MD Therapie Physiotherapie Software von MEDIFOX DAN – Test, Erfahrungen & Bewertung

Fragen zur Technik

1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Web-Applikation

2. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, unsere Web-Applikation kann auch auf Smartphones und Android Tablets geöffnet und angewendet werden. Voraussetzung hierfür ist eine Internetverbindung.

3. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Jede/r Mitarbeiter/in hat einen eigenen Login. Sollte es durch Zufall geschehen, dass zwei Benutzer zeitgleich einen Termin zur gleichen Zeit vergeben möchten, dann wird dem Benutzer eine Hinweismeldung angezeigt, das zu diesem Zeitpunkt bereits ein Termin erstellt wurde. Denn das System prüft simultan im Hintergrund, welcher Termin zuerst vergeben wurde. Der Benutzer erhält durch die Hinweismeldung die beiden Optionen zu entscheiden, ob er den Termin doppelt verplanen möchte oder nicht.

4. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

5. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Nein, offline arbeiten ist nicht möglich.

6. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
   • Wo werden die Daten gespeichert?
   • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Die Daten werden innerhalb Deutschlands in einer Cloud gesichert und entsprechen somit den Datenschutzbestimmungen. KundInnen müssen sich daher selbst weder um Datensicherung kümmern noch Hardware bereitstellen.

7. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Updates kommen in der Regel alle 14 Tage. Dadurch erfolgen Funktionserweiterungen und -anpassungen sowie Bugfixes regelmäßig und schnellstmöglich. In der WebApp geschehen Updates automatisiert (die Inhalte sind nachzulesen in den Versionshinweisen).

In der Webanwendung ist es aufgrund der Cloud Lösung nicht möglich kein Update durchzuführen.

Unsere Softwareupdateaufforderungen werden innerhalb der Anwendung dem Benutzer angezeigt, d. h. ein erfolgreicher Login des Benutzers ist Voraussetzung. Daher wird ein Zugriff durch Dritte verhindert.

Uns ist es wichtig Kunden stets bestmöglich zu unterstützen und zu informieren. Daher erhalten Kunden noch bevor ein neues Feature veröffentlicht wird, hierzu per E-Mail Vorabinformationen inkl. eines Erklärvideos. Zudem können unsere Benutzer jederzeit aus der Anwendung heraus weiterführende Artikel auf der MD Wissensdatenbank aufrufen. Des Weiteren gibt es ein allgemeines Wissenslexikon in der sogenannten Onlinehilfe, diese wird automatisch auf den Bereich, von dem der Benutzer sie aufruft, vorgefiltert. Zusätzlich hat ein Benutzer jederzeit die Möglichkeit das Angebot von kostenlosen oder kostenpflichtigen Online-Webinaren zu nutzen.

8. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
   • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
   • Wo kann man diese Backups ablegen?
   • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
   • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Sehen Sie hierzu bitte die Antwort auf die Frage 6. Grundsätzlich übernimmt Medifox Dan die komplette Datensicherung, daher muss der Kunde selbst manuell keine Backups vornehmen. Im Falle einer Kündigung, wird die Datenbanksicherung an den Kunden ausgehändigt.

Fragen zur Abrechnung

15. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

Es gibt eine digitale Schnittstelle zur Bank für Sozialwirtschaft Abrechnungs GmbH und zu den verschiedenen Kostenträgern. Bei Bedarf kann mit jedem anderen Abrechnungsdienstleister abgerechnet werden. Die Preislisten der GKV werden automatisch aktualisiert. Der Status der Abrechnung ist aktuell einsehbar bei Abrechnung mit BFS, da eine bidirektionale Schnittstelle integriert ist

16. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

Ja, eine Selbstabrechnung mit anderen Kostenträgern und Krankenkassen ist möglich.

Die Rechnungen werden mit „einem Klick“ erstellt und anschließend an die Kassen digital versendet (via dem GKV- Datenaustausch). Vor dem Versand werden die Belege in der Belegprüfung automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft, um mögliche Absetzungen zu vermeiden.

