis von Heilmittelkatalog und aktuellen Versorgungsverträgen, die buchner pflegt. Die verpflichtende, manuelle Prüfung auf Arztunterschrift und Arztstempel ist zuschaltbar. Der Vertragsstatus wird durchgängig geführt, vom offenen bis zum abgerechneten Vertrag.

Zuzahlungen sind vollständig abgebildet, von der Berechnung über Rechnung und Zahlungserfassung bis zu Befreiung, Verweigerung und Forderungsverlust. Das Mahnwesen führt drei Stufen mit Mahngebühren und Mahnungsnachweis, mit eigenen Verfahren für GKV und Berufsgenossenschaften.

Absetzungen werden über das Korrekturverfahren nachberechnet (VK02, VK03, VK04).

10. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Kommunikation mit dem Patienten
    • Patienten-Historie
    • Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
      • Was kann hier alles gespeichert werde? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Patienten-Management anmerken?

Zentrales Element ist das Patientencockpit, das Verträge, Termine, Dokumentation, Genehmigungen und Rechnungen an einer Stelle bündelt. Versichertendaten werden über die Gesundheitskarte eingelesen und abgeglichen, Genehmigungen für langfristigen Heilmittelbedarf mit Ablaufdatum und Status verfolgt, Ärzte und Institutionen sind verknüpft. In Praxisverbünden lassen sich Patienten standortübergreifend nutzen, sofern die Einwilligung vorhanden ist. Die Historie liegt in der Dokumentation: Einträge mit Anhängen, auch direkt über eine Bildaufnahme, mit Kennzeichnungen versehen und filterbar.

Die Kommunikation mit Patientinnen und Patienten läuft über den abgesicherten Dokumentenversand. Terminzettel, Rechnungen, Mahnungen und Behandlungsverträge gehen per E-Mail heraus, aber erst an Adressen, die über einen Bestätigungslink verifiziert wurden, und jeder Versand bleibt am Vorgang nachvollziehbar.

11. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter / Benefits
    • Mitarbeiterprovisionen
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Mitarbeiter-Management anmerken?

Mitarbeitende werden per Einladung und Freischaltcode aktiviert. Rollen und Rechte definiert die Praxis selbst, einschließlich der Festlegung, welche Dashboards eine Rolle sieht; Rollen werden je Standort zugewiesen, auch mehrere je Person. Verfügbarkeiten für Therapie und Verwaltung werden wochenweise oder tageweise gepflegt. Qualifikationen werden angelegt, zugeordnet und bei Terminsuche und Terminbuchung automatisch berücksichtigt. Umsätze lassen sich je Mitarbeitenden auswerten.

12. Bitte schildern Sie, wie das Ressourcen-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Vorhandensein / Verfügbarkeiten von Geräten
    • Raum-Therapeuten-Zuordnung
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Ressourcen-Management anmerken?

Räume, Geräte und sonstige Ressourcen werden angelegt, Standorten zugeordnet und am Termin gebunden, auch bei Verwaltungsterminen. Im Kalender lassen sich Mitarbeitende, Räume und Geräte frei als Kalenderquellen kombinieren, Überschneidungen werden gemeldet. Der Ansatz ist bewusst kontextbezogen: Ein Termin beantwortet wer, was, wo, womit und warum, nicht nur „wann bei wem“.

13. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management der Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung
    • Ausdruck Terminzettel
    • Online-Terminbuchung
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin-Management anmerken?

Ein Termin trägt alles, was zur Behandlung gehört: Mitarbeitende, Räume, Geräte, Patient, Vertragsbezug und Leistungen, dazu Hausbesuchskennzeichen, Notiz, Farbe und vorläufige Reservierungen.

