PraxWin Physiotherapie Software – Test, Erfahrungen & Bewertung

Technik

1. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

PraxWin ist als lokale Version oder als Cloud-Version erhältlich. In beiden Fällen ist allerdings eine Installation notwendig.

2. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

PraxWin kann über die PraxWin App sowohl auf Smartphones als auch auf Tablets verwendet werden. Die App-Nutzung ist Bestandteil der Cloud-Version und ist für Apple iOS sowie für Android erhältlich. Mit der App können Termine geplant, Patienten und Rezepte verwaltet werden.

3. Was ist bei der Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig zu beachten?
   • Welche Probleme / Einschränkungen können hier auftreten (doppelte Terminvergaben…?) und wie werden sie verhindert?

Mehrere Geräte können mit der lokalen Netzwerkversion und der Cloud-Version genutzt werden. Bei der lokalen Netzwerkversion ist, allerdings zu beachten, dass keine App-Nutzung auf mobilen Endgeräten möglich ist. Und die Rechner sich um Praxisnetzwerk befinden müssen. Bei der Cloud-Version gibt es dahingehend keine Einschränkungen.

4. Welche technische Ausrüstung wird vorausgesetzt, damit die Software läuft?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

5. Kann auch offline mit der Software gearbeitet werden? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Die lokale Version von PraxWin kann grundsätzlich auch ohne Internetanschluss genutzt werden. Allerdings können dann keine automatischen Updates durchgeführt werden. Die Cloud-Version benötigt immer einen Internet-Zugang, da die Daten aus der Cloud synchronisiert werden müssen. Die App hingegen verfügt über einen Offline-Modus. Sollten Sie unterwegs keine ausreichende Internetverbindung haben, können Sie trotzdem Eingaben tätigen. Diese werde dann automatisch synchronisiert, wenn wieder eine Internetverbindung besteht.

6. Wie wird die Datensicherheit sichergestellt?
   • Wo werden die Daten gespeichert?
   • Wie unterscheidet sich die Software von vergleichbaren Produkten in puncto Datensicherheit?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Datensicherheit anmerken?

Bei der Datensicherung wird auch zwischen der lokalen und der Cloud-Version unterschieden.

Lokale Version:
Hier führen Sie Ihre Datensicherung selbst durch. Die Daten werden dabei auf Ihrem Computer bzw. einem externen Laufwerk gesichert und können auch selbständig wieder zurückgespielt werden.

Cloud-Version:
Hier wird die Datensicherung von uns übernommen. Wir machen alle 30 Minuten eine Sicherung aller Daten. Die Daten liegen DSGVO-konform auf unseren Rechenzentren in Deutschland.

7. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Updates werden von uns regelmäßig bereitgestellt und umfassen Preislisten-Updates, Krankenkassen-Updates, Änderungen bezüglich der Heilmittelrichtlinie, Bug-Fixes, Programmverbesserungen und neue Funktionen.

Während Preislisten- und Krankenkassen-Updates teilweise im Hintergrund aktualisiert werden, werden Programm-Updates dem Nutzer vorgeschlagen, sobald dieser PraxWin startet. Die Installation erfolgt, dann automatisch, nach der Bestätigung, dass das Update durchgeführt werden soll. Technische Kenntnisse sind nicht erforderlich.

8. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
   • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
   • Wo kann man diese Backups ablegen?
   • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
   • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Wie bereits unter Punkt 6 erläutert, machen wird in der Cloud-Version alle 30 Minuten eine Datensicherung. Sollte das zurückspielen der Datensicherung erforderlich sein, können wir diese direkt einspielen. In den lokalen Versionen führt der Kunde die Datensicherung selbst durch. Wir empfehlen die Backups auch auf einem externen Laufwerk zu speichern. Ein Backup kann einfach über die Taste „Datensicherung erstellen“ durchgeführt werden. Technische Kenntnisse werden dazu nicht benötigt. PraxWin erinnert den Nutzer außerdem daran, dass noch kein Backup erstellt wurde. Backups können zudem automatisch über einen Ausführungsplan erstellt werden.