Ja, es gibt eine Übersicht zu Absetzungen und deren Gründen, jedoch steht diese nur für die Abrechnungen, die mit dem Abrechnungsservice der BFS abgerechnet wurden, zur Verfügung.

Ja, die Preislisten werden automatisch durch das Service Team von MD Therapie fortlaufend aktualisiert.

Ebenso wird die Liste der Kostenträger und Krankenkassen durch das Service Team gepflegt.

17. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

MD Therapie kann Privat- und Selbstzahlerleistungen abbilden. Hierfür kann der Benutzer die einzelnen Leistungen und Artikel anlegen sowie zugehörige Preislisten erstellen. Alternativ wird dies durch das Service Team von MD Therapie übernommen. Sämtliche Privat- oder Selbstzahler können mittels MD Therapie abgerechnet werden. Alle Abrechnungsprozesse können in dem integrierten Kassensystem sowie der Rechnungsübersicht eingesehen und verwaltet werden. Auch das Erstellen von Mahnungen ist möglich. Ein CSV-Export und PDFs einzelner oder mehrerer Posten ist möglich.

18. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

Neben Zuzahlungen und Privatverordnungen können auch Heilpraktikerleistungen, wie bspw. Leistungsketten mit MD Therapie abgerechnet werden. Außerdem können Artikel für den Barverkauf angelegt und verkauft werden. Die Serviceabteilung von MD Therapie erstellt zudem auf Wunsch Rechnungslayouts, die anschließend in der Software hinterlegt sind.

Fragen zu Betriebswirtschaft / Finanzen

26. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Zuordnung?
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
      • Zuordnung?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Die Software enthält eine integrierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Bareinnahmen. Außerdem gibt es eine Bluetoothschnittstelle für die EC- und Kreditkartenzahlung via Sumup. Ein mobiler Kartenleser (Sumup) kann erworben werden.

27. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

MD Therapie bildet derzeit keine Lohnbuchhaltung ab. Es können Stundenzettel (PDF, Excel) erstellt werden, welche in Fremdsystemen zur Lohnbuchhaltung weiter verwendet werden können.

28. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

MD Therapie bildet derzeit keine Finanzbuchhaltung ab. Es gibt eine Rechnungsaufstellung und eine Zahlungsaufstellung (PDF, Excel), welche in Fremdsystemen zur Finanzbuchhaltung weiterverwendet werden kann. Ein Export im DATEV Buchungsstapel Format und im DEBKred Stamm sind derzeit in Konzeption.

29. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

• Kennzahlen zum Thema Umsatz: Zum Beispiel Umsätze zu erbrachten und abgerechneten Terminen oder Prognosen zu erwartbaren Umsätzen. Umsatzzahlen in Bezug zu Leistungen, Therapeuten oder die Verteilung der Rezeptarten.
• Kennzahlen zum Thema Mitarbeiter: Auswertung zu den Themen Urlauben, Effizienz, Fortbildungstagen und Abwesenheiten.
• Kennzahlen zum Thema Patienten: Kennzahlen zu den Bereichen Hausbesuche und Patientenstatistiken sind für den Administrator inkludiert (je nach Paket) oder zubuchbar.

Bewertung zur Technik

Vorteile

• Web-Applikation: Die Software ist als Web-Applikation verfügbar, was eine einfache und ortsunabhängige Nutzung ermöglicht.
• Multi-Plattform-Kompatibilität: Die Software kann auf verschiedenen Geräten wie Tablets, Smartphones, PCs und Macs genutzt werden.
• Mobilität und Flexibilität: Besonders hervorgehoben wird die reibungslose Nutzung auf Tablets.
• Benutzerfreundliche Terminplanung: Das System verhindert effektiv doppelte Terminvergaben und bietet eine klare Rückmeldung bei Terminüberschneidungen.
• Automatisierte Updates: Regelmäßige Updates alle 14 Tage sichern die Aktualität der Software und erfolgen automatisiert ohne Nutzereingriff.
• Datensicherheit: Die Daten werden in Deutschland gespeichert, was hohen Datenschutzstandards entspricht. Die Anwender müssen sich nicht um Datensicherung kümmern.
• Informative Update-Benachrichtigungen: Die Nutzer erhalten ausführliche Informationen zu Updates, inklusive Erklärvideos und detaillierten Beschreibungen.