Beim Planen unterstützt die Software aktiv. Unverplante Verträge sind direkt im Kalender sichtbar und per Drag and Drop verplanbar, freie Zeitfenster werden passend zur Dauer vorgeschlagen, mehrere Termine lassen sich in einem Durchgang planen. Planungsvorlagen bilden typische Behandlungsverläufe ab, sodass der gesamte Verlauf in einem Schritt geplant wird statt Termin für Termin; Leistungspakete fassen häufige Leistungskombinationen zusammen. Die Qualifikationsprüfung greift bei Terminsuche und Terminbuchung.

Serientermine, Gruppentermine mit Vertragsbezug je Teilnehmendem und Verwaltungstermine sind abgebildet. Der Kalender bietet Tages-, Wochen-, Arbeitswochen- und Monatsansicht, zeigt Termine anderer Standorte und gibt einen Überblick über freie Zeiten und Lücken. Terminzettel werden gedruckt oder per E-Mail versendet, der Versand bleibt nachvollziehbar.

14. Bitte schildern Sie, wie das Dokumenten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • DMS (Dokumentenmanagement-System)?
    • Vorlagenmanagement
    • vorgespeicherte Dokumente & deren automatische Aktualisierung (ggf. aufgrund gesetzlicher Änderungen?)
    • Anlage eigener Dokumentenvorlagen/-masken
    • Individualisierung der Vorlagen
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumenten-Management anmerken?

Statt eines separaten Dokumentenmanagement-Systems liegen Dokumente dort, wo sie entstehen: am Patienten, am Vertrag und am Dokumentationseintrag. Dazu kommt ein durchgängiges Vorlagenmanagement. Druckvorlagen für Rechnungen, Mahnungen, Zuzahlungen, Verträge und Berichte werden zentral konfiguriert und sind in der Vorschau prüfbar. Textbereiche lassen sich anpassen und jederzeit auf den Standardtext zurücksetzen, Platzhalter für Anrede, Namen und Fälligkeitsdatum personalisieren die Ausgabe. Dokumente werden versendet, gedruckt oder beides, mit nachvollziehbarem Versandstatus. Heilmittelkatalog, ICD-Liste und Preislisten hält buchner automatisch aktuell.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Praxisverwaltung

Praxisverwaltung, Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung liegen in einer Anwendung und auf einem Datenbestand. Verordnung, Termin, Leistung und Rechnung hängen zusammen, statt in getrennten Modulen gepflegt zu werden. Genau deshalb können die Prüfungen an jeder Stelle greifen.

Fragen zur Therapie

19. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • SOAP-Notizen?
    • Dokumentation der Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

Die Befundung läuft über den KI-Assistenten und ist damit geführt und dialogisch statt formularbasiert. Er arbeitet mit Leitfragen, strukturiert die Antworten und trägt sie automatisch in die Dokumentation ein, unter Verwendung der Kennzeichnungen, sodass Befundinhalte gezielt auffindbar und filterbar bleiben. Felder, zu denen keine Information vorlag, lassen sich im Nachgang ergänzen. Das Ergebnis ist eine einheitliche Struktur über alle Therapeutinnen und Therapeuten hinweg, ohne dass jemand ein Formular ausfüllen muss.

20. Inwiefern unterstützt die Software dabei, einen Therapieplan zu erstellen?
    • Automatische Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung (oder Vorschläge/Anregungen)?
    • Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
    • Ausdruck für Patient?
    • Digitale Bereitstellung des Therapieplans auch für Patient?
    • Bereitstellung von Videos zur Veranschaulichung von Übungen?
    • ..?

buchnerFLOW plant den Behandlungsverlauf. Planungsvorlagen bilden typische Verläufe ab und schlagen die zugehörigen Termine vor, sodass der Verlauf in einem Schritt geplant wird; Leistungspakete fassen häufige Leistungskombinationen zusammen. Unverplante Verträge liegen im Kalender und sind per Drag and Drop verplanbar. Für Patientinnen und Patienten gibt es den Terminzettel, gedruckt oder per E-Mail.

21. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
    • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?
    • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
    • Textbausteine?
    • Rechtssicherheit?
    • ..?