Abrechnung

15. Bietet dieses Abrechnungsprogramm für die Physiotherapie die Möglichkeit, über ein Abrechnungszentrum abzurechnen?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es ein bestimmtes Abrechnungszentrum, mit dem zusammengearbeitet werden muss, oder hat man freie Auswahl?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung über Abrechnungszentren anmerken?

Wir haben eine Kooperation mit der Abrechnungsstelle Mittelrhein. Grundsätzlich sind unsere Kunden allerdings bei Wahl der Abrechnungsstelle frei. Die Verordnungen werden in PraxWin erfasst und können elektronisch an die Abrechnungsstelle übermittelt werden.

Preislisten werden automatisch aktualisiert. Hierfür wird im Hintergrund ein Update eingespielt. Das gleiche gilt für die Krankenkassen.

16. Bietet die Software die Möglichkeit, direkt mit den Kostenträgern/Krankenkassen abzurechnen (Selbstabrechnung)?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es in der Software eine Übersicht über die Zu- und Absetzungen, die man bekommen hat?
    • Werden Preislisten automatisch aktualisiert? Ist hierfür jeweils ein Update der Software nötig?
    • Kostenträger-Management / Krankenkassen-Management
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Selbstabrechnung anmerken?

Auch ist die direkte Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen möglich. Hierzu wird ein weiteres Programm (Dakota) benötigt, was von uns zur Verfügung gestellt wird.

Die Kostenträger/Krankenkassen werden von uns verwaltet und aktualisiert.

17. Wie wird der Prozess der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern in der Software abgebildet und gemanagt?
    • Wie ist dies konkret implementiert?
    • Gibt es hierüber eine Übersicht, die man auch exportieren kann?
    • Wie funktioniert das Mahnwesen bzw. die Verwaltung der offenen Posten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern anmerken?

Privatrezepte können in PraxWin angelegt und abgerechnet werden. Die Rechnung wir direkt aus der Verordnung heraus erstellt. Leistungen von Selbstzahlern können direkt aus dem Termin heraus abgerechnet werden, indem die sie direkt in das Kassenbuch gebucht oder in Rechnung gestellt wird.

Gestellte Rechnung werden als offene Posten abgelegt. Zahlungsziele können definiert werden, sodass automatisch erkannt wird, ob eine Rechnung überfällig ist. Eine entsprechende Mahnung kann dann direkt generiert werden.

18. Welche weiteren Leistungen können abgerechnet werden?
    • Sektoraler Heilpraktiker?
    • Artikelverkauf?
    • Rehasport?
    • ..?

Es können Heilpraktiker-Leistungen, Artikelverkäufe sowie Reha-Sport abgerechnet werden.

Betriebswirtschaft / Finanzen

26. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Zuordnung?
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Was wird automatisch erfasst / Was wird manuell erfasst?
      • Zuordnung?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Bareinnahmen werden in das Kassenbuch gebucht. Diese kann mit einer TSE auch Finanzamt konform geführt werden. Ein EC-Kartenlesegerät kann ebenfalls integriert werden. In diesem Fall werden die EC-Zahlungen automatisch erfasst.

27. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Die Lohnbuchhaltung kann in PraxWin nicht geführt werden.

28. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Die Finanzbuchhaltung ist in PraxWin integriert. Finanzbuchhaltungskonten können angelegt und Buchungen automatisch zugeordnet werden. Eine direkte Schnittstelle zu anderen Finanzbuchaltungsprogrammen gibt es nicht, allerding können Daten als CSV-Dateien exportiert werden.

29. Welche weiteren Statistiken / Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling mit der Software ausgewertet werden?

• Heilmittelumsätze nach Arzt, Patient oder Behandler
• Umsätze der Verordnungen
• Arbeitszeiten
• Umsätze nach Finanzbuchungskonten

Bewertung zur Technik

Vorteile

• Verfügbarkeit in Zwei Versionen: PraxWin bietet sowohl eine lokale Download-Software als auch eine Cloud-Version, was Flexibilität in der Nutzung bietet.
• Mobile Zugänglichkeit: Die Software ist über eine App für iOS und Android nutzbar, was die Verwaltung von Terminen, Patienten und Rezepten unterwegs erleichtert.
• Automatische Datensicherung: Für die Cloud-Version erfolgt die Datensicherung automatisch alle 30 Minuten, und die Daten werden DSGVO-konform in Deutschland gespeichert.
• Offline-Modus: Die App verfügt über einen Offline-Modus, der die Eingabe von Daten ohne Internetverbindung ermöglicht und diese bei Verfügbarkeit synchronisiert.
• Einfache Updates und Backups: Updates und Backups können ohne technische Kenntnisse durchgeführt werden, und Nutzer werden an die Erstellung von Backups erinnert.