Nachteile

• Abhängigkeit von einer Internetverbindung: Da die Software eine reine Web-Applikation ist, ist eine ständige Internetverbindung erforderlich. Offline-Arbeit ist nicht möglich.
• Potenzielle Probleme bei schlechter Internetverbindung: Terminüberschneidungen und andere Probleme können auftreten, wenn die Internetverbindung instabil ist.

Gesamtbewertung Technik

Die MD Therapie-Software zeichnet sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität aus, vor allem dank ihrer Verfügbarkeit als Web-Applikation und der Unterstützung verschiedener Geräte. Die regelmäßigen und automatisierten Updates gewährleisten eine stetige Verbesserung und Anpassung der Software. Die hohe Datensicherheit und die ausführlichen Informationen zu Updates sind weitere Pluspunkte.

Auf der anderen Seite stellt die vollständige Abhängigkeit von einer Internetverbindung eine Einschränkung dar. Dies kann insbesondere in Bereichen mit schwacher Internetverbindung zu Problemen führen.

Insgesamt bietet die MD Therapie-Software eine solide technologische Grundlage, die sich besonders für Anwender eignet, die Wert auf eine flexible, cloud-basierte Lösung mit regelmäßigen Updates und hoher Datensicherheit legen. Die Abhängigkeit von einer Internetverbindung sollte jedoch bei der Entscheidung für diese Software berücksichtigt werden. Wer auch offline arbeiten möchte, sollte auf eine entsprechende Installations-Software zurückgreifen, die dies ermöglicht.

Bewertung zur Abrechnung

Vorteile

• Vielseitige Abrechnungsoptionen: Die Software bietet umfangreiche Abrechnungsmöglichkeiten, einschließlich Abrechnungen über Abrechnungszentren, Selbstabrechnung mit Kostenträgern/Krankenkassen und Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern.
• Digitale Schnittstellen: Die Implementierung von digitalen Schnittstellen, besonders zur Bank für Sozialwirtschaft sowie mit Kostenträgern, erleichtert den Datenaustausch und optimiert den Abrechnungsprozess.
• Automatische Aktualisierung von Preislisten: Diese Funktion sorgt dafür, dass die Abrechnungen stets auf dem neuesten Stand sind, ohne dass dafür manuelle Eingriffe nötig sind.
• Übersichtlichkeit und Fehlerprüfung: Die Software bietet eine klare Übersicht über Zu- und Absetzungen sowie eine Belegprüfung, die Vollständigkeit und Korrektheit der Rechnungen sicherstellt.
• Flexibilität in der Abrechnung: Nutzer können Abrechnungsprozesse anpassen und beispielsweise Auszahlungstermine verschieben, was finanzielle Flexibilität bietet.
• Unterstützung für zusätzliche Dienstleistungen: Neben Standardleistungen können auch Heilpraktikerleistungen, Artikelverkäufe und ähnliches abgerechnet werden.

Nachteile

1. Eingeschränkte Übersicht bei Nicht-BFS-Nutzern: Die detaillierte Übersicht über Absetzungen ist nur für Abrechnungen verfügbar, die mit dem Abrechnungsservice der BFS durchgeführt werden.

Gesamtbewertung Abrechnung

Insgesamt sind die Abrechnungsfunktionen der MD Therapie-Software sehr leistungsfähig und nutzerfreundlich. Die Vielfalt an Abrechnungsoptionen und die automatische Aktualisierung wichtiger Daten sind besonders hervorzuheben. Die digitale Schnittstelle zur Bank für Sozialwirtschaft (BFS) und zu den Kostenträgern sowie die integrierte Fehlerprüfung tragen zur Effizienzsteigerung bei. Die Einschränkungen, wie die eingeschränkte Übersicht über Zu- und Absetzungen für Nicht-BFS-Nutzer fallen im Vergleich zu den Vorteilen weniger ins Gewicht. Auch die Nutzerzufriedenheit, insbesondere in Bezug auf die Flexibilität und die umfassenden Abrechnungsmöglichkeiten, führt dazu, dass die Kategorie „Abrechnung“ für MD Therapie insgesamt sehr positiv zu bewerten ist.