Der KI-Doku-Assistent nimmt die Behandlung per Sprache auf, analysiert sie automatisch und erzeugt strukturierte Dokumentationseinträge. Der Vorschlag wird vor dem Speichern geprüft und angepasst, die Aufnahme kann unterbrochen und später fortgesetzt werden. Die Verarbeitung findet in einer geschützten Umgebung statt, ohne Zugriff von außen und ohne Training von KI-Modellen.

Mit Textbausteinen arbeiten wir bewusst nicht. Sie beschleunigen das Tippen, erzeugen aber gleichlautende Einträge. Der KI-Assistent formuliert stattdessen aus dem, was tatsächlich gesagt wurde, und liefert individuelle und zugleich einheitlich strukturierte Einträge.

Einträge werden fortlaufend erfasst, Datum, Termin und Vertrag zugeordnet, abrechenbare Einträge mit Leistungsbezug geführt; für Gruppentermine gibt es eine Gruppendokumentation in einem Vorgang. Die Dokumentation ist durchsuchbar und filterbar, über Kennzeichnungen, Lesezeichen und Markierungen, und sie wird weiterverwendet: Einträge sind mit Leistungen und Verträgen verknüpft und bilden die Grundlage für den Therapiebericht. Was einmal dokumentiert wurde, muss also kein zweites Mal geschrieben werden. Das ist zugleich die Fortschrittsverfolgung, weil der Verlauf am Vertrag zusammenhängend sichtbar bleibt.

Zur Rechtssicherheit sperrt buchnerFLOW Einträge je Leistungsstatus: bestätigte, durchgeführte, abgesagte, ausgefallene und abgerechnete Leistungen sind nicht mehr änderbar.

Aus den Einträgen erzeugt buchnerFLOW einen Berichtsentwurf und lässt ihn von der KI ausformulieren, das Ergebnis ist frei nachbearbeitbar. Je Fachrichtung wird zwischen allgemeinem Therapiebericht und Verordnungsbericht gewählt, der Empfänger kommt automatisch aus dem am Vertrag hinterlegten Arzt.

22. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Ein Patientenportal ist nicht Bestandteil von buchnerFLOW. Der Austausch läuft über den abgesicherten Dokumentenversand: E-Mail-Adressen werden über einen Bestätigungslink verifiziert, patientenbezogene Dokumente gehen erst danach heraus, und jeder Versand bleibt nachvollziehbar.

23. Bietet die Software die Möglichkeit der Fernbetreuung / Online-Betreuung der Patienten? Wenn ja, welche Möglichkeiten werden genau geboten?

Nicht Bestandteil von buchnerFLOW.

24. Bietet die Software die Möglichkeit der Videotherapie / Teletherapie? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Nicht Bestandteil von buchnerFLOW.

25. Ist eine Übungsbibliothek mit Physiotherapie Training für Patienten in der Software enthalten?
    • Wenn ja, wie viele Übungen sind dort enthalten?
    • Wie können dem Patienten die Übungen zugänglich gemacht bzw. gezeigt werden (Video / Ausdruck …)?
    • Können auch eigene Übungen angelegt werden?

Nicht Bestandteil von buchnerFLOW.

Weitere Fragen zu buchnerFLOW

30. Für welche Zielmärkte ist die Software ausgelegt (Deutschland / Österreich / Schweiz)?

Deutschland. buchnerFLOW ist vollständig auf das deutsche Heilmittelrecht ausgelegt, von Heilmittelkatalog und Versorgungsverträgen über KV-Regionen und ESOL-Abrechnung bis zu Korrekturverfahren, Blankoverordnung, Heilfürsorge, PBeaKK und BG. Zielgruppe sind Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie, von der Einzelpraxis bis zum Verbund mit mehreren Standorten.

31. Mit welchem Kundenservice / Support können Anwender rechnen?
    • E-Mail-Support?
    • Call-Center / telefonischer Support?
    • Durchschnittliche Wartezeiten?
    • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
    • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
    • Sonstiges…?