Nachteile

• Einschränkungen bei der Download-Version: Die lokale Version unterstützt keine App-Nutzung auf mobilen Endgeräten.
• Beschränkung auf Windows bei der Download-Version: Apple- bzw. Mac-Nutzer können mit der Installations-Software nicht arbeiten

Gesamtbewertung Technik

PraxWin ist eine technisch robuste und zuverlässige Lösung für die Verwaltung physiotherapeutischer Praxen, mit besonderem Fokus auf Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Die Verfügbarkeit sowohl einer lokalen als auch einer Cloud-Version bietet eine flexible Plattformwahl, abhängig von den spezifischen Anforderungen und Vorlieben der Nutzer. Die Integration einer mobilen App erweitert die Funktionalität, insbesondere für Anwender, die unterwegs arbeiten müssen, z.B. bei Hausbesuchen. Die automatische Datensicherung in der Cloud-Version und der Offline-Modus der App sind wesentliche Merkmale, die die Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit verbessern.

Allerdings gibt es auch Nachteile wie die Beschränkung auf Windows-Betriebssysteme und die fehlende mobile Nutzbarkeit der Installationsversion. Dies betrifft jedoch bei weitem nicht alle Nutzer. Insgesamt bietet PraxWin somit eine gute technologische Grundlage für physiotherapeutische Praxen, die eine Kombination aus Flexibilität, Zugänglichkeit und Sicherheit suchen.

Bewertung zur Abrechnung

Vorteile

• Flexibilität bei Abrechnungszentren: Nutzer können frei wählen, ob sie über die bevorzugte Abrechnungsstelle Mittelrhein oder eine andere Stelle abrechnen möchten.
• Elektronische Übermittlung: Verordnungen können einfach in PraxWin erfasst und elektronisch an die Abrechnungsstelle gesendet werden.
• Automatische Preislisten-Aktualisierung: Die Preislisten werden automatisch aktualisiert, wobei Updates im Hintergrund eingespielt werden.
• Direkte Abrechnung mit Krankenkassen: Über ein zusätzliches Programm (Dakota), das von navato zur Verfügung gestellt wird, ist auch die direkte Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen möglich.
• Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern: Einfache Erstellung von Rechnungen aus Verordnungen heraus und direkte Buchung von Selbstzahlerleistungen.
• Mahnwesen und offene Posten: Zahlungsziele sind definierbar und überfällige Rechnungen können automatisch erkannt und gemahnt werden.
• Vielseitigkeit in der Leistungsabrechnung: Die Software ermöglicht die Abrechnung von Heilpraktiker-Leistungen, Artikelverkäufen sowie Reha-Sport.

Nachteile

• Zusätzliches Programm für Krankenkassenabrechnung: Für die direkte Abrechnung mit Krankenkassen ist ein zusätzliches Programm (Dakota) erforderlich, was zusätzliche Einarbeitung erfordert.

Gesamtbewertung Abrechnung

Die Abrechnungsfunktionen von PraxWin bieten eine hohe Flexibilität und Automatisierung, was die Verwaltung der Abrechnungsprozesse in physiotherapeutischen Praxen erheblich erleichtert. Insbesondere die automatische Aktualisierung von Preislisten und die einfache Verwaltung von Kostenträgern und Krankenkassen stellen signifikante Vorteile dar, da sie Zeit und manuellen Aufwand sparen. Die Möglichkeit, sowohl direkt mit Krankenkassen als auch über Abrechnungszentren abzurechnen, sowie die einfache Handhabung von Privatpatienten und Selbstzahlern, erhöhen die Anpassungsfähigkeit der Software an unterschiedliche Bedürfnisse der Nutzer.

