Der Schutz sensibler und besonders schützenswerter Daten ist für TherapeutInnen von zentraler Bedeutung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt klare Vorgaben, wie PatientInnendaten sicher zu behandeln sind. Dennoch empfinden viele dieses Thema als herausfordernd. Um den Einstieg zu erleichtern, haben wir 5 einfache Tipps zusammengestellt, wie du den Datenschutz in deine Praxis sicherstellen kannst – ohne dich im juristischen Dschungel zu verlieren.
1. Einwilligung zur Datenverarbeitung einholen
Die Zustimmung der PatientInnen zur Datenverarbeitung ist ein Kernbestandteil der DSGVO. Bevor du Daten erheben oder verarbeiten darfst, musst du sicherstellen, dass eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Eine mündliche Zustimmung oder ein Verweis in den allgemeinen Geschäftsbedingungen genügt nicht. Stattdessen sollte klar dokumentiert werden, dass die PatientInnen den Verwendungszweck der Daten verstanden haben und diesem zugestimmt wurde.
Nutze Vorlagen für Datenschutzerklärungen, die beispielsweise von Berufsverbänden bereitgestellt werden, und passe diese an deine Bedürfnisse an. Digitale Tools können den Prozess zusätzlich vereinfachen, indem sie automatisch Einwilligungen einholen – etwa beim Anlegen neuer Patientenakten. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.
2. Daten von PatientIinnen vor unerlaubtem Zugriff schützen
TherapeutInnen arbeiten mit hochsensiblen Informationen. Daher ist es essenziell, diese Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Schon kleine Maßnahmen können hier große Wirkung haben: Sperre beispielsweise immer deinen Computerbildschirm, wenn du deinen Arbeitsplatz verlässt, und achte darauf, dass keine PatientInnendaten offen sichtbar sind, sei es in Papierform oder digital.
Moderne Praxissoftware bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, wie Verschlüsselung und regelmäßige Updates. Verwende ausschließlich Programme, die den aktuellen Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen. Bei digitalen Kalendern ist Vorsicht geboten: Vermeide es, Termine in kostenlosen Diensten von Google oder Apple zu speichern, wenn nicht sichergestellt ist, dass keine Daten an Dritte weitergegeben werden oder die EU verlassen.
3. Geräte und Zugänge sicher machen
Ein häufiger Schwachpunkt im Datenschutz sind unzureichend geschützte Geräte wie Computer, Tablets oder Smartphones. Verwende starke, einzigartige Passwörter für jedes Gerät und jeden Zugang. Ein Passwort-Manager kann dir helfen, verschiedene komplexe Kennwörter sicher zu verwalten. Dabei musst du dir lediglich das Hauptpasswort merken.
4. Regelmäßige Datensicherungen durchführen
Regelmäßige Backups aller relevanten Daten sind unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden. Diese könnten nicht nur den Praxisbetrieb beeinträchtigen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Automatisierte Datensicherungen, die von einer guten Physiotherapie Software angeboten werden, gewährleisten eine kontinuierliche Absicherung.
Falls du noch mit Papierakten arbeitest, sollten Kopien an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um beispielsweise Schäden durch Wasser oder Feuer vorzubeugen.
5. Datenschutzbewusstsein im Praxisalltag fördern
Datenschutz betrifft nicht nur die Technik, sondern auch den Umgang mit sensiblen Informationen im Alltag. Achte darauf, dass Gespräche mit PatientInnen vertraulich bleiben und keine Unterlagen offen einsehbar sind. Regelmäßige Schulungen für dein Team können dazu beitragen, das Bewusstsein für Datenschutz zu stärken und praktische Tipps zu vermitteln.
Fazit: Datenschutz leicht gemacht
Obwohl Datenschutz zunächst komplex erscheint, lässt sich das Thema mit den richtigen Maßnahmen gut umsetzen. Regelmäßige Datensicherungen, sichere Passwörter und die Einholung von Einwilligungen schaffen eine solide Grundlage für den Schutz der PatientInnendaten.
Datenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern stärkt auch das Vertrauen deiner PatientInnen und gibt deiner Praxis eine sichere Basis. Mit den passenden Tools und einer gewissen Achtsamkeit im Alltag kannst du die DSGVO-Anforderungen problemlos und ohne großen Mehraufwand erfüllen.
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