Der Support ist inhouse bei Buchner und Partner, es sind also eigene Leute und keine externen Dienstleister. Eine Wissensdatenbank mit Hilfeartikeln, Anleitungen und Release Notes deckt den Alltag ab, darüber hinaus erreicht man das Support-Team per E-Mail; es löst rund 95 Prozent aller Anfragen kurzfristig, für alles Weitere wird ein individueller Termin vereinbart. Fernwartung wird nach Terminvereinbarung mit dem Support direkt aus der Anwendung heraus freigegeben: Die Praxis nennt einen Hilfe-Code und gewährt den Zugriff damit aktiv und im Einzelfall, statt ihn dauerhaft offen zu halten. Für den Start gibt es Produktschulungen vor Ort und online sowie regionale Ansprechpartner.

Einfachheit des Software-Wechsels

34. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Eine kostenlose Testversion gibt es aktuell nicht. Stattdessen gibt eine Online-Demo einen ersten Eindruck von der Anwendung, und in einer kostenlosen Softwareberatung zeigt die regionale Ansprechpartnerin oder der regionale Ansprechpartner buchnerFLOW an den Abläufen der eigenen Praxis.

35. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

Kontaktdaten lassen sich aus CSV- und XLSX-Dateien importieren, getrennt für Patienten sowie für Ärzte und Institutionen. Das Importformat ist konfigurierbar, vor dem Import gibt es eine Vorschau, fehlerhafte und unvollständige Datensätze werden vorher erkannt.

36. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxisbetreibern die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Softwarewechsel in der Physiotherapie somit vereinfacht wird?

Ja. Gemeinsam mit der Praxis entsteht ein individueller Umstiegsplan, abgestimmt auf Größe und Struktur und so geplant, dass der Praxisbetrieb während der Umstellung weiterläuft. Dazu kommen der Datenimport und Schulungen vor Ort oder online. In der Anwendung führt eine Ersteinrichtung in drei Schritten durch den Start, mit vorbelegten Daten, die jederzeit änderbar sind.

User Experience

39. Worauf haben Sie beim Design Ihrer Software (Optik der Oberfläche für den Anwender) besonders geachtet?

buchnerFLOW stellt Patientin und Patient und ihre Behandlung in den Mittelpunkt aller Abläufe, nicht die Menüstruktur der Software. Das Patientencockpit bündelt Verträge, Termine, Dokumentation, Genehmigungen und Rechnungen an einer Stelle, statt sie über Module zu verteilen. Das Dashboard ist frei zusammenstellbar, sodass die Rezeption etwas anderes sieht als die Praxisleitung. Die Oberfläche ist für Handy, Tablet und PC gleichermaßen gestaltet, weil Dokumentation und Verordnungserfassung im Alltag mobil stattfinden.

40. Worauf haben Sie bei der Usability Ihrer Software (Funktionalität/Gebrauchstauglichkeit für den Anwender) besonders geachtet?

Leitgedanke ist, dass die Software mitdenkt, statt nachzufragen. Geprüft wird dort, wo etwas entsteht: Verordnungsprüfung bei Anlage und nach jeder Änderung, Hinweise auf Terminüberschneidungen und unzulässige Parallelbehandlung, Qualifikationsprüfung bei der Terminbuchung, Hinweis auf offene Zuzahlungen vor dem Abrechnen. Fehler werden so verhindert und nicht erst bei der Absetzung entdeckt.

Gearbeitet wird in ganzen Abläufen statt in Einzelschritten: Planungsvorlagen planen den Behandlungsverlauf, unverplante Verträge werden aus dem Kalender heraus verplant, die Abrechnung läuft auf Knopfdruck, Befundung und Dokumentation werden diktiert statt getippt. Eine Kundin formuliert es so: mehr Detailarbeit im laufenden Prozess, dafür kaum noch eine Möglichkeit, Fehler einzubauen.