Ein kleiner Nachteil ist die Notwendigkeit eines zusätzlichen Programms für die direkte Abrechnung mit Krankenkassen (Dakota), was jedoch von PraxWin zur Verfügung gestellt wird. Insgesamt ist PraxWin in der Kategorie Abrechnung sehr gut aufgestellt, was zu einer hohen Zufriedenheit unter den Nutzern führt.

Bewertung zu Betriebswirtschaft / Finanzen

Vorteile

• Automatisierte Prozesse: Die Integration eines EC-Kartenlesegeräts ermöglicht die automatische Erfassung von EC-Zahlungen, was die Effizienz steigert und Fehlerquellen minimiert.
• Kassenbuchführung: Bareinnahmen werden direkt ins Kassenbuch gebucht und können Finanzamt-konform geführt werden, was die Compliance erleichtert.
• Finanzbuchhaltung: Die Finanzbuchhaltung ist integriert, ermöglicht das Anlegen von Konten und die automatische Zuordnung von Buchungen, was Zeit spart und die Übersicht verbessert.
• Datenexport: Daten können als CSV-Dateien exportiert werden, was die Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern erleichtert.
• Vielseitige Berichterstattung: Die Software bietet vielfältige Statistiken und Berichte für ein effektives Praxis-Controlling, wie Heilmittelumsätze, Umsätze nach Verordnungen, Arbeitszeiten und Umsätze nach Finanzbuchungskonten.

Nachteile

• Eingeschränkte Lohnbuchhaltung: Die Lohnbuchhaltung ist in PraxWin nicht integriert (was aber auch nicht üblich ist), was zusätzliche Software oder manuelle Arbeit erfordert.
• Fehlende Schnittstellen zu anderen Finanzbuchhaltungsprogrammen: Obwohl Datenexport möglich ist, fehlt eine direkte Schnittstelle zu anderen Finanzbuchhaltungsprogrammen, was die Integration mit bestehenden Systemen erschwert.

Gesamtbewertung Betriebswirtschaft / Finanzen

PraxWin bietet in der Kategorie Betriebswirtschaft/Finanzen einige starke Vorteile, vor allem durch Automatisierung und Integration von wichtigen Buchhaltungsprozessen, was die Handhabung vereinfacht und die Genauigkeit erhöht. Die Fähigkeit zur Erstellung detaillierter Berichte und Analysen unterstützt zudem ein effektives Controlling der Praxis.

Allerdings muss bei PraxWin auch die nicht vorhandene Integration der Lohnbuchhaltung und das Fehlen direkter Schnittstellen zu anderen Finanzbuchhaltungsprogrammen berücksichtigt werden. Beides sind jedoch Features, die auch andere Physio-Software-Lösungen so nicht bieten.

Insgesamt zeigt PraxWin in dieser Kategorie aber eine sehr umfangreiche Reihe an Funktionen, vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung. PraxWin eignet sich sehr gut für Praxen, die eine integrierte Lösung für Finanzbuchhaltung und Praxisorganisation suchen.

Bewertung zu den Konditionen

Die Preisgestaltung bei PraxWin ist sehr modular und richtet sich nach dem Funktionsumfang, der Anzahl und Art der Nutzer und der Variante (Cloud oder lokal).

Das hat den Vorteil, dass man keine Inhalte bezahlen muss, die man nicht auch wirklich nutzt. Allerdings ist das Pricing insgesamt so auch relativ unübersichtlich bzw. man muss sich zunächst etwas damit beschäftigen, um herauszufinden, wie viel PraxWin für das eigene Praxis-Setup kosten würde.

Grundsätzlich ist es so, dass neben der monatlichen Gebühr für Support & Wartung auch eine anfängliche einmalige Zahlung zu leisten ist, die ebenfalls von den genannten Faktoren abhängt, jedoch in den meisten Fällen ca. einige Hundert Euro beträgt.

Die monatliche Gebühr wird in den meisten Praxis-Setups ca. im mittleren 2-stelligen Euro-Bereich liegen.

Die konkreten aktuellen Zahlen sollte man immer über PraxWin direkt anfragen.