Bewertung zu Betriebswirtschaft / Finanzen

Vorteile

• Integrierte Zahlungsverwaltung: MD Therapie ermöglicht die komfortable Verwaltung von Zahlungsströmen, was die tägliche Geschäftsabwicklung erleichtert.
• Automatisierte EC-Zahlungen: Durch die Bluetoothschnittstelle und die Integration von SumUp können EC-Zahlungen effizient abgewickelt werden.
• Praxis-Controlling: Die Software bietet umfassende Statistiken und Berichte zu Umsätzen, Mitarbeiterperformance und Patientenverteilung, die für das Praxis-Controlling unerlässlich sind.

Nachteile

1. Fehlende Lohnbuchhaltung: Die Software bietet keine direkte Möglichkeit zur Lohnbuchhaltung, was eine Integration mit Fremdsystemen erforderlich macht.
2. Eingeschränkte Finanzbuchhaltung: Obwohl MD Therapie einige Basisfunktionen wie Rechnungs- und Zahlungsaufstellungen bietet, fehlt es an einer vollständigen Finanzbuchhaltungsfunktion.

Gesamtbewertung Betriebswirtschaft / Finanzen

Die MD Therapie-Software bietet sinnvolle und gut durchdachte Funktionen für das betriebswirtschaftliche Finanzmanagement einer Physiotherapie-Praxis, insbesondere im Bereich der Zahlungsverwaltung und des Praxis-Controllings. Die Stärken liegen vor allem in der automatisierten Verarbeitung von EC-Zahlungen und der Bereitstellung nützlicher Umsatz- und Mitarbeiterstatistiken.

Jedoch wird die Software durch das Fehlen einer integrierten Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie durch begrenzte Schnittstellen zu anderen Systemen eingeschränkt. Diese Mängel können zusätzlichen administrativen Aufwand und Abhängigkeit von externen Buchhaltungssystemen bedeuten, wenngleich ein Export der Daten in nachgelagerte Systeme möglich ist. Man muss auch dazu sagen, dass eine integrierte Lohn- und Finanzbuchhaltung definitiv nicht zum Standard einer Physio-Software gehört. Insofern fällt MD Therapie hier nicht ab gegenüber Konkurrenz-Produkten.

Insgesamt bietet die Software eine saubere Basis für die betriebswirtschaftliche/finanzielle Verwaltung und das Controlling der Praxis. Für Praxisbetreiber, die hauptsächlich Wert auf Zahlungsmanagement und Praxis-Controlling legen, ist MD Therapie eine gute Adresse.

Bewertung zu den Konditionen

Preislich gesehen ist positiv zu bewerten, dass man keine hohen Anfangsinvestitionen, Startgebühren oder Ähnliches zahlen muss. Es wird lediglich ein monatlicher Betrag berechnet. Dieser monatliche Beitrag hängt im wesentlichen davon ab, für welches Paket man sich entscheidet:

• Starter: ab 99€/Monat
• Comfort: ab 199€/Monat
• Professional: ab 249€/Monat

Hinzu kommen 9,90€ pro Monat für jeden weiteren Nutzer von MD Therapie.

Wenn man sich (optional) für den Abrechnungsservice von MD Finance entscheidet, werden hierfür 1,19% des jeweiligen Abrechnungsvolumens berechnet.

Ein kleiner Nachteil ist die Vertragslaufzeit, welche mit 24 Monaten relativ lange bemessen ist. Man sollte sich also sicher sein, dass man MD Therapie wirklich nutzen möchte, wenn man sich für den Kauf entscheidet. Dafür hat man aber auch wie beschrieben keine Anfangsinvestitionen, sondern nur die monatlichen Beiträge.